Guida completa: come ridurre i costi operativi della flotta

La riduzione dei costi operativi delle flotte è diventata una priorità assoluta per le aziende, soprattutto a causa dell'aumento dei prezzi dei carburanti, delle normative sempre più severe e delle aspettative dei clienti, che richiedono consegne più rapide e affidabili . 

La buona notizia? La maggior parte delle opportunità di risparmio è completamente sotto il tuo controllo: dal miglioramento dei percorsi alla gestione dell'usura del veicolo all'aumento della produttività quotidiana. Con gli strumenti, i dati e le strategie di ottimizzazione giusti, le flotte possono ridurre gli sprechi, tenere sotto controllo le spese e operare in modo più efficiente che mai.

Gestire una flotta oggi non è facile. I prezzi dei carburanti aumentano da un giorno all'altro, le città introducono nuove normative e le aspettative dei clienti sono sempre più elevate. Se sei come la maggior parte delle aziende, stai cercando di tenere sotto controllo l'affidabilità della flotta, la soddisfazione dei clienti e i costi, tutto nello stesso momento.

La buona notizia? Ci sono alcune aree chiave in cui puoi rapidamente apportare grandi miglioramenti. Esaminiamo in modo chiaro ciascun fattore di costo, in modo da sapere esattamente da dove provengono i risparmi e come ottenerli.

1. Consumo di carburante: il primo impatto sui costi

Il carburante è il costo operativo che ogni flotta percepisce immediatamente. Con le imposte europee sui carburanti e la congestione urbana, diventa la sfida più grande per le aziende.

Una spiegazione semplice  del perché il carburante costi  così tanto?

Quando i conducenti restano bloccati nel traffico, lasciano il motore acceso quando arrivano dai clienti o seguono percorsi poco efficienti, a risentirne è il tuo budget per il carburante, non il loro. Anche le piccole inefficienze moltiplicano rapidamente i costi quando si hanno più veicoli su strada ogni giorno. Ecco perché il carburante spesso raggiunge il 30% dei costi operativi totali in tutta l'area EMEA (1).

Cosa si può fare e perché funziona:

• Ottimizzare i percorsi evitando tragitti inutili
  Pensa a come ottimizzare il percorso, ad esempio dotando la flotta di un sistema GPS più intelligente. Invia ai conducenti percorsi più brevi, meno congestionati e più logici, risparmiando automaticamente carburante. La maggior parte delle flotte vede un risparmio di carburante immediato del 20-25%.(2) 
• Ridurre al minimo le soste a motore acceso
  Lasciare il motore acceso durante le soste è uno spreco di carburante. Un'ora di sosta a motore acceso equivale a 1-2 litri di carburante persi, a seconda delle dimensioni del veicolo (3). 
• Promuovere una guida più fluida
  Accelerazioni e frenate brusche possono aumentare il consumo di carburante del 40% (4), quindi formare i conducenti sulle abitudini migliori consente di risparmiare ogni giorno.
• Scegliere il veicolo adatto al tipo di lavoro
  Utilizzare un furgone grande per una consegna piccola significa sprecare carburante. Abbinare il tipo di veicolo alla dimensione del percorso è una soluzione semplice e immediata.

Questa è un'area in cui anche i più piccoli miglioramenti possono avere un impatto positivo sui tuoi profitti.

2. Manutenzione del veicolo e usura: il costo che ti coglie di sorpresa

La manutenzione è un costo operativo non sempre elevato o drammatico. Si tratta di un costo nascosto che cresce poco a poco, mese dopo mese.

Perché la manutenzione diventa costosa per le aziende

Ogni chilometro in più aggiunge usura ai veicoli. Percorsi errati, carichi pesanti o guida irregolare aumentano le sollecitazioni su motori, freni e pneumatici. Inoltre, quando le PMI utilizzano i veicoli fino a quando non si verifica un guasto, le riparazioni diventano molto più costose.

Secondo una ricerca, i dati dimostrano che una scarsa programmazione della manutenzione può aumentare del 53% i costi a lungo termine (5). 

Come mantenere la manutenzione sotto controllo

• Effettuare una manutenzione preventiva invece di attendere che si verifichino dei guasti.
  È sempre più conveniente sostituire qualcosa prima che si rompa, piuttosto che pagare per il recupero stradale.
• Ridurre i chilometri percorsi.
  Ottimizzare i percorsi consente di ridurre l'usura, perché meno chilometri percorsi significa meno riparazioni. È semplicissimo.
• Monitorare lo stato del motore con la telematica.
  I sistemi moderni sono in grado di rilevare tempestivamente i problemi (accensioni irregolari, surriscaldamento, bassa tensione della batteria), dandoti il tempo di intervenire prima che la bolletta lieviti.
• Aiutare i conducenti ad adottare buone abitudini.
  Frenate leggere, curve regolari e una corretta pressione degli pneumatici prolungano la durata del veicolo.

La manutenzione corretta non costa molto, mentre quella cattiva è molto costosa.

3. Costi di manodopera e tempo: il costo operativo che non puoi ignorare

Spesso, la manodopera è il costo operativo fisso più elevato per le aziende. E quando si spreca tempo, i costi aumentano rapidamente.

Perché le inefficienze della manodopera costano di più di quanto si possa pensare

Se i conducenti trascorrono ore nel traffico, devono affrontare itinerari pianificati male o effettuano turni più lunghi a causa di errori di programmazione, il budget per la manodopera aumenta vertiginosamente. La sola pianificazione manuale può richiedere ore ogni giorno ai responsabili della flotta.

Metodi semplici per ridurre gli sprechi di manodopera

• Automatizzare la pianificazione dei percorsi
  Molte aziende impiegano 2-4 ore al giorno per pianificare manualmente i percorsi. L'automazione riduce questo valore a pochi minuti.
• Aumentare il numero di fermate per ogni percorso
  Se ciascun conducente è in grado di gestire 2-3 lavori in più al giorno, la produttività aumenta notevolmente, senza dover assumere nuovo personale.
• Ridurre le consegne non riuscite
  Le mancate consegne raddoppiano i costi di manodopera e carburante. ETA migliori e un instradamento accurato consentono di risolvere rapidamente questo problema.
• Ridurre gli straordinari con programmi più efficienti
  L'instradamento intelligente evita lunghe deviazioni e ritardi inutili che spingono i conducenti a fare straordinari.

Quando i tuoi percorsi sono più intelligenti, il tuo team diventa più produttivo e meno stressato.

4. Errori nel servizio clienti: il costo operativo nascosto che la maggior parte delle aziende trascura

Ogni consegna mancata, ogni cliente  insoddisfatto e ogni telefonata  del tipo "Dov'è il mio ordine?" ha un costo. Ogni consegna che non va a buon fine aumenta i costi operativi e genera l'insoddisfazione del cliente.

Perché i problemi dei clienti diventano costosi

Una singola consegna non riuscita comporta:

• maggiore consumo di carburante
• maggiore impiego di manodopera
• maggiore carico di lavoro amministrativo
• aumento del numero di clienti insoddisfatti

E i clienti insoddisfatti potrebbero non tornare più, con un impatto negativo sui ricavi a lungo termine. 

Come prevenire i problemi del servizio clienti prima che si verifichino.

• Migliorare l'accuratezza dell'ETA
  Quando i clienti conoscono l'orario esatto della consegna, il tasso di consegne riuscite al primo tentativo aumenta.
• Fornire il tracking in tempo reale
  In questo modo si riducono le chiamate e migliora la fiducia.
• Utilizzare l'ottimizzazione del percorso per rispettare i tempi
  La puntualità costante è uno dei modi più efficaci per fidelizzare i clienti.

Migliorare l'esperienza del cliente non è solo sinonimo di buon servizio, ma comporta anche una riduzione dei costi operativi.

5. Costi assicurativi: i costi operativi che puoi effettivamente influenzare

L'assicurazione potrebbe sembrare fissa, ma non deve esserlo. Sempre più assicuratori premiano flotte sicure e basate sui dati. Secondo alcune ricerche, le varianti della telematica assicurativa che si sono diffuse nel corso degli anni “includono modelli di tariffazione basati sul comportamento, come Pay-As-You-Drive (PAYD), Pay-How-You-Drive (PHYD) e Manage-How-You-Drive (MHYD)”, che contribuiscono a ridurre i prezzi delle assicurazioni grazie ai dati forniti dalle flotte. (6)

Perché gli assicuratori offrono sconti

I dati telematici mostrano:

• Guida più sicura
• Meno sinistri
• Rischio ridotto
• Risoluzione più rapida dei sinistri

Ciò rende le compagnie assicurative più fiduciose e disposte a ridurre i premi.

Come ridurre i costi assicurativi

• Utilizzare il punteggio dei conducenti
  Le flotte più sicure ottengono tariffe migliori.
• Installare sistemi telematici e dash cam
  Le prove chiare risolvono rapidamente le controversie, spesso a tuo favore.
• Ridurre i sinistri con una migliore gestione dei percorsi
  Meno incidenti = premi più bassi.

L'assicurazione è una delle aree più semplici dei costi operativi da migliorare quando la flotta è basata sui dati.

6. Ottimizzazione dei percorsi: lo strumento più importante che puoi adottare per ridurre i costi

Se c'è una tecnologia che le aziende considerano davvero preziosa, questa è l'ottimizzazione dei percorsi: non solo per motivi di sicurezza, ma anche per ridurre i consumi di carburante e l'usura dei veicoli della flotta.

Perché l'ottimizzazione del percorso è un "moltiplicatore di forza"

Riduce allo stesso tempo:

• Consumo di carburante
• Chilometri percorsi
• Usura del veicolo
• Ore di manodopera
• Reclami dei clienti
• Consegne non riuscite
• Rischio di conformità

Tutto da un unico strumento. Scopri di più sull'ottimizzazione dei percorsi qui.. 

Perché le aziende non possono farne a meno

Offre loro l'efficienza di una grande flotta aziendale, senza la necessità di risorse di livello aziendale. Se desideri fare un investimento che ti aiuti a controllare i costi della flotta ovunque e in qualsiasi momento, questa è la soluzione ideale.

Scopri come la nostra tecnologia di gestione della flotta può aiutarti a ridurre i costi operativi della tua flotta e ad aumentare la redditività con facilità. 

Fonti EMEA: 

(1)https://www.idae.es/uploads/documentos/documentos_10232_Guia_gestion_combustible_flotas_carretera_06_32bad0b7.pdf

(2)https://www.researchgate.net/publication/389987796_AI-Powered_Route_Optimization_Reducing_Costs_and_Improving_Delivery_Efficiency

(3)https://www.fors-online.org.uk/cms/wp-content/uploads/2016/03/TR127428-02.Procurement-Guide_CR1.pdfLa telematica può avvisarti quando il veicolo sosta a motore acceso in modo ricorrente.

(4)https://sgi.sk.ca/handbook/-/knowledge_base/drivers/fuel-efficient-driving-techniques#:~:text=It's%20both%20safer%20and%20more,fuel%20consumption%20by%20approximately%2040%25.

(5)https://www.researchgate.net/publication/364429625_Asessment_of_Vehicle_Maintenance_Culture_and_Its_Cost_Effectiveness_Case_of_University_for_Development_Studies

(6)https://www.researchandmarkets.com/reports/5575694/insurance-telematics-in-europe-and-north?utm_source=BW&utm_medium=PressRelease&utm_code=2n3zrx&utm_campaign=2131654+-+Europe+and+North+America+Insurance+Telematics+Report+2025-2029%3a+Insights+from+30+New+Executive+Interviews+with+Leading+Companies%2c+Case+Studies+of+58+Insurance+Telematics+Initiatives&utm_exec=chdomspi.