Guia completo: como fazer uma RFP em gestão de frotas e requisitos mais importantes

Criar um Request for Proposal (RFP) para um fornecedor de telemática para gerenciar frotas pode ser uma tarefa desafiadora, porém crucial para empresas que desejam aprimorar a performance de suas frotas. A RFP estabelece as necessidades da empresa e descreve os critérios pelos quais as propostas dos fornecedores serão avaliadas. Selecionar o provedor adequado requer um planejamento meticuloso e envolve a colaboração de várias partes interessadas. 

Por meio da RFP, os gestores de grandes frotas comerciais podem comparar diferentes propostas de forma mais eficiente e determinar a melhor opção para a organização. O primeiro passo desse processo é definir os requisitos-chave, o que é essencial para operações atuais e o que pode ser importante para o sucesso futuro do negócio.

As questões a serem abordadas na RFP podem variar desde aspectos básicos, como:

• Desafios que a frota está enfrentando para os quais precisa de solução;
• Quantidade de dispositivos de telemática necessária;
• Métricas dos veículos ou de comportamento de condução a serem monitoradas.

Até outros mais complexos:

• Necessidade de integração dos dados de telemática a outros sistemas de gestão internos ou software de contabilidade;
• Compatibilidade do sistema de telemática com algum hardware ou software específico;
• Inclusão de veículos elétricos na frota.

Para ajudá-lo neste processo, elaboramos um checklist de preparação para uma RFP de telemática verdadeiramente eficaz. Veja a seguir os detalhes!

O que incluir em sua RFP?

Embora não exista uma abordagem universal para redigir uma RFP de serviços de frota, há pontos críticos que devem ser incluídos para torná-la o mais eficaz possível. Afinal, é desejável que os potenciais fornecedores possam ter uma compreensão clara de como seria trabalhar com sua empresa, tanto durante o processo de RFP quanto a partir do fechamento de negócios.

Ao definir os objetivos de sua frota, pode ser útil considerar suas necessidades em áreas como segurança, produtividade, otimização da frota e sustentabilidade.

Fornecemos mais informações para cada uma das áreas abaixo.

Segurança

Comportamentos perigosos, como excesso de velocidade e distração ao dirigir, podem ser monitorados e corrigidos por meio de orientações aos motoristas, além de automação das medidas de gerenciamento. Ao priorizar a segurança em sua RFP, você estará alinhado com os objetivos de segurança de sua organização, ao mesmo tempo em que reduz os impactos negativos da direção agressiva, como o desgaste prematuro dos veículos. 

Pontos a considerar:

• Relatórios básicos sobre práticas seguras de direção, complementados por orientação avançada aos motoristas;
• Atribuição de motoristas específicos para o uso diário de cada veículo;
• Opções de alerta no veículo, variando de sons audíveis a orientações verbais pré-definidas;
• Sumário de gerenciamento de riscos ou relatórios detalhados de desempenho do motorista e do veículo;
• Estabelecimento de limites de velocidade específicos por região, zona ou grupos para relatórios, orientações e/ou notificações;
• Inclusão da política de uso do cinto de segurança nos resumos de risco do motorista;
• Avaliação de comportamentos como aceleração agressiva, frenagem brusca e desvios nos resumos de risco do motorista;
• Notificações imediatas de colisão para colisões envolvendo um motorista no veículo, incluindo uma reconstrução detalhada do acidente.

Produtividade e otimização

A eficiência da frota, assim como a eficiência nos negócios, visa alcançar o máximo com o mínimo. Isso implica aumentar a produtividade e manter os custos baixos. A eficiência da frota é determinada por uma série de fatores, incluindo produtividade, consumo de combustível, emissões, rotas, custos e segurança dos motoristas.

Incluir recursos de produtividade em sua RFP, garantirá que você tenha as ferramentas necessárias para maximizar o tempo de atividade da frota, equilibrando a atividade de campo com estratégias veiculares, de ativos e de pessoal mais econômicas.

Pontos a considerar:

• Capacidade de comparar o custo operacional da frota com combustíveis alternativos e tipos de veículos;
• Monitoramento dos dados do motor para priorização de reparos preventivos;
• Leituras verdadeiras do odômetro acessíveis por API para integração com outros sistemas de gerenciamento de frota;
• Estado da bateria e notificações para evitar partida rápida;
• Relatórios de eficiência de combustível;
• Relatórios de manutenção veicular;
• Custo do tempo ocioso;
• Compatibilidade com troca de dados em sistemas de gerenciamento de frota.

A telemática pode ser uma aliada nesse objetivo. Por meio do dispositivo Geotab GO e das soluções integradas do Marketplace, os gestores de veículos conectados podem monitorar dados sobre eficiência de combustível, segurança na condução, otimização de rotas e manutenção veicular. Para saber mais sobre otimização de frotas, clique aqui.

Sustentabilidade

Destacar a sustentabilidade em sua RFP ajudará você a focar na minimização de emissões, na economia de combustível, ou na gestão de veículos elétricos. Existem ferramentas que podem ajudá-lo a melhorar o roteamento e reduzir o tempo ocioso, além de calcular a viabilidade de migrar parte ou toda a sua frota para veículos elétricos. 

Pontos a considerar:

• Rastreamento de emissões de CO2;
• Relatórios de consumo de combustível;
• Monitoramento básico de VEs, como relatório de saúde das baterias e status de carregamento em tempo real;
• Monitoramento de dados de energia de direção;
• Dados de carregamento;
• Alertas e notificações de VEs.

O Painel de Frota Ecológica (GFD, Green Fleet Dashboard) da Geotab é uma ferramenta essencial para os operadores de frota que buscam tornar suas frotas mais ecológicas e economizar nos custos de abastecimento. 

Ao criar uma RFP telemática abrangente, que aborde objetivos presentes e futuros de gestão de frota, você estará capacitado a encontrar o fornecedor mais adequado às suas necessidades, garantindo também o sucesso a longo prazo. É importante entender que nem sempre o fornecedor mais barato será capaz de oferecer o serviço necessário para sua empresa. A possibilidade de comparar propostas de diferentes fornecedores permitirá uma escolha mais informada, identificando aquele que é mais qualificado para atender às demandas específicas de sua frota. 

Ao avaliar como os fornecedores preenchem a RFP,  é possível ter uma noção mais clara de sua idoneidade e eficácia. Assim, ao assinar um contrato, você estará mais seguro e livre de possíveis surpresas, garantindo uma parceria sólida e bem-sucedida.

Como a Geotab pode ajudar sua frota?

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