Gestion des amendes en entreprise : optimisez vos process

Gestion des amendes en entreprise : comment optimiser le traitement des infractions routières ?

La gestion des amendes en entreprise est devenue, ces dernières années, un véritable défi pour les gestionnaires de flotte. L’explosion du nombre d’infractions routières liées au déploiement massif de radars automatiques, combinée à un cadre juridique de plus en plus strict, oblige les entreprises à revoir en profondeur leurs processus internes. Une contravention mal traitée, une désignation tardive ou une infraction non attribuée peut non seulement coûter cher, mais aussi exposer le représentant légal à des risques juridiques. 

Pourquoi la gestion des amendes est un enjeu stratégique pour les entreprises ?

L’intensification des contrôles routiers a profondément modifié le quotidien des entreprises disposant d’une flotte de véhicules. Radars fixes, radars mobiles, radars au feu rouge, contrôle automatisé du paiement des parkings et caméras de surveillance du stationnement : les sources de verbalisation se sont multipliées tout comme les sources de perte de points pour les automobilistes. 

Depuis l’entrée en vigueur de l’article L121-6 du Code de la route, le 1er janvier 2017, l’entreprise est dans l’obligation de désigner le conducteur en cas d’infraction a été commise avec un véhicule immatriculé à son nom. À défaut, le représentant légal encourt une amende forfaitaire supplémentaire, indépendamment du montant de la contravention initiale. 

Au-delà de la sanction financière, la mauvaise gestion des amendes peut générer des effets en cascade. Un processus mal organisé alourdit la charge administrative, augmente le risque de poursuites et détériore l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs.

Il ne s’agit donc plus seulement de "payer une amende" dans les temps pour éviter une amende forfaitaire majorée. Il s’agit d’organiser un système fluide de traitement des infractions routières, en garantissant la traçabilité des conducteurs. Le tout permet le règlement dans les 45 jours généralement impartis avec les procédures de l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions (ANTAI).

Quelles sont les obligations légales en matière de désignation du conducteur ?

Lorsqu'une infraction au Code de la route est commise avec un véhicule immatriculé au nom d'une entreprise, cette dernière reçoit un avis de contravention émis par l’ANTAI. L’obligation de désignation du conducteur responsable s’applique systématiquement à toutes les sociétés, quelle que soit leur taille. Le représentant légal doit déclarer à l'administration qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction. 

Concrètement, cela signifie que l’entreprise ne peut plus simplement régler une amende forfaitaire et en rester là. Elle doit impérativement désigner le conducteur, en fournissant ses coordonnées complètes, une copie de son permis de conduire, et tout justificatif nécessaire. À défaut, elle s’expose à une amende forfaitaire majorée, voire à des poursuites.

Cette disposition vise à éviter les fraudes, telles que la prise en charge systématique des amendes par l’entreprise pour éviter le retrait de points du permis de conduire des collaborateurs. Elle oblige aussi les entreprises à mettre en place un suivi rigoureux de l’utilisation de leurs flottes automobiles, afin d’identifier précisément l’auteur de l’infraction.

En pratique, remplir cette obligation dans les délais nécessite une organisation précise, des outils adaptés, et un historique fiable des trajets et des affectations des véhicules de la flotte. C’est justement l’un des défis majeurs des gestionnaires de parc.

Quels sont les défis concrets rencontrés par les gestionnaires de flotte ?

Pour de nombreuses entreprises, la gestion des amendes en entreprise s’avère complexe sur le terrain. Les gestionnaires de flotte doivent jongler entre obligations légales, suivi administratif et coordination avec les conducteurs. L’un des principaux obstacles reste l’identification rapide du conducteur lorsque l’infraction est commise avec un véhicule de service ou partagé. Sans un outil de suivi efficace, il devient difficile de savoir qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction. 

Entre les contraventions reçues par courrier, les notifications numériques et les éventuelles contestations, il est facile de perdre le fil. Certaines entreprises accumulent les infractions routières sans jamais mettre en place de processus structuré. En outre, l’absence de suivi peut entraîner des erreurs de désignation, la suspension du permis de conduire par manque de points.

Enfin, ce manque d’organisation nuit à la sécurité routière. Un salarié auteur d’infractions répétées (vitesse, téléphone au volant, stationnement gênant) peut continuer à conduire sans jamais être responsabilisé. Cela expose l’entreprise à des risques accrus d’accident impliquant un salarié identifié a posteriori comme contrevenant régulier.

C’est pourquoi il devient stratégique d’automatiser ces processus, de tracer les affectations véhicules-conducteurs et de s’appuyer sur des outils capables de gérer en temps réel les informations liées aux infractions au code.

Comment Geotab facilite la gestion des amendes et des infractions ?

Face à la complexité croissante de la gestion des amendes en entreprise, Geotab propose une approche technologique qui transforme cette contrainte en levier de performance. En s’appuyant sur un système télématique avancé, la solution permet de savoir avec précision qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction grâce à l’affectation automatique des trajets à chaque utilisateur.

Les données de roulage sont centralisées, organisées et accessibles en quelques clics. Lorsqu’un avis de contravention est reçu, le gestionnaire de flotte peut ainsi désigner le conducteur rapidement. Geotab offre également un historique complet des trajets, incluant les heures, les lieux et les conducteurs affectés. 

Cette traçabilité permet de réduire les erreurs de désignation et d’éviter les contestations ultérieures. En simplifiant l’identification du conducteur responsable, en automatisant la collecte d’informations, Geotab réduit drastiquement la charge administrative liée à ces démarches. De plus, l’interopérabilité des outils de gestion de flotte de Geotab avec l’ANTAI permet de collecter quotidiennement les procès-verbaux attribués à l’entreprise pour un traitement rapide.

Cette gestion proactive permet de rester conforme aux obligations légales tout en protégeant la responsabilité du représentant légal de l’entreprise. En somme, Geotab propose un véritable outil de pilotage pour mieux gérer les infractions et réduire leur récurrence au sein des flottes automobiles.

Réduire les infractions grâce aux données de conduite : un levier de performance

La gestion des amendes en entreprise ne se limite pas à identifier le conducteur responsable après une infraction commise avec un véhicule. Grâce aux données collectées en temps réel, la télématique Geotab permet de prévenir ces situations en agissant en amont. En analysant les comportements de conduite, les gestionnaires peuvent repérer les pratiques à risque.

Les données remontées par les boîtiers GPS embarqués permettent d’identifier avec précision les excès de vitesse, les freinages brutaux ou les accélérations démesurées. Ces comportements sont généralement des indicateurs fiables d’une conduite dangereuse, surtout s’ils sont répétés. Or, prévenir ces attitudes permet non seulement d’améliorer la sécurité routière, mais aussi de réduire les coûts indirects liés aux amendes, à l’entretien des véhicules et aux éventuels accidents.

Geotab fournit des tableaux de bord exploitables qui permettent aux gestionnaires de flotte d’identifier les conducteurs les plus exposés, de mettre en place des actions ciblées, comme des rappels aux règles du code de la route ou des sessions de sensibilisation. Cette démarche responsabilise les salariés, limite le nombre d’amendes reçues et contribue à une conduite plus souple, réduisant par la même occasion la consommation de carburant et l’empreinte carbone.

En croisant ces données avec les historiques d’avis de contravention, les entreprises peuvent mesurer l’impact concret de leur politique de prévention. Cette approche transforme la gestion des amendes en outil d’amélioration continue de la performance globale de la flotte.

Étapes clés pour mettre en place une gestion efficace des amendes en entreprise

Tout commence par un audit des pratiques existantes. Il s’agit d’identifier comment les contraventions sont aujourd’hui reçues, traitées, transmises et archivées. Cette étape met en lumière les éventuelles failles, comme les oublis de désignation, les amendes impayées, les retards ou les erreurs d’attribution de l’avis de contravention. Elle permet aussi d’évaluer la charge de travail des équipes administratives.

Ensuite, il convient de clarifier les responsabilités de chacun. La sensibilisation des conducteurs en leur expliquant les impacts d’une infraction, la valeur juridique d’un procès-verbal, le fonctionnement du permis de conduire à points ou encore les conséquences sur leur poste renforce l’implication. Une charte de conduite, des rappels réguliers et une politique de sanctions équitables peuvent compléter ce dispositif.

Enfin, l’intégration d’un outil de télématique comme Geotab devient un atout décisif. Il est simple et rapide de savoir qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction, de produire une preuve exploitable en cas de contestation pour répondre dans les délais. L’interface permet également de suivre les tendances d’infractions et d’anticiper les dérives.

Quels gains attendre d’un système de gestion intelligent des infractions ?

Mettre en place un système de gestion des amendes structuré et appuyé par des outils performants comme ceux de Geotab transforme une contrainte en véritable levier de performance. Les bénéfices sont nombreux, tant sur le plan opérationnel que financier, mais aussi humain.

Le premier gain est évidemment économique. En identifiant sans délai le conducteur responsable, l’entreprise évite la majoration d’une amende, ou pire, une amende majorée pour non-respect de l’obligation de désignation. Elle s’exonère ainsi des frais supplémentaires générés par une gestion approximative. 

Le suivi précis permet également de détecter les conducteurs à risque, ayant subi un retrait de points, afin de les accompagner, voire de proposer un stage de récupération de points, limitant ainsi les pertes de permis de conduire au sein de l’équipe.

Ensuite, les outils modernes réduisent considérablement le temps de gestion administratif. Chaque avis de contravention est traité de manière centralisée, avec un historique complet, des alertes, et des interfaces simplifiées. Fini les tableaux Excel ou les courriers égarés. Ce gain de temps permet aux gestionnaires de flotte et aux responsables administratifs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Autre atout : la responsabilisation des conducteurs. Lorsqu’ils savent qu’un système fiable peut retracer précisément qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction, les comportements évoluent. L’effet dissuasif est réel, d’autant plus s’il est couplé à des actions de formation ou à un programme de sensibilisation à la sécurité routière. 

Simplifier la gestion des amendes avec Geotab

Face à la complexité du traitement manuel des infractions dans les flottes automobiles, Geotab offre une réponse technologique fiable, complète et simple à mettre en œuvre. Sa solution de télématique embarquée permet de suivre en temps réel les trajets, d’identifier avec précision qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction. 

Avec l’interopérabilité avec les services connectés de l’ANTAI, l’entreprise bénéficie ainsi d’une vision claire et immédiate de chaque avis de contravention. Grâce à l’analyse comportementale, Geotab contribue aussi à améliorer la sécurité routière, en accompagnant les conducteurs vers une conduite plus responsable.

Vous souhaitez simplifier la gestion des amendes, réduire le nombre d’infractions et gagner du temps dans vos processus internes ? Contactez dès maintenant les équipes Geotab pour découvrir comment notre solution peut transformer votre quotidien.