Fuhrparkmanagement im Außendienst: Wie Telematik Servicetechniker jederzeit unterstützt

Wie unterstützt Fuhrparkmanagement Servicetechniker im Außendienst?

Im Außendienst-Flottenmanagement müssen die Betreiber strenge Vereinbarungen über das Kundenserviceniveau einhalten, und jeder Auftrag erfordert einen entsprechend qualifizierten Techniker mit den richtigen Fähigkeiten und der richtigen Ausrüstung. Fahrzeuge müssen sich in einem optimalen Zustand befinden, um das Risiko kostspieliger, betriebsbeeinträchtigender Ausfallzeiten zu vermeiden, und es müssen alle Anstrengungen unternommen werden, um Fahrer zu schützen, die oft allein arbeiten. 

Die Bewältigung dieser betrieblichen Herausforderungen erfordert einen zeitnahen Zugriff auf Daten vernetzter Fahrzeuge, Techniker und Aufträge. Telematiksysteme führen diese Daten in Verbindung mit der Außendienstmanagement-Software (FSM) zusammen, um die Arbeitszuweisung zu verbessern, die Routenplanung zu optimieren, die Berichterstattung zu automatisieren und den Fahrzeugzustand aufrechtzuerhalten, was den Betreibern hilft, ihre Mitarbeiter zu schützen und Kunden-SLAs einzuhalten.

Die fünf Außendienstprobleme, die die Telematik löst

Telematiksysteme mit Standortdaten des Fahrzeugs nahezu in Echtzeit, offenen Integrationen und detaillierten Einblicken in den Fahrzeugzustand ermöglichen Außendienstflotten:

1. Ankunfts- und Abfahrtszeiten von Aufträgen überprüfen
2. Routenplanung und effiziente Arbeitseinteilung
3. Die Sicherheit allein arbeitender Mitarbeiter gewährleisten 
4. Fahrzeugverfügbarkeit erhöhen
5. Integration von Fuhrparkdaten in Außendienstmanagementsysteme

Überprüfung der Ankunfts- und Abfahrtszeiten von Aufträgen

Kunden-SLAs verlangen möglicherweise den Nachweis, dass Techniker innerhalb einer vereinbarten Zeit an einem Standort waren und dort lange genug blieben, um die Arbeiten abzuschließen. Die Abhängigkeit von handschriftlichen Stundenplänen oder manuellen Aufzeichnungen belastet die Verwaltungskapazität und kann zu Fehlern oder Streitigkeiten führen.

Telematiksysteme mit Geofences, die rund um Kundenstandorte eingerichtet sind, können Ankunfts- und Abfahrtszeiten am Standort erfassen und automatisierte Anwesenheitsaufzeichnungen erstellen, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert, die Genauigkeit verbessert und der Nachweis der Einhaltung der Kunden-SLAs erleichtert wird.

Wenn Telematik in FSM- und CRM-Software (Customer Relationship Management) integriert ist, können dieselben Standortdaten auch genaue ETAs und proaktive Kundenbenachrichtigungen generieren.

Effiziente Routenplanung und Arbeitszuweisung

Zeitpläne bleiben selten über den Tag festgelegt. Aufträge dauern länger als geplant, Verkehrsbedingungen ändern sich und dringende Einsätze müssen schnell zugewiesen werden. Live-Fahrzeugstandorte und Routenplanungssoftware helfen den Dispositionsteams, den am besten geeigneten Techniker für jeden neuen Auftrag zu finden, der nicht immer das nächstgelegene Fahrzeug ist. Der Techniker muss über die richtigen Fähigkeiten, die richtige Ausrüstung und die richtige Arbeitszeit verfügen, während ein Elektrofahrzeug ausreichend aufgeladen werden muss, um die zusätzliche Fahrt zu absolvieren.

Die Verknüpfung dieser Informationen ermöglicht es Disponenten, bessere Entscheidungen zu treffen, unnötige Kilometer zu reduzieren und Kunden zuverlässigere Ankunftszeiten zu bieten. Routen können auch angepasst werden, wenn sich die Bedingungen ändern, was Technikern hilft, mehr Arbeit zu erledigen, ohne den Zeitdruck zu erhöhen oder die Sicherheit zu gefährden.

Sicherheit allein arbeitender Mitarbeiter gewährleisten

Außendienstmitarbeiter arbeiten oft allein, reisen zwischen unbekannten Orten und arbeiten ohne enge Überwachung. Nach deutschem Arbeits- und Arbeitsschutzrecht müssen Arbeitgeber die Risiken, denen allein arbeitende Mitarbeiter ausgesetzt sind, bewerten und handhaben, einschließlich geeigneter Vorkehrungen zur Schulung, Überwachung und Aufrechterhaltung von Kontakten und Reaktion auf Vorfälle.

Das Fahrrisiko ist eine zentrale Sicherheitspriorität. Techniker sehen sich womöglich in erster Linie als Ingenieure oder Mitarbeiter im operativen Außendienst und nicht als Berufskraftfahrer, während SLAs Druck erzeugen können, zwischen Aufträgen zu eilen. Arbeitgeber müssen daher Faktoren wie Müdigkeit, Ablenkung und Geschwindigkeitsüberschreitungen als Teil ihres umfassenderen Fürsorgeprogramms berücksichtigen.

Telematik kann helfen, indem sie diese risikoreichen Verhaltensweisen überwacht und es Managern ermöglicht, gezieltes Coaching dort anzubieten, wo es am dringendsten gebraucht wird. Fahrersicherheitsberichte können den Fortschritt der Sicherheitsleistung im Laufe der Zeit verfolgen, während Warnhinweise in der Fahrerkabine den Fahrern die Möglichkeit geben können, ihr riskantes Verhalten unmittelbar selbst zu korrigieren.

KI-gestützte Dashcams sorgen für zusätzlichen Kontext, indem sie Ablenkungen und anderes risikoreiches Verhalten erkennen und Feedback nahezu in Echtzeit geben. Wenn es zu einem Vorfall kommt, bieten Videoaufnahmen eine objektive Aufzeichnung der Ereignisse, die eine schnellere Untersuchung unterstützt, Fahrer entlastet, wenn Aufnahmen zeigen, dass sie keine Schuld trifft, und es den Betreibern ermöglicht, ungenaue oder betrügerische Ansprüche anzufechten. Dies kann das Haftungsrisiko begrenzen und dazu beitragen, die Versicherungskosten zu senken.

Telematik ersetzt zwar keine sicheren Arbeitsabläufe oder eine effektive Kommunikation mit allein arbeitenden Mitarbeitern, bietet jedoch zusätzliche Transparenz, die Managern hilft, Risiken zu erkennen, ihre Mitarbeiter zu unterstützen und zu überprüfen, ob die Sicherheitskontrollen wie erwartet funktionieren. Diese zusätzliche Transparenz kann zu messbaren Ergebnissen führen: Flotten, die regelmäßig die Sicherheitsfunktionen von Geotab nutzen, erleben eine durchschnittliche Kollisionsrate, die um bis zu 40 % niedriger ist als Flotten, die dies nicht tun. 

Erhöhte Fahrzeugverfügbarkeit

Der Kastenwagen eines Technikers ist sein Transportmittel und ein mobiles Lager für Werkzeuge, Ausrüstung und Ersatzteile. Im Falle einer Panne oder ungeplanten Reparatur kann das Unternehmen die produktive Zeit des Technikers und die Nutzung des Fahrzeugs verlieren, wodurch die Einhaltung der Kundenservice-Verpflichtungen erschwert wird.

Die Fuhrparkwartungssoftware ermöglicht es dem Werkstattteam, Wartungspläne zu steuern und Diagnosefehlercodes und andere Fahrzeugzustandsdaten nahezu in Echtzeit zu überwachen, sodass kleinere Probleme erkannt werden können, bevor sie sich zu wartungsrelevanten Pannen ausweiten. Digitale Fahrzeugkontrollen ermöglichen es Fahrern außerdem, Defekte umgehend zu melden und von der Identifizierung bis zur Reparatur eine klare Aufzeichnung zu erstellen.

Durch die Priorisierung der Wartung nach Fahrzeugzustand und betrieblichem Bedarf können Flotten unerwartete Ausfallzeiten reduzieren, Werkstattbesuche rund um die Auslastung planen und die Verfügbarkeit von Fahrzeugen schützen, die zur Erfüllung des Kundenservice erforderlich sind.

Integration von Fuhrparkdaten in Außendienstmanagementsysteme

Fuhrpark- und Außendienstdaten sind am wertvollsten, wenn sie zusammen verwendet werden. Eine offene Telematikplattform kann in FSM- und CRM-Systeme integriert werden, wodurch Teams nicht mehr zwischen getrennten Anwendungen wechseln oder dieselben Informationen mehr als einmal eingeben müssen.

Diese vernetzte Ansicht hilft Disponenten zu bestätigen, dass der einem Auftrag zugewiesene Techniker über die richtigen Fähigkeiten, Schulung, Ausrüstung und Fahrzeug verfügt. Es kann auch Aktualisierungen des Auftragsstatus automatisieren, Anwesenheitsnachweise bereitstellen und Kunden genauere Ankunftsinformationen geben.

Die Zusammenführung von Fahrzeug-, Techniker- und Arbeitsauftragsdaten reduziert den Verwaltungsaufwand und unterstützt fundiertere Entscheidungen. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Workflow von der ersten Auftragsvergabe bis zur Fertigstellung, mit weniger Verzögerungen und einer klareren Aufzeichnung der erbrachten Leistung.

Wie können Dashcams Außendienstmitarbeiter unterstützen? 

KI-gestützte Dashcams sind leistungsstarke Sicherheitsmanagement-Tools für Außendienstflotten, die Fahrern Echtzeit-Feedback zu Ablenkungen oder unsicherem Verhalten bieten, die das Unfallrisiko erhöhen. Fahrer können sich so im richtigen Moment selbst korrigieren und ihre Sicherheit aktiver schützen. 

Die Kameras fungieren auch als unabhängiger Zeuge im Falle eines Unfalls oder Sicherheitsereignisses, wodurch Unfälle rekonstruiert und Fehler korrekt zugeordnet werden können. Dies hilft Fuhrparks, Fahrer zu entlasten, wenn ein Unfall nicht ihre Schuld war, und ihre Versicherungskosten zu senken.

Reale Aufnahmen können das Fahrercoaching auch effektiver machen, indem sie den genauen Kontext zeigen, in dem sich ein Sicherheitsereignis ereignet hat. In Kombination mit Telematikdaten zu Geschwindigkeit, scharfem Bremsen, Beschleunigen und Kurvenfahrten gibt es dem Management ein umfassenderes Risikobild und hilft Fahrern zu verstehen, was sich ändern muss.

Wie kann Telematik den Umstieg auf Elektrofahrzeuge unterstützen? 

Viele Außendienstflotten nutzen Elektrofahrzeuge auf ihren einfachsten Routen und Schichtmustern. Die schwierigere Aufgabe besteht nun darin, die Routen mit größerer Variabilität und größerer täglicher Kilometerleistung zu elektrifizieren. Telematikdaten, die von den ursprünglichen Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor gesammelt werden, können wertvolle Erkenntnisse liefern, um diese Entscheidung zu treffen, wie z. B. die durchschnittliche und maximale tägliche Kilometerleistung sowie saisonale Schwankungen bei der Kilometerleistung und der Auslastung.

Die nächste Herausforderung, die sich aus der schrittweisen Umstellung auf Elektrofahrzeuge ergibt, ist die Verwaltung einer gemischten Flotte aus Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor und Elektrofahrzeugen. Während dieser Übergangsphase benötigen Flottenbetriebsteams Zugriff auf Standort- und Leistungsdaten für jedes Fahrzeug. 

Schließlich gibt es noch andere Datenpunkte, die Telematiklösungen sammeln müssen, damit diese neuen Fahrzeuge effizient betrieben und zur Verbesserung ihres ROI voll genutzt werden können. Daten wie der Ladezustand der Batterie sind für Routenplanungs- und Dispositionsteams von entscheidender Bedeutung. Es hilft Managern zu bestätigen, dass geplante Routen erreichbar sind, und zu identifizieren, welche Elektrofahrzeuge ausreichend Ladevolumen haben, um zusätzliche Arbeiten aufzunehmen, und kann der Sorge der Fahrer um die Reichweite entgegenwirken.

Wie ein Breitbandanbieter seine Sicherheitsleistung mit Geotab verbessert 

Siro, ein irischer Breitbandanbieter, nutzt Geotabs Fuhrparksicherheitsdaten, um Fahrer anhand von fünf Sicherheitskennzahlen zu überwachen: Geschwindigkeitsüberschreitungen, scharfes Bremsen, Anlegen von Sicherheitsgurten, starkes Beschleunigen und schnelle Kurvenfahrten. 

Durch den Austausch dieser Informationen mit den Fahrern verbesserte SIRO seine durchschnittliche Flottensicherheit auf 88 von 100 Punkten und lag damit 6 % über der Benchmark der vergleichbaren Gruppenleiter von 83. Ein stärkeres Engagement der Fahrer half auch dabei, die Geschwindigkeitsüberschreitungen in den Zielgebieten innerhalb von drei Monaten um 76 % zu reduzieren.

Wie Geotabs offene Plattform Außendienstflotten unterstützt 

Geotab unterstützt Außendienstflotten dabei, ihre Fahrzeuge verfügbar zu halten, die Produktivität der Techniker zu steigern und den Kundenservice auf hohem Niveau zu halten. Echtzeitdiagnosefehlercodes (DTCs) und umfangreiche Motordaten ermöglichen es Wartungsteams, kleinere Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor sie sich zu kostspieligen Pannen oder Serviceunterbrechungen entwickeln. Die digitale Defektmeldung über Geotab Drive In neuem Fenster öffnen sorgt für eine übersichtlichere Wartungsaufzeichnung, damit jedes Fahrzeug sicher und einsatzbereit bleibt.

Durch die Identifizierung von Fahrern mit Schlüsselanhängern, NFC-Lesegeräten und der Geotab Drive App können Betreiber mehr Sicherheit gewinnen, dass jedes Fahrzeug von einer entsprechend qualifizierten Person gefahren wird. Digitale Arbeitsprotokolle und automatisierte Fahreraufzeichnungen können auch die Einhaltung von Arbeitszeitanforderungen, internen Richtlinien und Kunden-SLAs unterstützen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für die Betriebsteams reduzieren.

Die offene Plattform von Geotab kann in FSM- und CRM-Software integriert werden und hilft Unternehmen, Fahrzeug-, Techniker- und Auftragsdaten innerhalb optimierter betrieblicher Arbeitsabläufe zu vernetzen. Routenplanungs- und Dispositionstools reduzieren unnötige Fahrten, verbessern die Ankunftszeiten des Technikers und erleichtern die Reaktion auf wechselnde Arbeitslasten. Geotabs Fuhrparksicherheitstools helfen Fuhrparkmanagern dabei, das Fahrerrisiko zu überwachen, die Leistung zu vergleichen und gezieltes Coaching anzubieten, auch mit nahezu Echtzeit-Feedback von KI-gestützten Dashcams.

Geotabs Eignungsbeurteilung für Elektrofahrzeuge hilft bei der Umstellung auf Außendienstflotten, zu ermitteln, welche Fahrzeuge kosteneffizient ausgetauscht werden können, während gleichzeitig das Kundenserviceniveau erhalten bleibt. Sobald Elektrofahrzeuge eingesetzt werden, liefert dasselbe Telematikgerät, das auch in den Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor verwendet wird, elektrofahrzeugspezifische Daten wie Ladezustand, Energieverbrauch und Ladestatus, was Flotten hilft, die Auslastung zu maximieren, den gemischten Betrieb mit Verbrennungsmotor und Elektrofahrzeugen zu verwalten und eine schnellere Investitionsrendite zu erzielen.

Erfahren Sie, wie Geotab Außendienstflotten dabei unterstützt, Sicherheit, Produktivität und Kundenservice zu verbessern