Condado de Sacramento: Estudo de caso

O desafio: Adquirir uma nova solução telemática para melhorar as operações

Recursos limitados, silos no departamento e ciclos de aquisição estabelecidos. Agências governamentais que operam frotas em todo o país podem atestar: estes são apenas alguns dos problemas comuns enfrentados ao lidar com problemas dentro dos departamentos. Neste caso, a equipe do Condado de Sacramento estava lidando com todos os problemas acima e, para piorar as coisas, os dados imprecisos da solução telemática existente causavam frustração entre aqueles que tentavam melhorar a segurança do motorista para a frota. A incapacidade de identificar os dados de velocidade e localização normalmente usados para orientar motoristas, deixou a equipe sem um método confiável para alcançar o objetivo de melhorar a segurança do motorista. Eles começaram a procurar uma solução telemática mais robusta, mas obter a aprovação parecia um pouco difícil, até que a equipe de Sacramento se deparou com a Geotab. 

A solução: Aquisição simplificada graças ao contrato da Geotab com o estado 

A solução da Geotab era diferente desde o início. Sim, ela poderia fornecer ao condado dados confiáveis necessários para ajudar a informar o programa de segurança do motorista, mas isto foi apenas o começo. Quanto mais eles se beneficiavam dos outros benefícios que a solução integrada da Geotab podia oferecer, mais eles percebiam que poderiam usar esses recursos para ajudar a convencer todos da equipe do Condado de Sacramento a obter uma solução telemática abrangente. Com a Geotab, eles poderiam substituir a plataforma telemática existente e expandir o programa para todos os ativos da frota. A partir daí eles puderam usar os dados para ajudar a identificar veículos subutilizados para redimensionar sua frota de forma correta, otimizando as operações. E os dados não eram apenas superiores a tudo o que usavam antes, mas também eram fáceis de interpretar graças aos painéis disponíveis para cada gerente, a qualquer momento. 

Além disso, a Geotab tornou o processo de aquisição simples, graças ao seu contrato com o Estado da Califórnia. Em 2019, a Geotab firmou um BPA (Blanket Purchase Agreement, Contrato de compra ilimitada de fonte única) para fornecer ao Estado da Califórnia e às frotas das agências governamentais locais com a solução telemática líder do setor. "Saber que o estado da Califórnia e o governo federal usam a Geotab, em minha mente, foi uma justificativa fácil de dar ao escolher a telemática da Geotab, sem mencionar que não há um custo inicial para o hardware ou a instalação", explica Keith Leech, Diretor, Divisão de frota e estacionamento no Condado de Sacramento. "Utilizar o contrato do estado foi muito fácil. Quando levamos a recomendação ao conselho de supervisores para aprovação, não houve literalmente nenhum desafio, todos a aceitaram."

Além disso, a Geotab também foi aprovada por participar do CTP (Continuous Testing Program, Programa de testes contínuos) do BAR (California Bureau of Automotive Repair, Departamento de reparo automotivo da Califórnia). Com o estado da Califórnia exigindo testes de emissões em veículos a cada dois anos, esta foi uma grande ajuda para conseguir aprovar a compra e seguir com a Geotab no Condado de Sacramento. Como um membro autorizado do Programa BAR, a Geotab poderia ajudar a frota do Condado de Sacramento a evitar testes de emissões presenciais por meio do uso de dados telemáticos obtidos diretamente dos veículos. Este é um enorme benefício para a equipe do Condado de Sacramento, pois tradicionalmente os veículos que passam pelo teste de emissões ficam estacionados um dia inteiro, resultando em perda de utilização, sem mencionar o valor de $50 por veículo que agora é economizado. 

A capacidade da equipe de expandir a Geotab para o restante da frota não é uma história incomum. "Depende muito da nossa capacidade de vender o ROI para os outros departamentos", explica Leech. "Não se trata de uma abordagem de cima para baixo. Não tenho autoridade reguladora sobre a política de gestão de frota que sai do conselho de supervisores ou executivos do condado. Essencialmente, se o departamento quiser pagar e implementar telemática GPS em todos os setores, precisamos facilitar isso." A equipe, liderada por Leech, entendeu que a chave para expandir a telemática para os outros departamentos era ajudá-los a entender os benefícios potenciais, como custos reduzidos, utilização aprimorada e outras funcionalidades e recursos que permitissem que a equipe fosse mais proativa com a manutenção dos veículos do departamento. É claro que, com orçamentos rigorosos a serem considerados, Joe Trujillo, gerente da frota do condado de Sacramento, explica: "o fato de que a Geotab forneceu o equipamento e a instalação sem nenhum custo definitivamente nos ajudou a apresentar a solução para outros departamentos."

Os resultados: Dados robustos e confiáveis para orientar a tomada de decisão

Com os dispositivos Geotab a bordo dos veículos, a equipe do condado de Sacramento agora tinha dados robustos e confiáveis necessários para treinar adequadamente os motoristas e aprimorar a segurança. Além disso, com o monitoramento em tempo real é possível reduzir o tempo de diagnóstico quando um veículo entra na oficina e ser mais proativo na identificação de possíveis problemas antes que se transformem em falhas catastróficas.

À medida que a equipe começou a implantar a solução Geotab no Departamento de serviços gerais, outros departamentos começaram a entrar em contato para perguntar se a solução também poderia ser adequada para eles. "Começamos apenas com nosso próprio departamento e recebíamos ligações da proteção animal, recursos hídricos e outros que estavam ouvindo coisas boas", explica Trujillo. "Compartilhamos a experiência positiva com outras equipes e explicamos os benefícios da solução Geotab, agora estamos trabalhando com elas para que implementem a solução em suas equipes."

Os benefícios da telemática foram sentidos em todos os setores. Agora, eles têm dados confiáveis para ajudar a tomar decisões baseadas em dados sobre o TCO (Total Cost of Ownership, Custo total da propriedade), utilização e otimização da frota. Antes da Geotab, a principal contribuição ao tomar decisões sobre a utilização era a quilometragem, o que realmente não é uma indicação do uso real dos veículos. Com a Geotab, agora eles podem confirmar o número total de viagens, o que ajudou uma divisão a remover com confiança vários veículos para redimensionar a frota. 

Olhando as possibilidades futuras com a Geotab

A equipe no Condado de Sacramento está ansiosa para expandir a solução Geotab explorando as oportunidades de compartilhamento de carros para algumas de suas divisões. Eles acreditam que há uma oportunidade significativa de reduzir o número de veículos alugados da frota em vários locais do condado. "Ainda temos várias unidades com baixo uso", explica Trujillo. “Há departamentos que compartilham a mesma localização geográfica, mas têm veículos atribuídos a seus departamentos individuais só por precaução. Com uma solução de compartilhamento de carros podemos encontrar maneiras de gerenciar isso." Leech acrescenta: "Acreditamos que se estes departamentos têm a conveniência de poder planejar com antecedência e reservar veículos, há um enorme potencial para reduzir o número de veículos."

• O condado conseguiu aproveitar o contrato do Estado da Califórnia com a Geotab para simplificar a aquisição e receber equipamento e instalação da Geotab sem nenhum custo adicional.
• Graças aos testes de emissões automatizados por meio da parceria da Geotab com o BAR CTP, o condado evitará o dispendioso tempo de inatividade e a perda na utilização, além de economizar $ 50 por veículo. 
• Vários departamentos no Condado de Sacramento estão planejando ajustar suas frotas com base na solução de compartilhamento de carros da Geotab.

Citação do cliente: 

"A Geotab fornece dados confiáveis que nos ajudam a tomar decisões baseadas em dados sobre TCO e utilização, com o objetivo de ter as melhores práticas de negócios no gerenciamento da frota. Isto nos ajuda a educar os departamentos internos onde existem oportunidades não só de economia operacional por meio de melhorias na utilização, mas também de aprimorar a sustentabilidade da frota ao implementar combustíveis renováveis e eletrificação no futuro." 

– Keith Leech, Diretor, Divisão de frotas e estacionamento do Condado de Sacramento