Autolinee Federico: la telemática de Geotab reduce el 20% de los costes de combustible

Reto: Exceso de procesos manuales y altos gastos operativos en una flota compleja

La empresa Autolinee Federico, fundada en 1929, trabaja sobre todo en Calabria con rutas regionales e interregionales que llegan hasta el norte de Italia (Monza, Milán y Turín). Con una plantilla de 300 personas y una flota de unos 200 vehículos, la empresa se ha consolidado como una de las entidades más fuertes y con más historia del sur de Italia.

Sin embargo, justo después de la pandemia de la COVID-19, la empresa tuvo que hacer frente a importantes retos, algunos de ellos comunes a todo el sector.

• Gastos operativos y consumo de combustible: Históricamente, el gasto en combustible suponía una gran parte de los gastos operativos, llegando a representar hasta el 50% de los gastos totales de la empresa. Antes de usar soluciones telemáticas, a la empresa le resultaba muy difícil controlar con precisión el consumo real de combustible. Además, tenían muchos problemas para conseguir oportunidades de optimización porque le faltaban datos objetivos sobre el tiempo al ralentí —como los vehículos con el motor y el aire acondicionado encendidos, sobre todo en verano— y sobre los posibles desvíos de las rutas.
• Eficiencia al volante: Mejorar el rendimiento de los conductores y valorar a la plantilla era un área estratégica. El objetivo era apoyar el desarrollo de conductores profesionales —que actúan como verdaderos embajadores de la empresa—, animándoles a adoptar un estilo de conducción más sostenible y consciente, junto con un enfoque proactivo y centrado en los conductores que fuera más allá de la simple tarea de conducir.
• Cumplimiento de la normativa y carga administrativa: El cumplimiento obligatorio de la normativa sobre la descarga de datos del tacógrafo (que por ley debe descargarse como máximo cada 90 días) suponía antes una gran carga administrativa. Gestionar este proceso a mano, sobre todo con una flota en diferentes regiones (incluyendo vehículos que operan en el norte de Italia), requería un exceso de recursos y tiempo (desde media hora hasta una hora y cuarto por vehículo), lo que provocaba grandes ineficiencias y gastos más altos.
• Riesgo operativo: Al final, por la falta de control a distancia, llevar un seguimiento detallado de las horas de conducción y del comportamiento de los vehículos presentaba un alto riesgo, sobre todo en casos de exceso de velocidad o de superar los tiempos máximos de conducción permitidos.

Solución: Descarga automática de datos y control en tiempo real

La decisión de usar la telemática surgió de la necesidad básica de eliminar la gestión manual y automatizar la descarga de las tarjetas del tacógrafo en una flota repartida por distintas zonas geográficas. En este sentido, la ayuda del partner de Geotab fue clave, gracias a su gran disponibilidad y experiencia, y tras un programa piloto inicial en cinco vehículos, les guió durante la adopción de la solución.

¿Cuáles fueron las principales ventajas?

• Descarga automática del tacógrafo
  Esta función básica acabó con las multas por no cumplir los requisitos de descarga de datos del tacógrafo. De media, el tiempo que se necesita ahora para descargar los datos ha pasado de casi una hora por vehículo a solo unos minutos (el tiempo que se tarda en encender el ordenador).
• Datos sobre el estilo de conducción
  Una mayor visibilidad y control se tradujo en una mayor concienciación al volante, lo que consiguió reducir las multas de tráfico y el consumo de combustible.
• Mayor visibilidad
  El sistema ofreció un seguimiento por GPS avanzado y en tiempo real, que resultó muy útil para aspectos estratégicos como asignar vehículos a los conductores o detectar vehículos encendidos al ralentí, una información que antes era imposible conseguir a distancia.

Impacto: Demostrar el ROI

El uso de la tecnología de Geotab no tardó en generar resultados medibles y muy positivos en varias áreas operativas clave para Autolinee Federico.

En cuanto a seguridad y cumplimiento de la normativa, la empresa registró una bajada de casi el 40% en las infracciones y multas totales. Este gran logro es el resultado de un control eficaz que animó a cumplir mejor las normas de las tarjetas del tacógrafo y, en general, a tener una mayor concienciación al volante. Además, poder acceder a datos en tiempo real es clave en caso de accidente. La información del vehículo que recoge Geotab ofrece al momento detalles muy importantes, como la velocidad del vehículo en el momento del impacto, lo que supone un apoyo objetivo tanto para la empresa como para la plantilla implicada.

Sobre la eficiencia y sostenibilidad, la mejora en el estilo de conducción y el control detallado de los tiempos al ralentí con el motor encendido resultó en un ahorro de combustible del 20%. A esto hay que sumarle un gran ahorro administrativo, ya que acabar con la descarga manual de datos ha convertido lo que antes era una tarea muy pesada para la plantilla en una recuperación real de gastos y eficiencia para toda la empresa.

Por último, la mayor visibilidad que ofrece la telemática se traduce en una clara ventaja competitiva. No solo ayuda a que los conductores ofrezcan un mejor servicio, sino que poder controlar la flota en tiempo real da a la empresa una visión más clara para tomar decisiones rápidas y precisas sobre la mejor asignación y gestión de los vehículos.

En resumen, la imagen, la fiabilidad y la profesionalidad de la empresa salen muy reforzadas.

El futuro

De cara al futuro, Autolinee Federico ha detectado una serie de áreas estratégicas cuyo éxito total está ligado a la evolución y ampliación del uso de la plataforma de gestión de Geotab. Estos objetivos representan los próximos grandes pasos en la optimización de las operaciones.

Una de las áreas principales es el mantenimiento predictivo, con el objetivo de aprovechar al máximo la capacidad de la plataforma para dar avisos tempranos sobre posibles fallos en los vehículos, integrando así las herramientas avanzadas de inteligencia artificial que ya están disponibles.

Además, la empresa busca la optimización estratégica de las rutas. Esto implica determinar los tiempos de conducción reales y planificar ajustes para reducir el tiempo necesario para llegar a los destinos y, en consecuencia, valorar la posibilidad de dar servicio a más lugares y mejorar las conexiones, sobre todo las que llegan hasta el norte de Italia.

La opinión del responsable de recursos humanos

Marcello Sculco lleva ocho años en la empresa y se encarga del contacto con las autoridades locales y de la gestión de recursos humanos, centrándose sobre todo en los turnos y las tarjetas del tacógrafo. Por todo esto, su trabajo exige una disponibilidad total de 24/7, los 365 días del año. Dada su gran implicación, afirma que: "La telemática ha convertido los gastos operativos en datos estratégicos. Hoy en día, no solo vemos un retorno económico; estamos invirtiendo en una colaboración que nos da la información necesaria para guiar a la empresa hacia el futuro, lo que confirma nuestra posición como el referente de la región". —Marcello Sculco, responsable de recursos humanos de Autolinee Federico.