Guia completo: Como reduzir os custos operacionais da sua frota

A redução dos custos operacionais da frota tornou-se uma das principais prioridades para as empresas à medida que os preços dos combustíveis sobem, os regulamentos se tornam mais apertados e os clientes esperam entregas mais rápidas e fiáveis. 

As boas notícias? A maior parte das oportunidades de poupança está totalmente sob o seu controlo, desde melhorar rotas até gerir o desgaste do veículo e aumentar a produtividade diária. 

Com as ferramentas, os dados e as estratégias de otimização certas, as frotas podem reduzir o desperdício, controlar as despesas e operar de forma mais eficiente do que nunca.

O consumo de combustível e a quilometragem são os principais motores de poupança

O combustível é um dos maiores custos da frota, pelo que até pequenas melhorias têm um grande impacto. Uma otimização de rotas mais inteligente, uma redução do tempo de paragem com o motor ligado e um comportamento de condução melhorado podem reduzir rapidamente a despesa com combustível, ao mesmo tempo que melhoram a consistência das entregas.

A manutenção proativa evita períodos de inatividade dispendiosos

As avarias inesperadas são um dos eventos mais disruptivos e dispendiosos para as frotas. A manutenção preventiva, os alertas do estado do sistema de telemática e o planeamento de manutenção com indicação da quilometragem ajudam a prolongar a vida útil do veículo e a reduzir as faturas de reparação repentinas.

Um melhor planeamento aumenta a produtividade sem adicionar veículos

Muitas empresas não precisam de mais motoristas ou carrinhas. Precisam de rotas mais eficientes. Os otimizadores com IA ajudam a aumentar a capacidade de entrega por dia, a reduzir as paragens falhadas e a manter os clientes atualizados com previsões de chegada exatas, reduzindo ao mesmo tempo os custos operacionais gerais.

Gerir uma frota atualmente não é fácil. Os preços dos combustíveis aumentam de um dia para o outro, as cidades continuam a adicionar novos regulamentos e as expectativas dos clientes nunca foram superiores. Se é como a maioria das empresas, está a tentar manter a sua frota fiável, os clientes satisfeitos e os custos sob controlo, tudo ao mesmo tempo.

As boas notícias? Existem algumas áreas-chave onde pode fazer grandes melhorias rapidamente. Vamos analisar cada gerador de despesa de forma clara para que saiba exatamente onde e como é possível poupar.

1. Consumo de combustível: O custo que o atinge primeiro

O combustível é o custo operacional que todas as frotas sentem imediatamente. E com os impostos europeus sobre os combustíveis e o congestionamento urbano, este torna-se o maior desafio para as empresas

Uma explicação simples sobre o custo elevado do combustível

Quando os motoristas passam algum tempo presos no trânsito, parados nas instalações dos clientes ou percorrem rotas ineficientes, é o seu orçamento para o combustível que é afetado, não o deles. Mesmo as pequenas ineficiências multiplicam-se rapidamente quando tem vários veículos na estrada todos os dias. É por isso que é frequente o combustível atingir até 30% do custo operacional total na EMEA (1)

O que pode fazer e porque funciona:

• Otimizar as rotas para evitar condução desnecessária
  A otimização de rotas pode ser vista como um melhor GPS para a sua frota. Envia os motoristas por rotas mais curtas, menos congestionadas e mais lógicas, poupando combustível automaticamente. A maioria das frotas tem uma poupança de combustível de 20 a 25% de imediato. (2) 
• Reduzir as paragens com o motor ligado
  As paragens com o motor ligado gastam combustível sem necessidade. Uma hora de paragem com o motor ligado: perda de 1 a 2 litros, consoante o tamanho do veículo (3). 
• Incentivar uma condução mais suave
  As acelerações bruscas e o excesso de velocidade podem aumentar o consumo de combustível em 40% (4), pelo que ensinar melhores hábitos aos motoristas poupa dinheiro todos os dias.
• Adaptar o tamanho do veículo aos respetivos trabalhos
  Utilizar uma carrinha grande para um trabalho pequeno gasta combustível desnecessário. Adaptar o tipo de veículo ao tamanho da rota é uma vitória fácil e rápida.

Esta é uma área onde pequenas melhorias têm um impacto positivo nos seus resultados.

2. Manutenção e desgaste do veículo: o custo que surpreende

A manutenção é um custo operacional que nem sempre é elevado ou dramático. É normalmente o custo silencioso que se vai infiltrando mês após mês.

Por que é que a manutenção é dispendiosa para as empresas

Cada quilómetro desnecessário acrescenta desgaste aos seus veículos. Rotas fracas, cargas pesadas ou condução irregular aumentam o esforço nos motores, travões e pneus. E quando as PME operam os veículos até que algo se estrague, as reparações tornam-se muito mais dispendiosas.

De acordo com os dados dos estudos, um planeamento de manutenção deficiente pode aumentar os custos a longo prazo em 53% (5) 

Como pode manter a manutenção sob controlo

• Utilizar a manutenção preventiva em vez de ficar à espera de avarias
  É sempre menos dispendioso substituir algo antes de avariar do que pagar assistência rodoviária.
• Reduzir os quilómetros percorridos
  A otimização da rota reduz o desgaste, pois menos quilómetros equivale a menos reparações. É tão simplesquanto isso.
• Monitorizar o estado do motor com a telemática
  Os sistemas modernos de telemática conseguem detetar problemas antecipadamente – falhas de ignição, sobreaquecimento, tensão baixa da bateria – dando-lhe tempo para tomar medidas antes de a fatura ficar enorme.
• Ajudar os motoristas a adotar bons hábitos
  As travagens suaves, curvas tranquilas e a pressão adequada dos pneus contribuem para prolongar a vida útil do veículo.

Uma boa manutenção não é dispendiosa, uma má manutenção é.

3. Custos de mão-de-obra e tempo: o custo operacional que não pode ignorar

A mão-de-obra é, muitas vezes, o maior custo operacional fixo para as empresas. E quando o tempo é desperdiçado, os custos aumentam rapidamente.

Por que é que as ineficiências de mão-de-obra têm um custo superior ao que imagina

Se os motoristas passarem horas no trânsito, lidarem com rotas mal planeadas ou tiverem turnos mais longos devido a erros de programação, o seu orçamento de mão-de-obra aumenta. O planeamento manual por si só pode ocupar horas aos gestores de frota todos os dias.

Formas simples de reduzir o desperdício de mão-de-obra

• Automatizar o planeamento de rotas
  Muitas empresas passam 2 a 4 horas por dia a planear rotas manualmente. A automatização reduz isto para minutos.
• Aumentar as paragens por rota
  Se cada motorista conseguir fazer mais 2 ou 3 trabalhos por dia, a produtividade pode melhorar consideravelmente sem adicionar pessoal.
• Reduzir as entregas falhadas
  As entregas falhadas duplicam os custos com mão-de-obra e combustível. Horas previstas de chegada melhores e rotas precisas resolvem este tema rapidamente.
• Menos horas extraordinárias com horários mais eficientes
  As rotas inteligentes evitam desvios longos e atrasos desnecessários que obrigam os motoristas a fazer horas extraordinárias.

Quando as suas rotas são mais inteligentes, a sua equipa torna-se mais produtiva e menos tensa.

4. Falhas no serviço ao cliente: o custo operacional oculto que a maioria das empresas ignora

Cada entrega falhada, cada cliente frustrado e cada chamada de "Onde está a minha encomenda?" custa dinheiro. Cada entrega falhada aumenta os custos operacionais e resulta na insatisfação do cliente.

Por que é que os problemas dos clientes se tornam dispendiosos

Uma única entrega falhada significa:

• mais combustível
• mais mão-de-obra
• mais trabalho administrativo
• mais clientes insatisfeitos

E os clientes insatisfeitos podem nunca regressar, prejudicando as receitas a longo prazo. 

Como impedir os problemas do serviço de apoio ao cliente antes de estes começarem

• Melhorar a precisão da hora prevista de chegada
  Quando os clientes sabem exatamente quando o esperar, a sua taxa de entrega à primeira tentativa aumenta.
• Fornecer monitorização em tempo real
  Reduz as chamadas telefónicas e melhora a confiança.
• Utilizar a otimização de rotas para cumprir o horário
  A pontualidade consistente é uma das principais formas de reter os clientes.

Melhorar a experiência do cliente não é apenas prestar um bom serviço, reduz também os custos operacionais.

5. Custos de seguro: os custos operacionais que pode realmente influenciar

O seguro pode parecer fixo, mas não tem de ser. Cada vez mais seguradoras recompensam frotas seguras e orientadas por dados. De acordo com os estudos, "o comportamento de condução é 96% mais preditivo de risco do que o histórico de reclamações. Por isso, ao combinar dados de comportamento dos motoristas com o histórico de reclamações, podemos prever com maior precisão os perfis de risco reais dos clientes e cobrar prémios mais adequados. Isso significa que quanto melhor os clientes conduzirem, menor será o seu prémio a longo prazo" (6).

Por que é que as seguradoras oferecem descontos

Os dados do sistema de telemática mostram:

• Condução mais segura
• Menos reclamações
• Risco reduzido
• Resolução de reclamações mais rápida

Isto torna as seguradoras mais confiantes e mais dispostas a reduzir os prémios.

Como reduzir os custos de seguro

• Utilizar a pontuação do motorista
  As frotas mais seguras obtêm os melhores preços.
• Instalar telemática e câmaras de dashboard
  Provas irrefutáveis resolvem litígios rapidamente, muitas vezes a seu favor.
• Reduzir reclamações com melhores rotas
  Menos acidentes = prémios mais baixos.

O seguro é uma das áreas de custos operacionais mais fáceis de melhorar quando a sua frota é orientada por dados.

6. Otimização de rotas: A ferramenta de poupança de custos mais importante que pode adotar

Se existe uma tecnologia que as empresas consideram continuamente como importante, é a otimização de rotas, por motivos de segurança, mas também pelo potencial de reduzir o consumo de combustível e o desgaste dos veículos da frota.

Por que é que a otimização de rotas é um "multiplicador de força"

Reduz simultaneamente:

• Consumo de combustível
• Quilómetros percorridos
• Desgaste do veículo
• Horas de mão-de-obra
• Reclamações de clientes
• Entregas falhadas
• Risco de conformidade

Tudo com uma ferramenta. Descubra mais aqui sobre a otimização de rotas. 

Por que é que as empresas são fãs

Proporciona-lhes a eficiência de uma frota de grandes empresas, sem necessidade de recursos de nível empresarial. Se pretende um investimento que o possa ajudar a controlar os custos de frota em qualquer lugar de uma só vez, é este.

Veja como a nossa tecnologia de gestão da frota o pode ajudar a reduzir os custos operacionais da sua frota e a aumentar a rentabilidade com facilidade. 

Fontes: 

(1)https://www.idae.es/uploads/documentos/documentos_10232_Guia_gestion_combustible_flotas_carretera_06_32bad0b7.pdf

(2)https://www.researchgate.net/publication/389987796_AI-Powered_Route_Optimization_Reducing_Costs_and_Improving_Delivery_Efficiency

(3)https://www.fors-online.org.uk/cms/wp-content/uploads/2016/03/TR127428-02.Procurement-Guide_CR1.pdf

(4)https://sgi.sk.ca/handbook/-/knowledge_base/drivers/fuel-efficient-driving-techniques.

(5)https://www.researchgate.net/publication/364429625_Asessment_of_Vehicle_Maintenance_Culture_and_Its_Cost_Effectiveness_Case_of_University_for_Development_Studies

(6)https://www.discovery.co.za/assets/template-resources/car-home-insurance/vitality-drive-white-paper.pdf