EPNAK: Geotab, la clave para tener una flota de alto rendimiento y responsable

EPNAK es una institución pública francesa especializada en el sector de la salud y la asistencia social única en su género; su flota cuenta con más de 800 vehículos, de los cuales 474 ya están equipados con la solución de Geotab. La flota también incluye remolques, tractores y otros equipos, y está en pleno crecimiento gracias al aumento de su actividad. EPNAK, a la que el gobierno solicita con frecuencia que se haga cargo de servicios públicos, tiene ya 70 centros en Francia y unas 2500 personas en plantilla repartidas entre Francia y la Guayana Francesa. En diez años, la flota ha crecido de unos 450 vehículos a más de 800, acompañando a más de 6.000 usuarios cada día a sus centros de atención, actividades y apoyo.

El desafío: Un cambio a largo plazo hacia la telemática, equipando a una gran flota a nivel nacional.     

"Como parte de nuestro contrato con Norauto, sus homólogos alemanes nos habían hablado de la solución de Geotab, que resultó ser una solución muy completa y fiable. El dispositivo de Geotab es fácil de instalar; solo hay que conectarlo al puerto OBDII del vehículo. Además, tiene la ventaja de poder dar servicio a todo tipo de flotas, lo que nos permite gestionar vehículos ligeros, vehículos utilitarios (reparto de última milla), camiones, maquinaria de construcción, así como transporte de pasajeros (autocares, autobuses)", explica Sébastien Diaz, director de flotas de EPNAK.

Requisitos previos

Hasta ahora, EPNAK no disponía de una herramienta de monitorización centralizada, la información técnica no estaba estandarizada ni informatizada de forma homogénea, por lo que los registros y las estadísticas se basaban en datos empíricos y era muy difícil hacer el seguimiento de la gestión del mantenimiento a largo plazo, así como el seguimiento de las inversiones y del estado general de los vehículos. EPNAK buscaba herramientas adecuadas para la gestión en tiempo real, incluyendo la localización de vehículos en toda Francia. El objetivo era mejorar la gestión de la flota, reducir los costes operativos y de gestión, facilitar el trabajo de los equipos de gestión de flotas, optimizar los costes de mantenimiento de los vehículos y animar a la plantilla a conducir de forma más segura para reducir los accidentes. Por eso optaron por instalar dispositivos telemáticos en su flota, ya que les permite recoger y analizar los datos a través de una solución SaaS con Geotab.   

La solución: un único dispositivo y una vista centralizada en tiempo real

Equipado con un procesador de 32 bits, acelerómetro y giroscopio, el dispositivo de geolocalización GO9 de Geotab se conecta al puerto OBD de los vehículos para un acceso fiable y seguro a los datos del motor y al ordenador de a bordo. Los datos transmitidos por el dispositivo de Geotab permiten supervisar el estado del mantenimiento del vehículo; datos de valor para optimizar la gestión del mantenimiento, controlar el uso del vehículo e identificar los buenos hábitos de conducción y aquellos que conllevan riesgos.

La implementación de estos dispositivos telemáticos debía llevarse a cabo con rapidez, dado el gran volumen de vehículos que debían equiparse a nivel nacional. La configuración inicial de la solución de Geotab en modo proyecto facilitó la implementación de indicadores importantes (informes, alertas) a los que los equipos de gestión de la flota, de supervisión de obra y técnicos de campo tenían acceso en la plataforma de visualización de datos.

Dada la capacidad de personalización de la solución de Geotab, EPNAK decidió configurar alertas en tiempo real sobre diagnósticos clave como el nivel de aceite del motor, el líquido de frenos o las luces del motor en los gráficos. Se necesito algo de tiempo para establecer esta configuración y alertas continuas por oficina y personal asociado. Como director nacional de la flota, Sébastien Diaz tiene visibilidad de toda la flota gracias a los informes personalizados a los que puede acceder en tiempo real desde su panel de control. El director de la unidad solo recibirá alertas relacionadas con la flota de vehículos que le sean asignadas.

El software de gestión de flotas MyGeotab, disponible para todos los clientes de Geotab, proporciona acceso a información relevante sobre el rendimiento de la flota, así como información sobre vehículos y conductores, desde una única plataforma. Esta información permite a EPNAK tomar decisiones precisas, sobre todo a nivel operativo.      

"La solución de Geotab satisfizo las necesidades de EPNAK, centrada en la gestión del mantenimiento y sin límite en el número de usuarios registrados en la plataforma." Al mismo tiempo, la solución proporciona informes sobre el estado de la batería, la tasa de uso (centrándose en los vehículos que menos se usan para facilitar la rotación de la flota) y también el consumo medio de combustible de la flota (aprox. 6 l/100km)", explica Sébastien Diaz.

Una solución que cumple con la normativa

La flota de EPNAK está compuesta por varios vehículos de empresa y de flota. Para cumplir con las obligaciones de la CNIL (Comisión Nacional de Informática y Libertades) en materia de protección de datos personales y preservación de las libertades individuales, la institución ha adaptado su política relativa a los vehículos de empresa. La solución debería permitir desactivar la geolocalización, garantizando al mismo tiempo la continuidad del servicio para la notificación de información técnica, alertas y el kilometraje recorrido.

Resultados positivos

El equipo de operaciones podía contar con una gran cantidad de datos para trabajar en la mejora de la productividad, la seguridad y el rendimiento sostenible de la flota.

• El informe de "distancia recorrida" ofrecía información general de la flota, mostrando qué día se había conducido más cada vehículo en la última semana y los detalles de cada día. Se identificó un vehículo como el que presentaba la mayor cantidad de fallos en el motor, lo que llevó a intensificar el seguimiento de los vehículos del mismo modelo. 
• El informe de "uso de la flota" mostraba las tasas de uso de los vehículos de la flota en función de su kilometraje semanal y el equipo sabía entonces qué vehículos se usaban más.
• El informe sobre el tiempo de inactividad permitió determinar qué vehículo de la flota realizó la mayor cantidad de paradas con el motor en marcha. En el transcurso de una semana, uno de los vehículos permaneció parado durante 3 horas y 50 minutos con el motor en marcha. Tras esta observación, el mánager implementó una regla de "ralentí" que ahora prevé, por defecto, la activación de una alerta si un vehículo permanece parado con el motor en marcha durante más de 3 minutos y 21 segundos.

La opinión del director de la flota

"Antes de la instalación de los dispositivos, teníamos un promedio de diez multas al mes. Desde su instalación, prácticamente no hemos tenido ningún problema. Nuestros dispositivos telemáticos de Geotab representan un activo importante para EPNAK en lo que respecta a la monitorización de la flota de vehículos, contamos con una herramienta realmente potente que nos permite monitorizar tanto los defectos en tiempo real como no perdernos el mantenimiento programado.

— Sébastien Diaz, director de flota, EPNAK