Auditoria de cartão combustível: integração com telemetria para eliminar fraudes

O cartão combustível revolucionou a gestão de abastecimento, mas ele deixou uma porta aberta. Uma porta por onde, segundo dados de mercado, podem escapar até 10% dos custos totais com combustível de uma frota. Fraudes, abastecimentos em veículos não autorizados e outras não conformidades representam um custo invisível que corrói a margem de lucro e compromete a eficiência operacional.

Fechar essa porta exige mais do que apenas conferir extratos no final do mês. Exige uma auditoria em tempo real, que valide cada transação no momento em que ela acontece. 

A solução definitiva para isso é a integração do seu sistema de cartão combustível com a inteligência de dados da telemetria Geotab, transformando um simples processo de pagamento em uma fortaleza de segurança e controle financeiro.

Os pontos cegos da gestão exclusiva com cartão combustível

Confiar apenas no relatório do cartão para auditar os gastos com combustível é assumir um risco. O sistema de cartão é excelente para gerenciar pagamentos, mas ele não tem como saber o que acontece no mundo real, na pista do posto.

As inconsistências mais comuns que geram prejuízos são:

Abastecimento em veículos de terceiros

O cartão da empresa é usado para abastecer um veículo particular. O relatório do cartão não tem como saber qual veículo recebeu o combustível.

Divergência entre volume pago e volume abastecido

A transação é de 50 litros, mas apenas 40 litros entram no tanque do veículo da frota. A diferença pode ter sido desviada.

Transações em locais suspeitos

O abastecimento ocorre em um posto muito fora da rota planejada ou em um horário incompatível com a jornada de trabalho do motorista.

Qualidade do combustível

O cartão não oferece visibilidade sobre o tipo e a qualidade do combustível, o que pode impactar o desempenho e a manutenção do motor a longo prazo.

Auditar esses pontos manualmente é um trabalho lento, complexo e muitas vezes impossível, exigindo que o gestor cruze planilhas, notas fiscais e itinerários dias ou semanas após a ocorrência.

Como funciona a integração do cartão com a telemetria da Geotab?

A integração cria um sistema de verificação tripla, onde a transação do cartão só é validada se os dados da telemetria confirmarem sua legitimidade. É a automação da auditoria.

O fluxo de dados é robusto e acontece em tempo real:

1. O motorista inicia o abastecimento: ele utiliza o cartão combustível normalmente.
2. A operadora do cartão consulta a Geotab: antes de aprovar a transação, o sistema da operadora de cartão se comunica via API com a plataforma MyGeotab para fazer uma série de perguntas em segundos.
3. A Geotab valida as informações: a plataforma verifica os dados coletados pelo dispositivo Geotab GO e responde:
   • O veículo está realmente neste posto? A localização do veículo é comparada com a geolocalização do posto.
   • A ignição está desligada? Regras podem ser criadas para evitar abastecimentos com o motor ligado.
   • O volume solicitado é compatível com a capacidade do tanque? O sistema pode comparar o volume da transação com os dados do veículo.
4. Aprovação ou recusa da transação: se todas as regras forem cumpridas, a transação é aprovada. Caso contrário, ela pode ser bloqueada e um alerta de não conformidade é enviado instantaneamente ao gestor no MyGeotab.

Além disso, após o abastecimento, a plataforma pode cruzar o volume informado na transação com a variação real do nível de combustível no tanque, capturada pelo GO, sinalizando qualquer discrepância.

Blindagem financeira: o ROI da integração na prática

A implementação de um sistema integrado de auditoria de combustível gera um retorno sobre o investimento (ROI) rápido e direto.

• Eliminação de fraudes e desvios: este é o ganho mais imediato. A validação automática por localização impede o uso do cartão em veículos de terceiros, gerando uma economia que pode chegar a 10% do custo total de combustível;
• Fim da auditoria manual: o tempo que a equipe financeira gastava cruzando planilhas e notas fiscais é eliminado. A plataforma faz o trabalho de forma automática, liberando a equipe para atividades mais estratégicas;
• Controle total e em tempo real: o gestor não precisa mais esperar o fechamento do mês para identificar um problema. Alertas instantâneos permitem uma ação imediata, corrigindo a não conformidade na sua origem;
• Dados para negociação com fornecedores: com um controle preciso sobre o volume e o local de abastecimento, a frota ganha poder de negociação para fechar acordos com redes de postos específicas, garantindo melhores preços e qualidade.

A evolução do controle de combustível

Em um cenário onde cada centavo conta, deixar a porta aberta para fraudes de combustível não é uma opção. A integração da telemetria Geotab com seu sistema de cartão é a evolução natural da gestão de frotas.

Ela transforma um processo vulnerável em uma operação blindada, segura e economicamente eficiente, garantindo a certeza de que cada real gasto com combustível está, de fato, impulsionando o negócio.

Pronto para eliminar as perdas e ter controle total sobre os custos de combustível? Fale com um especialista Geotab e veja como a integração funciona na prática.