Tout savoir sur l’indemnité kilométrique

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ? 

L’indemnité kilométrique vise à rembourser les frais de déplacement engagés lorsqu’un salarié ou un indépendant utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elle permet de couvrir des dépenses telles que le carburant, l’usure du véhicule ou encore l’entretien.

Avant de voir comment elle est calculée et attribuée, il est important d’en préciser la définition et les conditions d'application.

Définition de l’indemnité kilométrique

L’indemnité kilométrique désigne une somme versée pour compenser les frais engagés lors de l’utilisation du véhicule personnel à des fins d’activité professionnelle. Elle couvre plusieurs éléments liés aux déplacements : 

• l’usure du véhicule ;
• l’assurance ;
• les dépenses de carburant ;
• l’entretien.

Cette compensation s’applique aux trajets effectués dans le cadre d'une mission ou d'un déplacement professionnel spécifique, souvent distinct du simple trajet domicile-travail.

La prise en charge des frais est encadrée par le Code du travail, en particulier par les articles L3261-3 et L3261-4. L’article L3261-3 prévoit par ailleurs que l’employeur peut, de manière facultative, prendre en charge tout ou partie des frais engagés par le salarié pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail, notamment par une indemnité kilométrique. L’article L3261-4 précise que cette prise en charge bénéficie, sous certaines conditions, d’une exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, dans la limite d’un plafond fixé par la réglementation.

Les indemnités kilométriques concernent principalement les salariés utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de leur activité professionnelle. Les travailleurs indépendants peuvent opter pour une déduction forfaitaire ou déduire les frais réels liés à l'usage de leur véhicule professionnel selon leur statut (régime BIC ou BNC, notamment via la déduction des frais réels ou l'application d'un barème kilométrique spécifique).

Différents types de véhicules personnels sont concernés par cette indemnité : voitures thermiques, véhicules électriques, deux-roues motorisés comme les scooters ou motos, et dans certains cas les vélos. 

Comment est calculée l’indemnité kilométrique ?

Le calcul de l’indemnité kilométrique repose sur un barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème fiscal prend en compte principalement le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Il permet d’établir un montant de remboursement proportionnel à la distance parcourue et aux caractéristiques techniques du véhicule.

À noter : Pour encourager la transition énergétique, une majoration de 20 % est appliquée au montant de l'indemnité pour les véhicules électriques.

Barème kilométrique 2025 pour les voitures

Source : barème fiscal 2025.

Barème kilométrique 2025 pour les deux-roues motorisés

Source : barème fiscal 2025.

Fonctionnement du barème

Le montant de l’indemnité varie principalement en fonction du kilométrage parcouru et de la puissance fiscale du véhicule (Indiquée case P. 6 du certificat d’immatriculation) .
Plus le nombre de kilomètres parcourus est élevé et plus la puissance fiscale est importante, plus le remboursement par kilomètre augmente. Ce système garantit une indemnisation proportionnelle à l’usage réel du véhicule.

Une actualisation annuelle indispensable

Chaque année, l’administration fiscale est chargée de mettre à jour le barème kilométrique pour refléter l’évolution des coûts de transport (carburant, entretien, usure, etc.).
Toutefois, pour l'année 2025, aucune revalorisation n'a été appliquée par rapport à l'année précédente.

Les variables à prendre en compte

Pour utiliser correctement le barème fiscal, plusieurs éléments doivent être considérés :

• Le type de véhicule utilisé (voiture, deux-roues motorisé) ;
• Le kilométrage effectué sur l’année ;
• L’usage du véhicule : exclusivement professionnel ou mixte (usage privé et professionnel).

Pourquoi l’indemnité kilométrique est-elle importante pour les entreprises ?

Mettre en place l’indemnité kilométrique facilite la gestion des notes de frais au sein des organisations. En s’appuyant sur un barème officiel, les entreprises simplifient le traitement administratif, standardisent les remboursements et réduisent les risques d’erreurs ou de litiges liés aux notes de frais. L’utilisation d’un logiciel de gestion permet d'automatiser l’application du barème et de centraliser les justificatifs nécessaires pour chaque déplacement.

Sur le plan financier, l’indemnité kilométrique contribue à une meilleure optimisation des coûts de déplacement. En favorisant le recours au remboursement des frais engagés plutôt qu’à l’attribution systématique de véhicules de fonction, l’entreprise maîtrise plus précisément son budget et limite les charges liées à l’entretien et à l’assurance. 

Enfin, le recours à l’indemnité kilométrique garantit une parfaite traçabilité des déplacements professionnels. Chaque remboursement est associé à des trajets clairement identifiables, utiles en cas de contrôle ou lors de la déclaration de revenus.

Conclusion 

L’indemnité kilométrique constitue un outil essentiel pour indemniser les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel. Elle facilite le remboursement de ses frais et optimise la gestion des frais professionnels ainsi que des dépenses liées aux déplacements.

Grâce à un barème applicable clair, elle assure la couverture des frais engagés lors des trajets, sans nécessiter l’attribution systématique d’un véhicule de fonction.