Guía completa sobre cómo reducir los costes operativos de tu flota

Guía completa sobre cómo reducir los costes operativos de tu flota

Reducir los costes operativos de las flotas se ha convertido ya en una prioridad principal para las empresas, por consecuencia del aumento de los precios del combustible, las estrictas normativas y los clientes que quieren envíos más rápidos y fiables. Lo bueno de todo esto es que la gran mayoría de tus oportunidades de ahorro están ahora todas bajo tu control, desde la mejora de las rutas al seguimiento del desgaste del vehículo para optimizar la productividad diaria. 

Con las herramientas correctas, los datos y las estrategias de optimización, las flotas pueden reducir el desgaste, controlar los gastos y trabajar de manera más eficiente como antes nunca lo hicieron.

No es fácil gestionar una flota hoy en día. Los precios del combustible aumentan de la noche a la mañana, las ciudades tienen cada vez más normativas y los clientes tienen muchas más expectativas. Si eres como la gran mayoría de las empresas, estarás intentando que tu flota siga siendo íntegra, que los clientes estén felices y que los costes estén controlados, todo al mismo tiempo.

Y siempre hay algo bueno en todo esto. Existen algunas pequeñas áreas donde puedes empezar algunas mejoras ya mismo. 

Vamos a ver todos los costes en detalle para que conozcas de primera mano cómo y dónde poder ahorrar.

1. Consumo de combustible: el primer coste más caro

El combustible es el coste operativo que afecta a todas las flotas desde el primer momento. Además con los impuestos europeos a los carburantes y el tráfico urbano, es el mayor reto para cualquier empresa.

Una pequeña explicación de por qué el combustible es tan caro

Cuando los conductores están en un atasco, dejan el vehículo en ralentí en las ubicaciones de los clientes o recorren rutas ineficientes, tu presupuesto para el combustible te afecta a ti, no a ellos. Incluso las ineficiencias más pequeñas se multiplican más rápido si tienes varios vehículos en la carretera cada día. Esta es la razón por la que el combustible sube, algunas veces, hasta el 30% de los costes operativos totales en EMEA.

 Lo que puedes hacer y por qué funciona:

• Optimizar las rutas para evitar conducir durante más tiempo
  Piensa que la optimización de las rutas es como dar a tu flota un GPS inteligente. Lleva a los conductores por rutas más cortas y lógicas y con menos tráfico, lo que resulta en un ahorro de combustible automático. La mayoría de las flotas notan un ahorro en combustible inmediato del 20-25%.
• Reducir el tiempo en ralentí.
  El ralentí consume combustible sin razón alguna. Una hora en ralentí es igual a 1-2 litros perdidos, dependiendo del tamaño del vehículo.
• Fomentar una conducción relajada
  Acelerar de manera brusca y el exceso de velocidad pueden aumentar el consumo de combustible en un 40%, por lo que formar a tus conductores de manera amistosa en mejores hábitos de conducción ahorra dinero todos los días.
• Adecuar el tamaño de los vehículos a las tareas
  Usar una furgoneta grande para las tareas más pequeñas malgasta el combustible. Si se emparejan los tipos de vehículos con el tamaño de la ruta ya has ganado de un modo fácil y rápido.

Esta es un área dónde las pequeñas mejoras influyen de manera positiva en tus beneficios.

2. Mantenimiento y desgaste del vehículo: el coste que te acecha

El mantenimiento es un coste operativo que no siempre se tiene en cuenta y se presupuesta. Normalmente, es un coste silencioso que se presenta mes a mes.

Por qué el mantenimiento sale tan caro a las empresas

Cada kilómetro innecesario hace que tus vehículos se desgasten más. Las rutas inadecuadas, la carga excesiva y una mala conducción afectan de manera negativa al estrés del motor, los frenos y los neumáticos. Y si las pymes usan sus vehículos hasta que algo se rompe, las reparaciones son siempre mucho más caras.

Según los datos que muestran algunos estudios, tener una programación ineficiente de mantenimiento puede aumentar los costes a largo plazo en un 53%.

Cómo puedes tener el mantenimiento bajo control

• Poner en práctica el mantenimiento preventivo en vez de esperar a las averías
  Es siempre más barato cambiar una pieza antes de que dé fallo que pagar la asistencia en carretera.
• Reducir los kilómetros recorridos
  La optimización de las rutas minimiza el desgaste porque se recorren menos kilómetros, lo que resulta en menos reparaciones. Es así de simple.
• Supervisar el estado del motor con la telemática
  Los sistemas modernos pueden detectar problemas con antelación (fallos, sobrecalentamiento, voltaje bajo de la batería), para disponer de más tiempo y solucionarlo antes de que la factura sea más cara.
• Ayudar a los conductores a que tengan mejores hábitos
  Frenar y girar de manera suave y que los neumáticos tengan una presión adecuada amplían en gran medida la vida de los vehículos.

Un buen mantenimiento no es caro. Lo que sí sale caro es el mal mantenimiento.

3. Gastos de mano de obra y tiempo de trabajo: los costes operativos que no puedes ignorar

La mano de obra puede suponer uno de los costes operativos fijos más caros para las empresas, y si se pierde el tiempo, los costes siguen subiendo.

Por qué las ineficiencias de la mano de obra son más caras de lo que piensas

Si los conductores se pasan horas enfrascados en el tráfico, tienen que recorrer rutas mal organizadas o hacen turnos demasiado largos por errores en sus horarios, el presupuesto de su mano de obra se dispara. Los equipos de gestión de flotas se pueden pasar horas y horas cada día planificando todo manualmente.

 Ideas sencillas para reducir el coste de la mano de obra

• Planificación de rutas automática
  Muchas empresas pasan 2-4 horas al día planificando las rutas manualmente. La automatización lo reduce a segundos.
• Rutas con menos paradas
  Si cada conductor puede realizar 2-3 trabajos más al día, la productividad se incrementa significativamente, sin tener que contratar a más personal.
• Menos repartos sin entrega
  Los repartos sin entrega multiplican la mano de obra y los costes de combustible. Con mejores tiempos estimados de llegada y unas rutas eficientes, esto se puede solucionar fácilmente.
• Menos trabajo extra con horarios más eficientes
  Trabajar con rutas más eficientes evita tener que hacer más kilómetros y los retrasos innecesarios que obligan a los conductores a tener que trabajar horas extra.

Si se planifican rutas precisas, tu equipo es mucho más productivo y tendrá menos estrés.

4. Fallos en atención al cliente: el coste operativo oculto que muchas empresas pasan por alto

Cada reparto sin entregar, cada cliente frustrado y cada llamada de “¿Dónde está mi pedido?” te cuesta dinero. Cada reparto sin entregar aumenta los costes operativos y también generan una insatisfacción constante en los clientes.

Por qué los problemas con los clientes te salen caros

Cada reparto sin entrega significa:

• Más combustible
• Más mano de obra
• Más trabajo administrativo
• Más insatisfacción de los clientes

Y si los clientes no están contentos, nunca vuelven, lo que repercute en tus beneficios a largo plazo. 

Cómo abordar los problemas del servicio de atención al cliente antes de que aparezcan

• Mejorar la precisión de los tiempos estimados de entrega
  Cuando los clientes saben con exactitud cuándo llegará su pedido, las métricas de entrega en el primer intento suben como la espuma.
• Ofrecer un seguimiento en tiempo real
  Esto reduce las llamadas y mejora la fidelidad.
• Usar rutas optimizadas para llegar a tiempo
  La puntualidad constante es una de las mejores maneras para fidelizar a los clientes.

Mejorar la experiencia del cliente no es solo dar un buen servicio, sino que también conlleva una reducción de los costes operativos.

5. Gastos del seguro: los costes operativos en los que sí se puede influir

Las primas del seguro suelen ser algo fijo, pero no siempre tiene que ser así. Existen cada vez más aseguradoras que premian a aquellas flotas que mejoran la seguridad y trabajan con datos. Según los estudios, “los comportamientos de conducción son un 96% más predecibles de tener algún riesgo que el historial de siniestros. 

Por esta razón, al aunar los datos de los comportamientos de conducción con el historial de siniestros, se puede predecir de manera más precisa los perfiles actuales de riesgo de los clientes y tener unas primas del seguro más económicas. Esto significa que cuanto mejor se conduzca, los costes de los seguros serán más bajos a largo plazo.”

 Por qué las aseguradoras ofrecen descuentos

Los datos telemáticos muestran:

• Conducción más segura
• Menos reclamaciones
• Menos riesgo
• Rápida resolución de las reclamaciones

Esto ayuda a las aseguradoras a confiar más y querer reducir las primas.

 Cómo reducir los costes del seguro

• Evaluar a los conductores
  Las flotas más seguras tienen mejores precios.
• Instalar telemática y cámaras para el salpicadero
  Contar con evidencias claras resuelve los problemas rápidamente y, en muchas ocasiones, a tu favor.
• Reducir las reclamaciones con mejores rutas
  Menos accidentes significa una prima del seguro más baja.

Los seguros es una de las áreas de los costes operativos que se puede mejorar de manera más sencilla si tu flota trabaja y analiza datos.

6. Optimización de rutas: Una de las herramientas más importantes para ahorrar en gastos

Si hay una herramienta tecnológica de la que las empresas siempre se pueden beneficiar es la optimización de rutas. Por simples razones como la seguridad, pero también por el potencial de reducir el consumo de combustible y el desgaste de los vehículos de la flota.

 Por qué la optimización de rutas multiplica la eficiencia

Reduce a la vez:

• El uso de combustible
• Los kilómetros recorridos
• El desgaste de los vehículos
• Las horas de mano de obra
• Las quejas de los clientes
• Los repartos sin entrega
• El riesgo de no cumplir la normativa

Todo en una sola herramienta. Descubre mucho más sobre la optimización de rutas. 

Por qué las empresas lo adoran

Les ofrece la misma eficiencia que cualquier gran empresa con flota, sin tener que adquirir recursos a ese nivel. Si quieres invertir en algo que te ayude a tener bajo control los gastos de la flota en un mismo sitio, esta es la herramienta que necesitas.

Descubre cómo la tecnología para la gestión de las flotas te puede ayudar a reducir los costes operativos de tu flota y maximizar tus beneficios con total facilidad.