Tout savoir sur la loi sur la géolocalisation au travail

Loi sur la géolocalisation au travail

La généralisation des dispositifs de géolocalisation des véhicules dans les entreprises soulève de nombreuses questions juridiques. La loi sur la géolocalisation au travail encadre strictement l’usage de ces outils, en conciliant les besoins opérationnels des employeurs avec la protection de la vie privée des salariés. Le Code du travail, complété par les recommandations de la CNIL, impose un cadre clair. Pour un employeur, mettre en place ce type de suivi ne se limite pas à un choix technologique.

Loi sur la géolocalisation des salariés : un encadrement strict par le Code du travail et la CNIL

En France, la géolocalisation des salariés est encadrée par le Code du travail et les recommandations de la CNIL, dans le cadre plus large du respect de la vie privée des salariés. La loi précise que la mise en place d’un système de géolocalisation doit répondre à un principe fondamental : elle doit être justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.

Ce principe de finalité, inscrit dans les règles relatives à la protection des données personnelles, interdit par exemple le suivi permanent et non motivé d’un salarié. Les dispositifs de géolocalisation ne peuvent pas être utilisés pour surveiller un employé en dehors de ses horaires professionnels, sauf circonstances exceptionnelles clairement établies.

La CNIL rappelle également que la mise en œuvre de ces outils doit se faire dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela implique d’informer les salariés sur les objectifs poursuivis, les modalités de fonctionnement et les destinataires des données collectées. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions administratives et prud’homales, allant de l’amende à l’annulation de la preuve obtenue par un dispositif illicite.

Dans quels cas la géolocalisation est-elle autorisée ?

La géolocalisation des salariés est autorisée uniquement lorsque son usage est justifié par la nature du poste occupé et proportionné au but recherché. Concrètement, cela signifie qu’un système de géolocalisation peut être installé lorsqu’il existe un objectif légitime et pertinent, lié à la mission ou à la sécurité, pour lutter contre le vol par exemple.

Dans le secteur du transport ou de la nature itinérante du travail, ces dispositifs peuvent servir à contrôler le respect des itinéraires prévus ou à suivre l’acheminement des marchandises. Ils peuvent aussi être utilisés pour protéger le salarié, notamment lors de déplacements dans des zones à risque, ou pour localiser rapidement un véhicule en cas d’urgence. Si les données ne peuvent pas servir à contrôler directement les limitations de vitesse, elles peuvent servir à la mise en place de formation d’éco-conduite.

La loi prévoit également que ces outils peuvent contribuer à l’optimisation de la logistique et à la coordination des interventions, dès lors que leur usage ne porte pas atteinte de manière disproportionnée à la vie privée des salariés. En revanche, leur utilisation à des fins de contrôle permanent ou de surveillance intrusive, sans lien direct avec la mission confiée, est strictement interdite.

Quelles sont les obligations légales pour l’employeur ?

Lorsqu’un employeur décide de mettre en place un système de géolocalisation, il doit respecter un ensemble d’obligations visant à protéger la vie privée des salariés et à garantir un usage conforme à la loi. Ces règles concernent la mise en œuvre technique et juridique, l’information préalable des salariés et la préservation de leurs droits.

Mise en œuvre et déclaration du système

La mise en place d’un dispositif de géolocalisation des véhicules doit se faire avec transparence. L’employeur doit consigner l’utilisation prévue dans un registre des traitements de données, conformément aux exigences du RGPD. Si le dispositif traite des données sensibles, il peut nécessiter une déclaration ou une consultation préalable auprès de la CNIL. L’employeur doit préciser les finalités recherchées, démontrer qu’elles sont justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché, et garantir la sécurité des informations collectées.

Information et consultation des représentants du personnel

Avant toute mise en œuvre, les représentants du personnel doivent être consultés. L’objectif est de vérifier que l’utilisation envisagée des dispositifs de géolocalisation est conforme à la législation et qu’elle respecte les droits et libertés individuelles. Les salariés doivent également être informés par écrit des finalités du dispositif, du type de données enregistrées, de la durée de conservation et des modalités d’accès aux données.

Droit à la vie privée des salariés

Même sur le lieu de travail, chaque employé conserve un droit fondamental au respect de sa vie privée. La loi interdit de suivre un véhicule ou un salarié en dehors des horaires professionnels. Dans le cas d’un usage mixte (professionnel et personnel), l’employeur doit prévoir un moyen technique, comme un bouton de désactivation, afin que le personnel dans le cadre de ses déplacements privés puisse préserver sa confidentialité.

Avantages en nature et géolocalisation : le lien et les précautions à prendre

Lorsqu’un véhicule d’entreprise est mis à disposition d’un salarié, également à titre privé, il constitue un avantage en nature, généralement mentionné au contrat de travail, soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Cependant, la mise en place d’un dispositif de géolocalisation doit rester encadrée afin de ne pas empiéter sur la vie privée des salariés. Le décompte des kilomètres réalisés à titre professionnel permet de définir la quote-part des trajets à titre privé réalisé par le salarié avec le véhicule. Cet élément permet le calcul au frais réel de l’avantage en nature.

L’employeur ne peut pas utiliser ces outils pour suivre les déplacements privés ou pour évaluer le temps de travail mis à part si cela est justifié par la nature de la mission. Ainsi, le collaborateur conserve sa liberté dans l’organisation de ses déplacements personnels lors de l’utilisation du véhicule. Les données collectées doivent être limitées à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre le but recherché. L’accès aux données collectées doit être restreint aux personnes autorisées dans l’entreprise.

Geotab accompagne les entreprises dans la définition de paramètres adaptés. Cette approche garantit que le suivi reste conforme aux obligations légales tout en assurant la mise en œuvre d’une gestion optimisée des véhicules mis à disposition et le respect des obligations fiscales et déclaratives.

Accès, durée de conservation et sécurisation des données collectées

L’utilisation d’un dispositif de géolocalisation implique la collecte et le traitement de données à caractère personnel. La loi encadre strictement l’accès aux données ainsi que leur durée de conservation. Seules les personnes habilitées au sein de l’entreprise, désignées par le responsable du traitement, peuvent consulter les informations collectées, et ce, dans la limite de leurs missions.

La mise en œuvre doit prévoir une durée de conservation limitée proportionnée à la finalité poursuivie. En règle générale, les données de localisation ne peuvent être conservées au-delà de 2 mois, sauf en cas de nécessité particulière, par exemple pour l’optimisation de tournées régulières ou pour répondre à une obligation légale. Cette limitation s’inscrit dans le respect du RGPD et du principe de proportionnalité, selon la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.

La sécurisation des données repose sur des mesures techniques et organisationnelles : contrôle d’accès aux données, traçabilité des consultations, cryptage des informations, mise à jour régulière des systèmes. Geotab, en tant que fournisseur de dispositifs de géolocalisation, intègre ces standards afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations traitées, tout en restant conforme aux obligations légales.

Sanctions en cas de non-respect du cadre légal

Le non-respect des règles encadrant la géolocalisation des salariés peut entraîner de lourdes conséquences pour l’employeur. Sur le plan administratif, la CNIL dispose du pouvoir d’infliger des amendes en cas de violation des obligations liées à la mise en œuvre ou à l’accès aux données.

Sur le plan social, un salarié peut saisir le conseil de prud’hommes s’il estime que l’usage d’une solution de géolocalisation porte atteinte à sa vie privée des salariés ou constitue un contrôle abusif. Les données obtenues illégalement peuvent être jugées irrecevables et ne pas pouvoir servir de preuve dans le cadre d’un litige.

Les sanctions peuvent également inclure des dommages et intérêts, ainsi qu’une atteinte à la réputation de l’entreprise. C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place un dispositif conforme aux dispositions du Code du travail et du RGPD, en veillant à ce que toutes les finalités soient justifiées par la nature de la mission.

Géolocalisation et calcul des temps de travail : prudence et proportionnalité

L’utilisation d’un système de géolocalisation pour évaluer les déplacements ou pour suivre le temps de travail des salariés doit être encadrée avec la plus grande prudence. La loi interdit de recourir à ce type de dispositif uniquement à des fins de pointage ou de contrôle horaire, sauf si aucun autre moyen n’est possible pour atteindre l’objectif fixé.

Le Code du travail et la CNIL rappellent que cette finalité doit être justifiée par la nature des missions confiées et proportionnée au but recherché. Par exemple, dans le transport ou de la nature itinérante de certaines fonctions, un suivi en temps réel peut s’avérer légitime pour garantir la sécurité des conducteurs ou contrôler le respect d’un itinéraire. 

En revanche, l’employeur ne peut pas utiliser ces données pour surveiller les pauses ou évaluer la performance d’un salarié en dehors de tout lien direct avec son activité professionnelle.

Comment Geotab accompagne les entreprises dans le respect du cadre légal

Geotab conçoit ses dispositifs de géolocalisation de manière à permettre aux entreprises de mettre en place un suivi performant et conforme au Code du travail, à la CNIL et au RGPD. Les solutions proposées offrent des fonctionnalités avancées, telles que la définition de plages horaires, la création de zones géographiques, l’activation ou la désactivation du suivi selon l’usage.

L’accès aux données est sécurisé et réservé aux personnes autorisées, conformément aux règles en vigueur, tout comme pour la durée de conservation. Les représentants du personnel peuvent être associés à la mise en œuvre et à l’audit régulier des paramètres, afin de garantir que le personnel, dans le cadre de ses missions, bénéficie d’une protection optimale de sa vie privée.

La loi sur la géolocalisation au travail impose un équilibre entre les besoins de contrôle et la protection des salariés. Grâce à une mise en place réfléchie, respectueuse de la vie privée et conforme aux textes, il est possible d’exploiter pleinement les bénéfices de la géolocalisation des salariés sans enfreindre leurs droits.