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uma rodovia com varios carros passando

Guia completo: como fazer uma RFP em gestão de frotas e requisitos mais importantes

Última atualização de 17 de abril de 2024 em Gestão de Frotas por Geotab Team |  4 minutos de leitura


É primordial considerar tanto as demandas atuais da frota quanto antecipar as necessidades futuras nos requisitos

Criar um Request for Proposal (RFP) para um fornecedor de telemática para gerenciar frotas pode ser uma tarefa desafiadora, porém crucial para empresas que desejam aprimorar a performance de suas frotas. A RFP estabelece as necessidades da empresa e descreve os critérios pelos quais as propostas dos fornecedores serão avaliadas. Selecionar o provedor adequado requer um planejamento meticuloso e envolve a colaboração de várias partes interessadas. 

 

Por meio da RFP, os gestores de grandes frotas comerciais podem comparar diferentes propostas de forma mais eficiente e determinar a melhor opção para a organização. O primeiro passo desse processo é definir os requisitos-chave, o que é essencial para operações atuais e o que pode ser importante para o sucesso futuro do negócio.

 

As questões a serem abordadas na RFP podem variar desde aspectos básicos, como:

  • Desafios que a frota está enfrentando para os quais precisa de solução;
  • Quantidade de dispositivos de telemática necessária;
  • Métricas dos veículos ou de comportamento de condução a serem monitoradas.

 

Até outros mais complexos:

  • Necessidade de integração dos dados de telemática a outros sistemas de gestão internos ou software de contabilidade;
  • Compatibilidade do sistema de telemática com algum hardware ou software específico;
  • Inclusão de veículos elétricos na frota.

 

Para ajudá-lo neste processo, elaboramos um checklist de preparação para uma RFP de telemática verdadeiramente eficaz. Veja a seguir os detalhes!

 

 

O que incluir em sua RFP?

 

Embora não exista uma abordagem universal para redigir uma RFP de serviços de frota, há pontos críticos que devem ser incluídos para torná-la o mais eficaz possível. Afinal, é desejável que os potenciais fornecedores possam ter uma compreensão clara de como seria trabalhar com sua empresa, tanto durante o processo de RFP quanto a partir do fechamento de negócios.

Ao definir os objetivos de sua frota, pode ser útil considerar suas necessidades em áreas como segurança, produtividade, otimização da frota e sustentabilidade.

 

Fornecemos mais informações para cada uma das áreas abaixo.

 

 

Segurança

 

Comportamentos perigosos, como excesso de velocidade e distração ao dirigir, podem ser monitorados e corrigidos por meio de orientações aos motoristas, além de automação das medidas de gerenciamento. Ao priorizar a segurança em sua RFP, você estará alinhado com os objetivos de segurança de sua organização, ao mesmo tempo em que reduz os impactos negativos da direção agressiva, como o desgaste prematuro dos veículos. 

 

 

Pontos a considerar:

  • Relatórios básicos sobre práticas seguras de direção, complementados por orientação avançada aos motoristas;
  • Atribuição de motoristas específicos para o uso diário de cada veículo;
  • Opções de alerta no veículo, variando de sons audíveis a orientações verbais pré-definidas;
  • Sumário de gerenciamento de riscos ou relatórios detalhados de desempenho do motorista e do veículo;
  • Estabelecimento de limites de velocidade específicos por região, zona ou grupos para relatórios, orientações e/ou notificações;
  • Inclusão da política de uso do cinto de segurança nos resumos de risco do motorista;
  • Avaliação de comportamentos como aceleração agressiva, frenagem brusca e desvios nos resumos de risco do motorista;
  • Notificações imediatas de colisão para colisões envolvendo um motorista no veículo, incluindo uma reconstrução detalhada do acidente.

 

 

 

Produtividade e otimização

 

A eficiência da frota, assim como a eficiência nos negócios, visa alcançar o máximo com o mínimo. Isso implica aumentar a produtividade e manter os custos baixos. A eficiência da frota é determinada por uma série de fatores, incluindo produtividade, consumo de combustível, emissões, rotas, custos e segurança dos motoristas.

 

Incluir recursos de produtividade em sua RFP, garantirá que você tenha as ferramentas necessárias para maximizar o tempo de atividade da frota, equilibrando a atividade de campo com estratégias veiculares, de ativos e de pessoal mais econômicas.

 

 

Pontos a considerar:

  • Capacidade de comparar o custo operacional da frota com combustíveis alternativos e tipos de veículos;
  • Monitoramento dos dados do motor para priorização de reparos preventivos;
  • Leituras verdadeiras do odômetro acessíveis por API para integração com outros sistemas de gerenciamento de frota;
  • Estado da bateria e notificações para evitar partida rápida;
  • Relatórios de eficiência de combustível;
  • Relatórios de manutenção veicular;
  • Custo do tempo ocioso;
  • Compatibilidade com troca de dados em sistemas de gerenciamento de frota.

 

A telemática pode ser uma aliada nesse objetivo. Por meio do dispositivo Geotab GO e das soluções integradas do Marketplace, os gestores de veículos conectados podem monitorar dados sobre eficiência de combustível, segurança na condução, otimização de rotas e manutenção veicular. Para saber mais sobre otimização de frotas, clique aqui.

 

 

Sustentabilidade


Destacar a sustentabilidade em sua RFP ajudará você a focar na minimização de emissões, na economia de combustível, ou na gestão de veículos elétricos. Existem ferramentas que podem ajudá-lo a melhorar o roteamento e reduzir o tempo ocioso, além de calcular a viabilidade de migrar parte ou toda a sua frota para veículos elétricos. 

 

 

Pontos a considerar:

  • Rastreamento de emissões de CO2;
  • Relatórios de consumo de combustível;
  • Monitoramento básico de VEs, como relatório de saúde das baterias e status de carregamento em tempo real;
  • Monitoramento de dados de energia de direção;
  • Dados de carregamento;
  • Alertas e notificações de VEs.

 

Painel de Frota Ecológica (GFD, Green Fleet Dashboard) da Geotab é uma ferramenta essencial para os operadores de frota que buscam tornar suas frotas mais ecológicas e economizar nos custos de abastecimento. 

 

Ao criar uma RFP telemática abrangente, que aborde objetivos presentes e futuros de gestão de frota, você estará capacitado a encontrar o fornecedor mais adequado às suas necessidades, garantindo também o sucesso a longo prazo. É importante entender que nem sempre o fornecedor mais barato será capaz de oferecer o serviço necessário para sua empresa. A possibilidade de comparar propostas de diferentes fornecedores permitirá uma escolha mais informada, identificando aquele que é mais qualificado para atender às demandas específicas de sua frota. 

 

Ao avaliar como os fornecedores preenchem a RFP,  é possível ter uma noção mais clara de sua idoneidade e eficácia. Assim, ao assinar um contrato, você estará mais seguro e livre de possíveis surpresas, garantindo uma parceria sólida e bem-sucedida.

 

 

Como a Geotab pode ajudar sua frota?

 

Agora que você está familiarizado com a criação de uma RFP telemática, descubra como a Geotab pode ajudar. Como líder mundial em IoT e veículos conectados, nossa plataforma oferece a flexibilidade de conectar e capturar dados de dispositivos de hardware telemáticos ou fontes de terceiros. Com a IA e machine learning da Geotab, você pode coletar e acessar insights e dados agregados de milhares de veículos e ativos em todo o mundo. Conecte-se a um ecossistema aberto de hardware, software e complementos para enfrentar novas oportunidades e desafios.

 

Quer aumentar a segurança, desempenho e sustentabilidade de suas frotas ? Entre em contato e solicite uma demo.


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