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Gerenciamento por exceção

Publicado em 27 de Junho de 2022 em Produtividade por Frankie Van Puyenbroeck |  5 minutos de leitura


O gerenciamento por exceção dá a você mais tempo para se concentrar nas prioridades que mais afetam sua frota.

Como gestor de frota, pode ser desafiador equilibrar o curso estratégico da empresa e também resolver os problemas e as tarefas do dia a dia. O gerenciamento de tarefas diárias geralmente atrapalha a definição de metas de longo prazo e a avaliação de resultados e tendências de desempenho, o que pode levar a uma perda geral na produtividade. Considere o gerenciamento por exceção e use as exceções de regras do MyGeotab para melhorar o gerenciamento e a produtividade da sua frota. 

O que são as exceções de regras no MyGeotab? 

Gerencie sua frota de forma mais eficiente com a ajuda das exceções de regras no MyGeotab. As exceções ocorrem quando uma regra definida para a sua frota no MyGeotab é descumprida.  

O gerenciamento de uma exceção de regras funciona da seguinte maneira: um limite máximo ou mínimo permitido é definido (como velocidade ou tempo em que o veículo fica parado com motor ligado), o software monitora a conformidade com essas regras e, em seguida, o gerenciamento intervém e fornece instruções somente quando o limite é ultrapassado ou tendências são encontradas.

stats wheel chart graphic

 

Como o gerenciamento por exceção funciona? 

Como primeira etapa, os gestores de frota precisam determinar uma base de referência. Por exemplo, qual é a velocidade máxima aceitável para a sua frota? Sobretudo, se um motorista ultrapassar essa velocidade e você receber um alerta de exceção, qual será a sua política para lidar com essas exceções? 

Determine a política da sua empresa

Esse é um bom momento para dar uma olhada nas políticas da sua frota, ou para criá-las caso ainda não existam, e garantir que suas regras criadas correspondam às políticas da empresa. A próxima etapa é determinar o número de violações que o motorista pode cometer antes de você tomar uma medida, estabelecer como as medidas serão diferenciadas de acordo com cada regra e definir quais serão essas medidas. 

 

Depois de especificar as regras, compartilhe as políticas com seus motoristas. Dessa forma, os motoristas saberão o que o gerenciamento espera e poderão tomar medidas adequadas para melhorar o desempenho. 

Adicione sua política no MyGeotab

A Geotab facilitou bastante para os gestores a tarefa de definir os limites nos sistemas de frota. Você pode navegar por uma grande lista de regras comuns e eficazes que foram predefinidas para serem aplicadas à sua frota. Você também pode ajustar regras predefinidas para corresponder às políticas da empresa ou criar uma nova usando a interface de script. Os painéis da Geotab, juntamente com as ferramentas de notificação de exceção, oferecem tudo de que você precisa para criar, definir e gerenciar sua frota com eficiência.

Crie limites de regra eficientes

Para que você não exagere, negligencie ou se exceda, comece definindo limites que destaquem apenas resultados indesejados ou resultados que exigiriam medidas adicionais. Para isso, você pode aplicar as quatro regras básicas a seguir:

  1. Defina limites que façam sentido: gaste o tempo necessário para garantir que seus limites sejam significativos e sensatos.
  2. Fique longe quando estiver funcionando: quando todos os processos estiverem funcionando sem problemas, prossiga para outras áreas principais enquanto supervisiona as funções atuais.
  3. Concentre-se em eliminar as exceções: agora que tem mais tempo, você pode concentrar sua atenção em eliminar quaisquer exceções (ou fatores que levam a exceções) para que elas não voltem a ocorrer. Uma exceção que continua voltando é algo contraprodutivo. Talvez seja necessário aplicar uma abordagem diferente.
  4. Use um reforço positivo: conforme diz o velho ditado, os incentivos funcionam melhor do que as punições. Em vez de recorrer a medidas disciplinares para exceções de regras, considere introduzir recompensas para os motoristas que superarem os padrões de desempenho ou reconhecer publicamente o bom trabalho deles. Esse pode ser um método eficaz para aumentar o desempenho da frota. 

Como o gerenciamento por exceção pode melhorar o desempenho dos negócios?

Gerenciar a produtividade 

Se você pretende melhorar a produtividade da sua frota, configure regras personalizadas para a entrada e saída de zonas, o tempo de condução e a duração da parada. Para definir conjuntos de regras relacionados a zonas, você deve primeiro identificar as zonas que deseja monitorar. Por exemplo, os seus funcionários estão saindo antes do horário em vez de estarem trabalhando? Tudo o que você precisa fazer é configurar zonas em torno das áreas de preocupação e, em seguida, definir regras de acordo com isso. Você receberá uma notificação assim que alguém chegar atrasado, sair com antecedência da zona durante o horário de trabalho e muito mais. 

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Se o tempo de condução for o foco, as regras definidas no MyGeotab poderão alertar você sobre tempos de condução que ultrapassarem os padrões estabelecidos. Elas também podem indicar a necessidade de roteamento para aumentar a produtividade e diminuir o tempo de condução. Por exemplo, se os motoristas tiverem o hábito de permanecer no veículo e não trabalhar por mais tempo do que você gostaria durante o horário de trabalho, uma regra para alertar quando a duração da parada/do tempo parado com motor ligado ultrapassar o limite definido será um bom indicador. 

Aumentar a segurança 

Proteja os seus motoristas (em inglês) e a sua frota definindo regras personalizadas para velocidade, freada, aceleração e viradas bruscas. Lembre-se de considerar o fabricante de cada modelo ao estabelecer essas regras. Qual o peso? Onde está o centro de gravidade? A sensibilidade do dispositivo GO precisa se adequar a cada veículo. Uma configuração muito sensível pode fazer com que um motorista excelente pareça ruim, e uma configuração pouco sensível pode fazer com que um motorista ruim pareça excelente. Portanto, reserve um tempo para configurar seus veículos em grupos de acordo com o tamanho e aplicar suas regras de condução agressiva apropriadamente. Em seguida, você pode especificar como deseja que suas regras sejam exibidas e quando receber alertas. 

Reduzir os custos operacionais 

Você pode otimizar as operações da frota por meio das funcionalidades do MyGeotab. No entanto, como os preços do combustível estão sempre mudando, a maioria das empresas busca reduzir o possível desperdício de combustível em suas frotas.

Ao definir regras específicas para veículo parado com motor ligado e velocidade, você pode gerenciar os custos de combustível. O tempo que os veículos de uma frota ficam ociosos pode ser muito caro. Dessa forma, para atenuar esse problema, você pode criar um alerta que identifique os tempos mais longos de um veículo parado com motor ligado, além do local onde isso está ocorrendo. A velocidade também aumenta o consumo de combustível. Além disso, a velocidade inconsistente consome significativamente mais combustível do que o necessário para a viagem. A definição de uma regra para medir o comportamento de velocidade em sua frota e para receber alertas sobre violações dessa regra pode dar a você oportunidades específicas para orientar os motoristas. 

De acordo com um relatório publicado pela Organização Mundial da Saúde, a redução de velocidade também pode diminuir o número de acidentes na sua frota em 3%. Por outro lado, se você tiver um veículo elétrico (VE), poderá receber um alerta quando a carga dele estiver baixa, ou quando chegar à porcentagem que você escolher, para evitar que o veículo fique sem energia e exija um serviço caro de reboque ou assistência na estrada. 

Dicas para implementar as regras do MyGeotab

A definição dessas regras fornece uma visão clara dos problemas em sua frota que você precisa conhecer, caso haja algum. Depois de decidir sobre seus conjuntos de regras, é aconselhável acumular duas semanas de dados para definir a métrica de referência para gerenciar o comportamento do motorista. Quando tiver a certeza de que tudo está corretamente configurado, você poderá orientar os motoristas ou fazer as correções necessárias.

 

Dica rápida: recomendamos testar essas regras no seu próprio dispositivo GO antes de ativar qualquer conjunto novo de regras em sua frota. Isso dará uma boa ideia de qual ação será necessária para implementar o conjunto de regras e permitirá que você faça ajustes, conforme desejar. Este método de teste ajudará você a definir regras conforme desejar e enviará alertas sobre problemas que realmente importam para você e para a frota. Você também pode "reprocessar" os dados disponíveis de um ano inteiro para ver se as novas regras implementadas funcionaram até a data atual.

 

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