Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion de flotte ?

Les gestionnaires peuvent recourir à de nombreux types de rapports pour accroître l’efficacité et la productivité d’une flotte. Il existe deux grandes catégories de rapports : le tableau de bord de la flotte et les rapports par e-mail. Dans ce blog, nous interrogeons Donald Tuggle, spécialiste de l’automatisation numérique chez Geotab, au sujet des différences et des avantages de chaque type de rapport. 

Rapports du tableau de bord de la flotte

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de flotte ? 

Tout rapport qui mesure la flotte et est de type graphique peut être considéré comme un rapport de tableau de bord.

Quels sont les avantages des rapports de tableau de bord ?

Les rapports de tableau de bord fournissent une représentation visuelle de l’état de votre flotte et de ses performances. Ils sont utilisés pour prendre des décisions d'un coup d’œil.

Pouvez-vous nous donner un exemple de rapport de tableau de bord Geotab populaire ?

Le rapport sur l’état du boîtier (en anglais) est un tableau de bord de flotte qui permet à MyGeotab de mieux comprendre l'intégrité et la communication des boîtiers se trouvant dans les véhicules. Les gestionnaires peuvent utiliser ce rapport pour identifier en temps réel tout problème relatif à l’état des dispositifs, notamment : 

• boîtiers débranchés
• service perdu
• boîtiers non installés

Les boitiers « non installés » sont des unités de suivi du GO de Geotab qui ont été ajoutées à la base de données, mais qui n’ont pas encore communiqué. Pour en savoir plus sur l’installation d’un boîtier télématique et voir des exemples d’installations correctes et incorrectes, consultez cet article du blog (en anglais).  

Les gestionnaires peuvent personnaliser la période de rafraîchissement en fonction de leurs besoins spécifiques. Elle peut être définie toutes les 30 minutes, tous les jours ou même tous les trimestres. 

Téléchargez le rapport sur l’état du dispositif sur la Marketplace de Geotab.

À quelle fréquence vérifieriez-vous le rapport de tableau de bord ?

La fréquence peut aller d’une fois par jour à selon les besoins, en fonction du cas d’utilisation. En ce qui concerne les routines, il est important de définir les prochaines productions et les temps de rafraîchissement. Lorsque les gestionnaires déterminent à quel moment leurs rapports contiennent les données les plus récentes, cela peut les aider à définir la fréquence de consultation de leur tableau de bord.

Gestion de la flotte et rapports par e-mail 

Que sont les rapports par e-mail de gestion de la flotte ?

Un rapport par e-mail de gestion de la flotte est un rapport, qu’il soit personnalisé ou intégré, qui fournit des informations clés sur la flotte et peut être envoyé par e-mail via MyGeotab. Les rapports par e-mail sont disponibles au format PDF ou Excel.

Quels sont les avantages des rapports envoyés par e-mail ?

Le principal avantage des rapports envoyés par e-mail est qu'il n'est pas nécessaire de se déplacer pour les obtenir. Les rapports envoyés par e-mail peuvent facilement synthétiser les données, les tableaux ou les graphiques et être envoyés directement dans la boîte de réception d’une personne.

La mise en place de rapports par e-mail présente plusieurs avantages : 

• Envoyer des rapports aux personnes qui n’ont pas accès aux données de la base pour des  raisons de sécurité.
• Envoyer des rapports par e-mail permet de tenir informé le personnel au sein de l’organisation.

Quel type de rapports les gestionnaires de flotte configurent-ils pour l'envoi par e-mail ?

Voici quelques exemples de rapports par e-mail populaires pour la gestion de flotte : 

• Rapport sur les rappels d'entretien
• Carte de performance de sécurité
• Rapport sur l’état du boîtier
• Tout rapport que vous avez configuré pour être conditionnel

Découvrez d’autres rapports de gestion de flotte personnalisés gratuits (en anglais).

Comment configurer les rapports par e-mail ?

Découvrez comment configurer un rapport par e-mail dans cet article Geotab Community (en anglais). Il existe également une vidéo d’instruction qui montre comment automatiser les rapports. 

Dans les paramètres de l’interface utilisateur de MyGeotab, les administrateurs peuvent sélectionner les personnes qui peuvent recevoir des rapports par e-mail. Notez également qu’il existe des limites de taille liées aux rapports par e-mail. Pour en savoir plus sur l’inscription/la désinscription et les limites de l’envoi par e-mail, consultez le Guide du produit Geotab. 

Comment déterminer la fréquence ? 

La fréquence dépend de la mission du gestionnaire de flotte. Réfléchissez à la fréquence à laquelle vous avez besoin des informations contenues dans le rapport (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle). 

Certains gestionnaires de flotte choisissent de mettre en place et de recevoir des rapports en continu qui incluent les données des dernières 24 heures. L’avantage d’un rapport en continu est qu’il donne au gestionnaire les informations nécessaires pour prendre des décisions en début de journée.

Voir aussi : Comment concevoir un rapport de tableau de bord personnalisé (en anglais)

Exploiter ces rapports

L’utilisation d’un tableau de bord de flotte et de rapports par e-mail peut vous aider à passer votre flotte au niveau supérieur. Un système robuste de gestion de flotte et de rapports peut également contribuer à une réduction des coûts et à un renforcement de la sécurité et de la conformité. 

Visitez le Fleet Success Center dans Geotab Community afin de poser des questions, de publier vos conseils ou de nous faire part de votre expérience.