Loi de roulage en LLD : éviter les surcoûts

Loi de roulage : comment éviter les surcoûts en LLD grâce à la télématique ?

La loi de roulage est souvent perçue comme un détail administratif dans le cadre des contrats de location longue durée LLD, mais elle joue en réalité un rôle central dans la rentabilité d’une flotte automobile. Elle permet de déterminer le bon usage du véhicule loué sur la durée du contrat. Pour les gestionnaires de flotte, la loi de roulage est donc un pilier stratégique pour éviter les mauvaises surprises à la fin du contrat. Grâce aux outils de télématique embarquée, il est désormais possible de suivre le kilométrage réel des véhicules de la flotte en temps réel, d’ajuster leur utilisation en fonction des missions et d’anticiper toute dérive.

Loi de roulage : définition et rôle dans les contrats LLD

Qu’est-ce que la loi de roulage ?

La loi de roulage est un concept contractuel central dans les contrats de location longue durée LLD. Elle définit le couple mois / nombre de kilomètres que le véhicule est autorisé à parcourir selon la durée de location du véhicule neuf ou d’occasion. 

En d’autres termes, elle établit le plafond kilométrique que le locataire s’engage à respecter, en lien avec la durée du contrat de location LLD. Ce repère sert à fixer le loyer, évaluer la valeur résiduelle du véhicule loué et anticiper les éventuelles pénalités en cas de dépassement du kilométrage réel. 

Ce terme du contrat est spécifique au leasing. Contrairement au mode de financement via un crédit classique où l’entreprise devient propriétaire du véhicule et l’exploite sans contrainte, la LLD est une location à durée déterminée imposant de respecter certaines conditions comme le paiement d'une mensualité, de restituer le véhicule à la fin de la période et d’assumer les frais de remise en état si nécessaire. 

Le loueur et le gestionnaire de flotte s’accordent sur ce seuil avant la signature du contrat. Le défi consiste à calibrer la loi de roulage au plus près des usages réels : ni trop basse, pour éviter les surcoûts, ni trop élevée, pour éviter de payer un loyer inutilement élevé. 

Pourquoi cette règle est-elle indispensable dans la LLD ?

Cette règle est indispensable parce qu’elle assure l’équilibre économique du contrat. D’une part, le loueur base le montant du loyer mensuel sur cette estimation de kilomètres combinée à la durée, afin de couvrir l’usure et la dépréciation permettant d’attribuer une valeur résiduelle du véhicule à la fin de la location. Si le nombre de kilomètres convenu est trop faible par rapport à l’usage réel, l’entreprise devra payer l’écart kilométrique constaté par le loueur à la fin du contrat. 

D’autre part, si la loi de roulage est trop permissive (c’est-à-dire trop de kilomètres inclus), le loyer sera plus élevé, car le loueur anticipe une dépréciation plus forte du véhicule. C’est un compromis délicat pour les gestionnaires de flotte afin d’éviter les mauvaises surprises en cours ou à la fin du contrat. Cette loi s’applique aussi bien dans le cadre de la location d’une voiture que pour celle d’un utilitaire ou d’un poids lourd pour les professionnels.

En pratique, l’ensemble des règles du contrat protège les deux parties : le loueur contre une utilisation du véhicule excessive, réduisant d’autant sa valeur, et le locataire contre un surcoût lié à une évaluation trop optimiste. Elle permet aussi de prévoir le coût total du parc pour toute la durée du contrat, reste au gestionnaire de la flotte de véhicules d’optimiser son exploitation du parc pendant la période de location.

Les risques d’un écart entre prévision et réalité

Lorsque le kilométrage réel diverge du nombre du kilométrage prévu, divers risques apparaissent. Le plus visible est le dépassement du seuil contractuel : un kilomètre supplémentaire doit être compensé par des frais au moment de la restitution du véhicule. Ces frais peuvent représenter plusieurs centimes par kilomètre, et se cumuler sur un parc. 

Inversement, si le véhicule n’a pas roulé autant que prévu (sous-utilisation), le gestionnaire aura payé un loyer plus élevé que nécessaire sans contrepartie. C’est un coût d’opportunité, qui est rarement compensé par le loueur. Louer un véhicule impose donc de maîtriser au plus juste son usage.

Un autre risque est l’usure excessive ou anticipée. Si un véhicule dépasse largement son seuil, il perd de sa valeur résiduelle plus vite que prévu, ce que le loueur compense par des pénalités également en lien avec des opérations de maintenance liées à ce kilométrage excessif. L’un des premiers postes de maintenance à être impacté par un kilométrage excessif est le remplacement des pneumatiques. Par ailleurs, sans suivi précis du kilométrage des véhicules, il devient difficile de négocier des avenants ou des ajustements. 

Enfin, une mauvaise estimation de la loi de roulage peut fausser la planification de la flotte de véhicules : renouvellements mal placés, véhicules sous-exploités ou surcharges inattendues. Ces effets peuvent fragiliser la stratégie de gestion de flotte à long terme et alourdir le budget.

Ce que dit concrètement un contrat de location longue durée

Exemples de seuils typiques : le cas des 60 000 km sur 36 mois

Dans de nombreux contrats LLD, les seuils kilométriques sont fixés d’avance, par exemple avec une base kilométrique de 60 000 km sur 36 ou 37 mois. Ce couple mois / nombre de kilomètres sert de base pour évaluer le loyer mensuel, la valeur résiduelle du véhicule, et les conditions de restitution. 

Si le kilométrage réel dépasse cette limite, le locataire devra payer des frais par kilomètre supplémentaire. Selon les loueurs et le type de véhicule, ces pénalités peuvent varier entre 0,02 € et 0,50 €/km, ce qui peut représenter des sommes significatives à la fin du contrat si la gestion de flotte n’a pas anticipé ces dépassements. 

Certains contrats autorisent un ajustement en cours de route via un avenant, mais cela requiert souvent une renégociation avec une révision des loyers, voire des coûts additionnels. À défaut, les dépassements s’appliquent lors de la restitution du véhicule. Le gestionnaire du parc doit négocier les meilleures conditions avant la signature en tenant compte des éventuels frais applicables en cas de révision du contrat en plus des frais de restitution.

Le rôle du couple durée / kilométrage dans l’équilibre contractuel

Le couple mois / nombre de kilomètres est au cœur de l’équilibre d’un contrat de location longue durée. Ce paramètre détermine non seulement le montant du loyer, mais aussi le risque de décote ou de pénalité selon les usages réels. Si un contrat prévoit 60 000 km sur 36 mois, cela signifie une moyenne de 20 000 km/an. L’exploitation doit permettre d’optimiser l’usage et l’affectation des véhicules pour s’adapter à ce rythme. Si la moyenne annuelle n’a rien de contractuel, elle sert d’indicateur (KPI) au gestionnaire pour suivre les contrats.

Si l’usage réel s’écarte fortement, l’économie du contrat se déséquilibre. Un loyer calculé pour 60 000 km, mais appliqué à un véhicule ayant parcouru réellement 90 000 km engendrera une surfacturation à la fin du contrat ou des frais de restitution anticipée, tandis qu’un véhicule à 45 000 km au terme du bail aura coûté plus cher que nécessaire.

Les gestionnaires de flotte doivent donc observer très tôt les écarts et ajuster les affectations ou renégocier les termes contractuels. Certains loueurs proposent des marges de tolérance, mais cela dépend entièrement des conditions de gestion de flotte négociées. 

L’importance d’une lecture dynamique du contrat

Un contrat de location longue durée n’est pas figé : les situations d’usage peuvent évoluer (missions plus longues, perte d’activité ou de marché, imprévus). Une lecture trop statique du contrat peut conduire à de mauvaises surprises. Il est donc recommandé d’adopter une gestion proactive du kilométrage des véhicules dans le temps réel.

Idéalement, le contrat doit prévoir des clauses permettant des ajustements intermédiaires (avenants) en tenant compte du kilométrage mis à jour ou des remplacement de véhicules selon leur rythme d’usage. Sans cela, il est difficile de corriger une trajectoire erronée après coup. 

En anticipant régulièrement les écarts entre le forfait contractuel et les kilomètres parcourus réels, le gestionnaire est en mesure d’alerter le loueur, de modifier des affectations, et d’éviter des pénalités coûteuses à la fin du contrat.

Pourquoi les gestionnaires de flotte doivent-ils surveiller la loi de roulage en temps réel ?

Anticiper les écarts pour éviter les pénalités

Un suivi ponctuel ou des contrôles uniquement en fin de contrat ne suffisent pas. Sans visualisation continue du kilométrage réel, les gestionnaires de flotte prennent le risque de laisser filer des dépassements non détectés jusqu’à la fin du contrat, avec les mauvaises surprises financières qui s’ensuivent. 

En surveillant en temps réel l’évolution des kilomètres parcourus, il devient possible d’identifier les véhicules parcourant un kilométrage trop important et de prendre les mesures nécessaires.  Cela permet de respecter les conditions prévues sans générer de frais supplémentaires alourdissant le budget de la flotte.

En s’appuyant sur des outils de géolocalisation associés à la télématique, les gestionnaires de flotte disposent d'informations en temps réel pour superviser l’avancée des kilométrages de chaque véhicule. Geotab propose des solutions connectées permettant de collecter les données et de réaliser des tableaux de bord performants pour suivre les différents KPI de la flotte.

Réaffecter intelligemment les véhicules selon leur rythme d’usage

Tous les véhicules d’un parc ne roulent pas de manière homogène. Certains atteignent rapidement le plafond de leur loi de roulage, tandis que d’autres restent sous-utilisés. En disposant d’un suivi en temps réel du kilométrage des véhicules, le gestionnaire peut agir : déplacer un véhicule très utilisé vers un usage plus léger, ou inversement, afin de redresser l’équilibre entre contrats LLD.

Le gestionnaire peut ainsi facilement adapter sa stratégie avec une réaffectation des véhicules selon les besoins tout en s’approchant des kilométrages contractuels des LLD souscrites. Le suivi en temps réel de l’évolution des kilométrages permet d’éviter une mauvaise utilisation du parc avec une partie sous-exploitée et une partie dépassant son forfait kilométrique.

Cette réaffectation dynamique permet d’optimiser l’usage de chaque véhicule, d’éviter les dépassements sur certains en exploitant à la place les contrats sous-utilisés et de maximiser l’amortissement sur l’ensemble du parc. Cela contribue à une gestion de flotte plus fluide, mieux ajustée à la réalité terrain.

Assurer une bonne utilisation et un bon dimensionnement du parc

Surveiller la loi de roulage en temps réel n’est pas seulement une question de conformité, c’est aussi un levier stratégique pour la gestion de flotte. Grâce à la collecte continue des données kilométriques via la télématique et la géolocalisation, le gestionnaire peut détecter des tendances (croissance du kilométrage d’un profil, changement d’usage d’un véhicule, etc.) et ajuster ses contrats de location ou la composition du parc en conséquence.

De plus, disposer de l’historique précis du kilométrage réel permet de négocier des avenants ou des renouvellements de contrats LLD en regard de l’usage réel. Avec des données consolidées, le gestionnaire est dans une position plus favorable pour dialoguer avec le loueur et éviter des conditions défavorables. Le suivi des KPI via les tableaux de bord lui permet d’anticiper les écarts et d’ajuster sa flotte selon les besoins de l’entreprise.

Transformer la loi de roulage en levier d’optimisation

Réduction des surcoûts et meilleur amortissement du parc

La gestion rigoureuse de la loi de roulage permet aux gestionnaires de flotte de maîtriser les surcoûts liés aux kilomètres parcourus hors forfait. En parallèle, une bonne adéquation entre le nombre de kilomètres estimé dans le contrat de location longue durée LLD et l’usage réel contribue à maximiser l’amortissement des véhicules et à préserver leur valeur résiduelle. Cette démarche favorise une gestion du parc plus fluide, où chaque véhicule contribue à rentabiliser son loyer jusqu’au dernier kilomètre utile.

Valorisation des données dans les négociations de renouvellement

Avec un historique fiable du kilométrage réel, le gestionnaire de flotte est en position de force pour négocier ses futurs contrats LLD. Les données mesurées permettent de justifier des ajustements de seuils kilométriques, de renégocier le tarif du kilomètre en cas de dépassement ou d’obtenir des conditions plus souples (tolérance, avenants). 

Contribution à une stratégie de mobilité durable

Au-delà du seul coût, la loi de roulage bien pilotée devient un instrument de mobilité durable. En évitant le sur-roulage, on limite l’usure inutile, la consommation de carburant (ou d’énergie en cas de véhicules électriques), et les émissions qui y sont associées. 

Dans un contexte réglementaire fort avec une responsabilité sociétale des entreprises (RSE) accrue, faire de la loi de roulage un paramètre de pilotage permet d’aligner les objectifs de gestion de flotte avec les ambitions environnementales et les attentes des parties prenantes. Chaque véhicule, en respectant sa trajectoire optimale, contribue à une flotte plus efficiente, moins coûteuse et plus responsable.