Gestão de frotas: o que é, como gerenciar frotas e dicas. Confira o guia completo!

O que é gestão de frota?

O gerenciamento de frota é uma função destinada às empresas e agências que dependem do transporte para fornecer seus produtos ou serviços. Esse processo foi criado para controlar custos, gerenciar a produtividade e reduzir riscos. A atividade de gerenciamento de frota pode beneficiar significativamente uma organização, por exemplo, aumentando a eficiência na aquisição de veículos e no gerenciamento de combustível, fortalecendo a conformidade, intensificando a segurança dos funcionários e reduzindo as emissões de carbono. 

“O gerenciamento de frota exerce um papel importantíssimo e imprescindível em muitos setores, da construção à entrega do produto final, além de ser um processo em constante evolução. Hoje e no futuro, novos avanços em tecnologia telemática e software de gerenciamento de frota continuarão ajudando a simplificar e dinamizar a tarefa de gerenciamento de frota”, afirmou Neil Cawse, CEO da Geotab. “Com a exploração da telemática e da tecnologia de veículos conectados, os gerentes de frota terão acesso a dados da sua frota de veículos em um local seguro, o que os ajudará a tomar decisões conscientes e otimizar a frota.” 

Qual é o trabalho dos departamentos de gestão de frota?

As responsabilidades dos departamentos de gestão de frota e dos gerentes de frota incluem: 

1. Treinamento e conformidade do motorista

Isso pode incluir administração geral, análises de carteiras de motoristas, preservação de dados, relatórios de conformidade e instruções para o motorista em consonância com os padrões de conformidade locais, regionais ou nacionais.

2. Manutenção da frota

A manutenção da frota consiste no gerenciamento de políticas e processos criados para manter os veículos da empresa em condições operacionais seguras e confiáveis a fim de proteger os motoristas e o valor residual.

3. Gerenciamento de contratos e planejamento fiscal

Para a boa prática do gerenciamento de frota, é fundamental que estejam em vigor contratos de negociação de novos veículos e equipamentos, previsão de substituição de veículos, descarte de veículos e equipamentos fora de serviço e gerenciamento de contratos de frota referentes a peças, serviços e combustível.

4. Gerenciamento de combustível

Os gerentes de frota são responsáveis por gerenciar os tipos de combustível, que incluem gasolina, gás natural e energia elétrica, bem como os devidos procedimentos de reparo e conformidade associados a eles.

5. Planejamento e otimização de rotas

O planejamento e a otimização de rotas implicam restringir rotas para aumentar a produtividade da frota, reformular rotas e alocar veículos, desenvolver zonas personalizadas, avaliar paradas perdidas ou desativadas, estabelecer uma comparação entre horários de chegada planejados e reais e a duração das paradas e acompanhar o tempo de percurso e o tempo gasto em zonas definidas.

Tipos de gestão de frota

O gerenciamento de frota de veículos pode ser realizado internamente em uma organização ou por uma empresa de gestão de frota terceirizada. As empresas de gestão de frota oferecem diferentes modalidades de serviços, como: 

O gerenciamento de frota de veículos pode ser realizado internamente em uma organização ou por uma empresa de gerenciamento de frota terceirizada. As empresas de gerenciamento de frota oferecem diferentes modalidades de serviços, como: 

• Aluguel de veículos
• Aquisição e remarketing
• Gerenciamento da cadeia de suprimentos
• Gerenciamento de combustível
• Serviços de manutenção
• Programas de segurança
• Reação a colisões
• Serviços de conformidade e pedágios
• Gerenciamento de garagens

Por que o gerenciamento de frota é importante?

Seja um caminhão ou dez mil caminhões, a gestão de frota é fundamental para o sucesso das operações comerciais. Rastrear a localização e a condição dos veículos, bem como as programações de manutenção e o consumo de combustível, ajuda no gerenciamento de custos e prolonga a vida útil do equipamento.

A finalidade geral do gerenciamento de frota é o aprimoramento contínuo. Esse contexto inclui inúmeras metas, dentre elas, o rastreamento de veículos e equipamentos, o aumento da segurança, o monitoramento do ciclo de vida dos veículos comerciais e a redução de riscos, o aumento da eficiência e da produtividade e a manutenção da conformidade com as normas. À medida que mais empresas adotam o uso de veículos elétricos e a sustentabilidade da frota, a redução das emissões torna-se também uma meta principal.

Como funciona a gestão de frota?

A gestão de frota funciona basicamente da mesma forma em qualquer empresa que aluga ou possui uma frota de veículos. O processo e a estratégia de gestão de frota implicam manter operações ininterruptas e eficientes e envolvem as seguintes estratégias principais:

• Aquisição de veículos
• Monitoramento da eficiência de combustível
• Cuidado com o uso do veículo
• Controle do comportamento do motorista
• Minimização dos custos e riscos operacionais

Há uma pressão constante para reduzir o custo total dos veículos, aplicar as políticas de segurança do motorista, minimizar os riscos e aumentar a produtividade. Por essa razão, os gerentes de frota utilizam a tecnologia telemática, um software e análise de dados que pode ajudá-los a superar os inúmeros desafios comerciais que enfrentam.

O que é um sistema de gerenciamento de frota?

O sistema de gerenciamento de frota é uma plataforma de software com a qual os gerentes podem rastrear e gerenciar veículos e técnicos. Esses sistemas podem ajudar a controlar os principais dados de desempenho, obter insights e análises em tempo real e ajudar no planejamento dos negócios.

Ao usar um sistema de gerenciamento de frota, os gerentes recebem dados sobre disponibilidade de veículos, atualizações de entrega, horas acumuladas na estrada, alertas meteorológicos e ajustes estratégicos de rota, entre outros, tudo em tempo real. Tudo isso é feito por meio de um processo conhecido como telemática.

Telemática refere-se ao uso integrado das tecnologias de informação e comunicação. A tecnologia pode enviar, receber e armazenar informações em veículos por meio de dispositivos de telecomunicação. Telemática envolve o dispositivo de comunicação instalado no veículo, os serviços e os aplicativos usados em veículos equipados com GPS.

A função da telemática na gestão de frota

A telemática é comumente integrada às frotas por meio de portas de diagnóstico de bordo (OBD) do veículo para fornecer dados para plataformas de software. A telemática pode ser usada para estimular um comportamento mais seguro e ecologicamente correto do motorista e influenciar a conformidade com as políticas da frota. Além disso, a telemática pode:

• Melhorar o atendimento ao cliente com o uso de monitoramento de GPS em tempo real, relatórios de viagens, despacho e rotas
• Disponibilizar orientações ao motorista no carro, relatórios de risco e comportamento do motorista, notificações de colisão, reconstrução e rastreamento de localização de veículos ou equipamentos perdidos ou roubados
• Usar a manutenção preditiva e o diagnóstico remoto para simplificar a manutenção e os diagnósticos remotos
• Executar o gerenciamento de combustível monitorando a operação de veículos parados com o motor ligado e outros hábitos de condução
• Simplificar a conformidade com ferramentas para registro eletrônico fáceis de usar, horas de serviço (HOS) e relatórios de inspeção de veículos do motorista (DVIR)
• Integre-se a outros sistemas de software, como a tecnologia de câmera integrada ou o software de CRM, e crie até mesmo novos aplicativos
• Gerencie veículos elétricos (VEs) enquanto reduz o impacto ambiental e as emissões de carbono da frota

O que é o software de gerenciamento de frota?

O software de gerenciamento de frota (FMS) é um computador ou software baseado em nuvem com o qual uma pessoa ou equipe pode gerenciar tarefas associadas ao gerenciamento da frota de veículos. Essas tarefas específicas são abrangentes e envolvem desde a aquisição ao descarte de veículos.

O principal objetivo do software de gerenciamento de frota é coletar, armazenar, processar, monitorar, informar, manipular e exportar dados da frota. O software de gerenciamento de frota pode controlar o desempenho da frota e gerar informes sobre métricas da frota por meio de relatórios e análises. As tarefas específicas que o software de gerenciamento de frota pode monitorar incluem veículo, motorista, manutenção, gerenciamento de incidentes e rastreamento de veículos. O objetivo do FMS é simplificar e melhorar a automação e o gerenciamento de uma frota de ponta a ponta. 

Quando a telemática é usada, os gerentes de frota podem implementar soluções inteligentes para executar, automatizar e melhorar o seguinte:

• Gerenciar a otimização de rota
• Garantir a segurança e a conformidade do motorista
• Receber notificações para manutenção preventiva
• Reduzir os custos de operação do veículo parado com o motor ligado, combustível e manutenção
• Gerenciar a utilização de ativos
• Facilitar a conformidade do motorista com políticas e normas
• Objetivos da redução da pegada de carbono

Confira também: O que é um painel de gerenciamento de frota?

Gerenciamento da frota de veículos elétricos

O gerenciamento da frota de veículos elétricos é o processo de supervisionar veículos elétricos e motoristas da empresa, por exemplo, veículos elétricos a bateria (BEVs) e veículos elétricos híbridos plugáveis (PHEVs). Com o software de telemática, os gerentes de frota podem monitorar veículos movidos a gás e veículos elétricos na mesma plataforma. 

Veja a seguir exemplos de métricas de rastreamento de veículos elétricos: 

• Uso de combustível e energia do VE
• Status de carga do veículo elétrico 
• Carga da bateria

Para ter uma ideia de um caso de uso, experimente nossa ​​ferramenta gratuita de degradação da bateria de veículos elétricos para comparar a vida útil da bateria em diferentes marcas e modelos de veículos elétricos e obter dados essenciais que os gerentes de frota devem compreender.

A evolução do rastreamento de frota

A análise de dados, a mobilidade e a tecnologia integrada estão moldando o futuro do gerenciamento de frota. Os Dispositivos de log eletrônico (ELD) para execução de Horas de serviço (HOS) e inspeções de veículos diretamente de um smartphone ou tablet acrescentam um novo nível de eficiência e oferecem benefícios de segurança. As frotas também estão adotando câmeras e telemática de vídeo para fortalecer seus programas de gerenciamento de risco, segurança e conformidade do motorista.

Empresas com conjuntos mais amplos de dados de veículos e motoristas estão usando soluções de dados e IA para obter análises mais profundas. Por exemplo, ao efetuar análises comparativas de suas pontuações de segurança em relação a frotas semelhantes, uma empresa pode entender melhor a situação e adaptar seus programas. Com kits desenvolvimento de software (SDKs) e APIs, as frotas podem vincular operações a recursos humanos, finanças, seguros e outras partes interessadas importantes. Além disso, com esses registros, é possível automatizar processos, reduzir o custo de fazer negócios e obter o máximo valor de seus dados. 

Principais integrações da gestão de frota

As melhores soluções telemáticas viabilizam a integração e um mercado para ajudar as frotas a obter o máximo valor dos dados de seus veículos, o que inclui:

Navegação em tempo real

Otimização da rota

HOS (Horas de serviço)

Relatório de Inspeção de Veículo do Motorista (DVIR)

Diagnóstico e manutenção do veículo

Declaração de impostos para IFTA

Prevenção avançada de colisão

Relatórios de segurança e conformidade

Feedback verbal no veículo

Sistema de ID do motorista

Comparações

Rastreamento de ativos, equipamentos e reboques

Tecnologia de saída de faixa, vídeo e câmera

Gerenciamento de veículos elétricos

Qual é o futuro do gerenciamento de frota?

O gerenciamento de frota evolui no mesmo ritmo do crescimento do mundo da tecnologia. Não apenas está adotando a ideia de sustentabilidade como métrica de rastreamento principal, mas também se tornando mais sintonizado às necessidades do cliente para facilitar a utilização e o progresso tecnológico. À medida que avançarmos, começaremos a constatar maiores avanços em: 

• Tecnologia de blockchain: com o blockchain, os dados são descentralizados e disseminados, gerando anonimato para ajudar a fortalecer a segurança e, ao mesmo tempo, permitir que as empresas acessem facilmente as informações de que necessitam.
• Mobilidade como serviço: essa forma de mobilidade centrada no consumidor também pode ser aplicada ao setor de transportes. Trata-se de uma plataforma sob demanda e em tempo real que pode incorporar qualquer combinação de modos de transporte e consiste em uma oferta completa ao consumidor, do planejamento ao pagamento de viagens.  
• Acesso sem chave ao veículo: chaves digitais, como a Geotab Keyless, facilitam o acesso de clientes e funcionários a veículos compartilhados, com o simples toque de um botão ou pelo uso de um aplicativo. Isso abre oportunidades para que as frotas explorem todo o potencial de seus veículos.
• Soluções em veículos sustentáveis: o mundo começa a demonstrar maior interesse por soluções sustentáveis e, diante disso, novas marcas e modelos de veículos elétricos estão sendo lançados com finalidades cada vez mais diversificadas. De caminhões elétricos para longas distâncias a modelos de consumo adicionais, em breve ficará mais fácil do que nunca acessar os veículos elétricos certos para as necessidades da sua frota.
• Veículos autônomos: embora os carros autônomos ainda pareçam uma ideia distante, há oportunidades no transporte rodoviário para aproveitar os benefícios desses ativos devido à previsibilidade dos padrões de tráfego nas rodovias.

Com a telemática, os gerentes de frota têm acesso a relatórios de diagnóstico de veículos, monitoramento de ativos e insights sobre comportamentos dos motoristas. Com esses dados disponíveis, os gerentes de frota podem obter novos insights sobre seus negócios para planejar e inovar para o futuro.

Quer saber mais? Descubra como você pode simplificar o gerenciamento de frota com a Geotab agendando uma demonstração.