Cómo pueden los directores de finanzas crear un mejor presupuesto utilizando telemática

Autor: Equipo de finanzas, Geotab

Las tendencias actuales en sus operaciones son un excelente indicador de los futuros gastos. Los datos de la flota que proporciona Geotab abren una plataforma que puede apoyar la creación de presupuestos y estimaciones de su departamento de finanzas, por medio de la recopilación y el análisis de la información necesaria. Para facilitar el intercambio de información, se puede configurar un panel de indicadores para proporcionar datos precisos e informes de manera regular. Lea este post para ver cómo la telemática de datos puede ayudarle a crear un mejor presupuesto.

A continuación, le presentamos cuatro formas en que los departamentos de finanzas pueden utilizar los datos de la telemática:

  1. Comparar los gastos en el registro contable con los datos telemáticos de Geotab
  2. Es importante comparar los costos y ahorros y ver cómo se alinean con los gastos reales en el registro contable. De haber una gran disparidad, es posible que los gastos de su flota sean demasiado elevados.

    ¿Son razonables las compras de pieza y mantenimiento, o están lejos del precio de mercado? ¿Está comprando combustible a precio de mercado? Por ejemplo, si los costos reales son mucho más bajos que los costos que aparecen en los datos telemáticos que le proporciona Geotab, una pregunta importante que hay que hacerse es si los vehículos están recibiendo mantenimiento de manera oportuna y segura.

    Desde luego, su empresa puede optar por ampliar los plazos de mantenimiento más allá de los períodos recomendados. Si ese es el caso, lo mejor sería tomar la cantidad que indica su registro contable y dividirla entre los datos de costo de Geotab y así obtener un porcentaje para su estimado real.

    Por ejemplo, si los datos de Geotab muestran que sus gastos de mantenimiento son aproximadamente USD 10.000 por mes, pero el gasto real ha sido de USD 8.000 por mes, usted tendría un porcentaje de un 80 % de gastos de mantenimiento como registro histórico en su software de Geotab.

    Ver también: Administración de flotas con un presupuesto ajustado

  3. Predecir mejor los riesgos y costos de seguros
  4. Utilice datos reales de accidentes históricos. No se preocupe si no había instalado previamente el sistema de telemática de Geotab; su departamento de finanzas probablemente será capaz de encontrar cualquier accidente y sus respectivos costos adicionales para realizar la comparación.

    A partir de eso, se puede estimar el número promedio de accidentes por año y el costo, lo que le permitirá al departamento crear un devengo mensual para cualquier posibilidad de costo adicional o aumento de seguro que pueda causar este tipo de incidentes.

  5. Crear programas precisos de mantenimiento
  6. Con los datos del vehículo a mano, puede compararlos con las prácticas de mantenimiento y costos reales para corregir sus programas de mantenimiento. De esta manera, sus intervalos de mantenimiento se ajustarán con más precisión a la forma en que se utilizan los vehículos realmente. Además, tener intervalos de mantenimiento más precisos también se traduce en poder predecir mejor los costos de mantenimiento por vehículo y por año. Por ejemplo:



Datos como los de frenado brusco y otros datos sobre el comportamiento del conductor también pueden ayudar a los departamentos de finanzas a trabajar con las flotas en la reducción de costos asociados con estas conductas. Puede hacer que la inversión en la capacidad de los conductores y en los mensajes de seguridad sea más eficiente cuando estos dos departamentos trabajan juntos.

  1. Prepararse para el crecimiento de la flota
  2. Los datos de Geotab también se pueden utilizar para indicar necesidades en vehículos y empleados adicionales de la flota. ¿Considera que su base de empleados no es capaz de realizar todas las paradas? ¿Tiene un plan de crecimiento para su negocio que requiere más visitas a clientes o visitas en las instalaciones? Puede utilizar los kilómetros promedio por día o las visitas a las instalaciones por día para analizar el punto en el que necesita aumentar su flota.

    Asegúrese de considerar cualquier estacionalidad en su negocio y si realmente se requiere aumentar la flota. Quizás tiene más sentido ofrecer horas extras durante temporadas altas, en lugar de agregar más vehículos a su flota existente.

¿Qué cantidad de datos es suficiente?

Idealmente, su compañía habrá recopilado alrededor de seis meses de datos (o más) para obtener una muestra de buen tamaño. Sin embargo, si no ha tenido instalados los dispositivos durante todo ese tiempo, puede solucionar esta situación con tres meses de datos.

En lo que se refiere al mantenimiento de la flota, es importante recordar que si está utilizando períodos cortos de tiempo, puede que el mantenimiento real y el proyectado sean difíciles de comparar. Por eso, se recomienda que evalúe constantemente los datos cada vez que se desarrolla una nueva estimación.

Conforme que los dispositivos se utilizan y controlan, podría esperar que los gastos de la flota disminuyan a medida que los malos hábitos y la conciencia de los conductores mejoren. Por lo tanto, se recomienda que con cada nueva estimación revise los datos más recientes para obtener una muestra mayor. Lea más aquí sobre la capacitación de conductores con las tarjetas de resultados.

Conecte las finanzas a la flota

Existen incluso más formas en las que la telemática de Geotab puede ayudar a relacionar el funcionamiento interno de cualquier organización, lo cual tiene como resultado serios ahorros en los costos.

Pero lo más importante de todo es que el sistema de telemática de Geotab en los vehículos puede ayudar a conectar al departamento de finanzas con la flota, ya que proporciona a ambas partes el acceso a informes y datos que los pueden ayudar a tomar decisiones que tengan como resultado un mejor balance.

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