Géofencing : réduire les coûts et les risques des flottes

Une zone virtuelle est un périmètre virtuel créé autour d'une zone d'intérêt dans le monde réel. Associé au suivi GPS des véhicules et à des règles personnalisées, le géofencing permet aux gestionnaires de flotte d'automatiser la surveillance de routine au lieu de vérifier continuellement l'emplacement des véhicules par eux-mêmes. Ce guide explique comment les flottes peuvent utiliser le géofencing pour optimiser les opérations et réduire les risques et la responsabilité, tout en diminuant le temps d'administration et de gestion.  

Qu'est-ce que le géofencing ? 

Le géofencing est une technologie basée sur la localisation qui utilise des coordonnées GPS pour créer des frontières virtuelles autour de n'importe quelle zone physique. Les zones virtuelles deviennent utiles sur le plan opérationnel lorsqu'elles sont utilisées avec des règles de logique conditionnelle dans un logiciel de gestion de flotte, pouvant déclencher des actions spécifiques (telles qu'une alerte ou une notification) lorsqu'un véhicule ou un actif suivi entre, sort ou reste dans la zone définie pendant une période spécifiée. 

Contrairement au suivi GPS standard, qui montre aux gestionnaires de flotte où se trouve un véhicule, le géofencing les aide à identifier le moment exact où un événement lié à l'emplacement nécessite une action.

Comment les gestionnaires de flotte utilisent-ils le géofencing pour optimiser leurs opérations ? 

Avec le géofencing, les utilisateurs peuvent tracer des périmètres virtuels autour de zones de travail définies, de sites de clients, de stations-service, de frontières nationales, de zones à faibles émissions (ZFE-m), de domiciles et d'autres emplacements importants sur le plan opérationnel. 

Lorsqu'il est combiné à des rapports d'exceptions et à des notifications, le géofencing peut aider les flottes à :

1. Surveiller l'activité des véhicules et le respect des itinéraires.
2. Suivre et protéger les actifs de grande valeur.
3. Améliorer la productivité et l'utilisation des actifs.
4. Se conformer aux réglementations des zones d'accès restreint.
5. Automatiser les mises à jour pour les clients et les rapports opérationnels.

Le géofencing aide les gestionnaires de flotte à surveiller l'activité des véhicules

Avec le suivi GPS standard, les gestionnaires de flotte doivent garder un œil constant sur la carte pour vérifier où se trouvent les véhicules et si les conducteurs suivent les itinéraires prévus.

Le géofencing élimine une grande partie de ce travail manuel. Les gestionnaires de flotte peuvent établir des zones virtuelles autour des emplacements importants et ne recevoir une alerte que lorsqu'une exception prédéfinie se produit, comme un véhicule quittant son itinéraire, entrant dans une zone non autorisée ou restant à un emplacement plus longtemps que prévu.

La création de zones virtuelles autour des sites des clients permet également d'enregistrer automatiquement les heures d'arrivée et de départ. Cela peut réduire la dépendance aux feuilles de temps manuelles, améliorer la précision des relevés d'intervention et révéler les retards récurrents pour une enquête plus approfondie. 

Le géofencing protège les actifs de grande valeur

Les loueurs peuvent utiliser des zones virtuelles pour identifier quand les véhicules traversent les frontières nationales ou quittent une zone d'exploitation convenue. Lorsqu'un contrat de location limite le véhicule à un pays ou à une région en particulier, une alerte en temps quasi réel permet à l'opérateur d'enquêter rapidement sur le mouvement et d'établir si le véhicule est utilisé sans autorisation.

Les entreprises de construction peuvent utiliser le même principe pour protéger les équipements mobiles, les remorques et autres matériels de valeur. Une zone virtuelle autour d'un chantier de construction peut déclencher une alerte si un actif suivi quitte le site de manière inattendue, permettant à l'entreprise de réagir rapidement à un vol potentiel ou à un mouvement inapproprié.

Bien que le géofencing n'empêche pas le vol en soi, il peut considérablement raccourcir le délai entre un mouvement non autorisé et le moment où l'opérateur en prend conscience.  

Les zones virtuelles améliorent la productivité et l'utilisation des actifs

Les gestionnaires de flotte peuvent créer des alertes lorsque les véhicules restent dans un endroit défini pendant plus longtemps qu'une période convenue. Cela permet d'identifier les arrêts prolongés dans les stations-service, le temps excessif passé dans les locaux des clients ou les véhicules bloqués dans les centres de réparation plus longtemps que prévu.

Ces informations fournissent le contexte nécessaire pour rechercher la cause. Un long arrêt peut indiquer une pause prolongée, une congestion sur le site d'un client ou des processus de chargement inefficaces.

Les zones résidentielles peuvent également aider les flottes à identifier l'utilisation des véhicules en dehors des heures de travail ou les véhicules commençant et terminant en dehors des heures de travail convenues. Cependant, parce que les zones virtuelles basées sur le domicile touchent de près à la vie privée d'un employé, leur utilisation nécessite une attention particulière en vertu de la loi sur la protection des données.

Les zones virtuelles autour des dépôts peuvent fournir des rapports d'exceptions supplémentaires, mettant en évidence les véhicules qui partent en retard, reviennent de manière inattendue tôt ou restent inutilisés alors qu'ils étaient programmés pour le travail.

Le géofencing pour la conformité avec les zones restreintes (ZFE-m)

En France, le déploiement des Zones à Faibles Émissions mobilité (ZFE-m) restreint l'accès aux centres urbains selon la vignette Crit'Air des véhicules. De nombreux autres pays européens disposent de zones similaires, telles que les Low Emission Zones (LEZ) et les Clean Air Zones (CAZ) au Royaume-Uni.

Gérer les différentes classifications de véhicules, les exigences en matière d'émissions et les règles de paiement peut créer une charge administrative importante pour les flottes opérant dans plusieurs villes.

En créant des zones virtuelles autour de ces ZFE-m et en les associant aux normes d'émissions des véhicules, les équipes de flotte peuvent générer des rapports ou des alertes lorsqu'un véhicule non conforme pénètre dans une zone. Les équipes administratives peuvent alors confirmer si une action ou un paiement est requis, ce qui permet d'automatiser le suivi de conformité Crit'Air et d'éviter les contraventions.

Les zones virtuelles peuvent également faciliter le contrôle d'accès sur les sites des clients, les projets de construction et les lieux dangereux. Une alerte peut informer les responsables lorsqu'un véhicule pénètre dans une zone restreinte, leur permettant de confirmer que le conducteur et le véhicule répondent aux exigences du site concerné.

Le géofencing simplifie les rapports clients

Les équipes de répartition peuvent utiliser des zones virtuelles pour déclencher des notifications automatisées aux clients lorsqu'un véhicule de livraison s’approche ou arrive sur un site.

Cela réduit le temps passé à fournir des mises à jour d'avancement manuelles et donne aux clients une plus grande visibilité sur les heures d'arrivée prévues. Les heures d'entrée et de sortie enregistrées peuvent également servir de preuve de présence, soutenir les rapports de niveau de service et faciliter la résolution des litiges.

Géofencing vs suivi GPS de base — quelle est la différence ?

Le suivi GPS fournit les données de localisation sur lesquelles repose le géofencing. Le géofencing ajoute ensuite une couche de gestion en appliquant des règles à ces données et en informant l'équipe concernée lorsqu'une action peut être requise. Voici un résumé de leurs différences :

Le géofencing aide Tarmac à augmenter l'utilisation des véhicules et à réduire les coûts 

Tarmac est l'un des principaux fournisseurs britanniques de matériaux de construction. Son équipe de gestion de flotte utilise le géofencing pour faciliter deux processus spécifiques :  

1. L'équipe des opérations a établi des zones virtuelles autour des concessionnaires de ses constructeurs, générant une notification si un véhicule ne bouge pas pendant plus de 48 heures. Cela alerte l'équipe de gestion de la flotte si un véhicule est immobilisé en attente de réparation et que le garage n'y travaille pas. En effectuant un suivi de ces cas avec les concessionnaires, l'équipe a amélioré les taux d'utilisation de la flotte. 
    
2. Des zones virtuelles sont également utilisées pour les zones à faibles émissions du Royaume-Uni (telles que l'ULEZ et la LEZ de Londres). Une règle personnalisée déclenche un rapport de synthèse quotidien de tous les véhicules non conformes ayant pénétré dans ces zones, afin que l'équipe administrative puisse effectuer les paiements rapidement et éviter le risque d'amendes. 

Quelles sont les considérations liées au RGPD pour le géofencing et le suivi des véhicules ? 

Le géofencing repose sur les données de localisation GPS. Lorsque ces informations peuvent être liées à un conducteur identifiable, elles sont susceptibles de constituer des données à caractère personnel et doivent être traitées conformément au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en France et en Europe.

Les employeurs doivent avoir une raison légale et claire de collecter des données de localisation et ne doivent surveiller les véhicules que dans la mesure nécessaire à l'objectif déclaré. Les utilisations légitimes peuvent inclure la protection des actifs de l'entreprise, la confirmation de la prestation de services, l'amélioration de la sécurité des conducteurs ou la gestion de l'utilisation autorisée des véhicules de l'entreprise. 

Les conducteurs doivent être informés des informations qui sont collectées, de la raison pour laquelle elles sont nécessaires, des moments où le suivi fonctionne, des personnes qui peuvent consulter les informations et de la durée de conservation des données. L'accès doit être restreint aux utilisateurs autorisés et les périodes de conservation doivent refléter la finalité pour laquelle les données ont été collectées.

Une attention particulière doit être accordée lorsque les employés sont autorisés à utiliser des véhicules à des fins privées ou à les ramener chez eux. Une zone virtuelle autour d'une adresse de domicile peut révéler bien plus que si un véhicule est arrivé ou parti. Au fil du temps, cela peut exposer des habitudes liées aux mouvements d'un employé, à ses heures de travail et à sa vie privée. Les flottes doivent donc se demander si le même objectif peut être atteint par des moyens moins intrusifs et empêcher toute visibilité inutile des données de localisation lors d'une utilisation personnelle autorisée.

Une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD) peut être requise lorsque la surveillance prévue est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les personnes. Même lorsqu'elle n'est pas obligatoire, la réalisation d'une évaluation peut aider une organisation à documenter la raison pour laquelle la surveillance est nécessaire, proportionnée et contrôlée de manière appropriée.

Comment Geotab aide les flottes à optimiser leurs opérations avec le géofencing

Le logiciel de gestion de flotte MyGeotab combine les données de localisation des véhicules avec des zones configurables, des règles, des rapports et des notifications, permettant aux équipes de flotte de gérer par exceptions plutôt que de surveiller continuellement les véhicules sur une carte.

Les opérateurs peuvent créer des zones virtuelles (geofences) puis définir l'événement qui doit déclencher une action. Des notifications peuvent être émises lorsqu'un véhicule entre ou sort d'une zone, y reste trop longtemps ou se déplace en dehors d'une zone autorisée. Cela permet aux flottes d'automatiser les rapports d'arrivée, d'identifier les retards évitables, de protéger les actifs précieux et de réagir rapidement aux utilisations non autorisées.

Le moteur de règles de Geotab permet également de transformer les événements de localisation en flux de travail reproductibles. Les équipes de flotte peuvent recevoir des alertes et des notifications, produire des rapports d'irrégularité et combiner l'activité de la zone avec d'autres informations sur les véhicules pour comprendre non seulement où un événement s'est produit, mais s'il nécessite une intervention.

Pour les véhicules disponibles pour un usage personnel autorisé, le mode privé offre un contrôle supplémentaire de la confidentialité. Les conducteurs ou les utilisateurs autorisés peuvent activer le mode personnel pendant des périodes désignées via l'application Geotab Drive ou MyGeotab. Lorsqu'il est activé, les informations dérivées du GPS telles que la position du véhicule, les trajets et les profils de vitesse ne s'affichent pas.

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