RENTRI 2025: tutto quello che c’è da sapere sul nuovo sistema digitale per la gestione dei rifiuti

La sigla RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) segna una svolta normativa e tecnologica cruciale per la gestione dei rifiuti in Italia. Istituito dal Decreto del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica n. 59/2023, è entrato in vigore il 15 giugno 2023 ed è diventato obbligatorio dal 13 febbraio 2025, con scadenze progressive legate alla dimensione aziendale.

Il sistema digitalizza la gestione di formulari di identificazione dei rifiuti (FIR), registri cronologici e documentazione, coinvolgendo aziende, trasportatori ed enti pubblici. Tra le novità più rilevanti, l’obbligo di geolocalizzazione GPS per le imprese iscritte alla categoria 5 dell’Albo Gestori Ambientali (trasporto di rifiuti pericolosi), da implementare tra il 1° luglio e il 31 dicembre 2025, con dichiarazione su AGEST e rischio di esclusione dall’Albo dal 1° gennaio 2026 per i non conformi.

Con oltre 70.000 imprese interessate, RENTRI favorisce trasparenza, efficienza e sostenibilità, contrastando pratiche illecite come l’abbandono o il traffico di rifiuti. Grazie alle proprie soluzioni telematiche conformi, Geotab si propone come partner ideale per un’adozione rapida e sicura del nuovo sistema.

Che cos’è il RENTRI e perché è stato introdotto 

Il RENTRI è un sistema informativo nazionale, gestito dal Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica con il supporto tecnico dell’Albo Nazionale Gestori Ambientali, nato per sostituire la burocrazia cartacea e rendere più efficace la tracciabilità dei rifiuti.

Attraverso la piattaforma, le aziende possono:

• Emettere FIR digitali.
• Tenere aggiornati i registri di carico e scarico.
• Monitorare costantemente i flussi di rifiuti, dalla produzione allo smaltimento finale.

Oltre a garantire la conformità normativa, RENTRI consente di ottimizzare i processi, ridurre i costi operativi e migliorare il controllo, contribuendo alla lotta contro pratiche illecite e alla promozione di un’economia circolare. Per facilitare l’adeguamento, la Segreteria del Comitato Nazionale dell’Albo ha pubblicato un vademecum pratico e completo con tutte le istruzioni operative.

Chi deve iscriversi a RENTRI: obblighi e soggetti coinvolti

Produttori, trasportatori, gestori dei rifiuti

L'iscrizione a RENTRI è obbligatoria per tutti gli attori coinvolti nel ciclo dei rifiuti: produttori, trasportatori e gestori. Questi soggetti devono garantire la registrazione e l'aggiornamento costante delle informazioni, una misura che assicura un controllo più rigoroso e un'operatività in linea con le normative vigenti.

Tipologie di rifiuti trattati (pericolosi/non pericolosi)

RENTRI copre la gestione dei rifiuti pericolosi e quelli non pericolosi. La differenziazione nella gestione di queste categorie di rifiuti è fondamentale per garantire che i processi adottati siano sicuri ed efficaci. Il sistema prevede moduli specifici per il monitoraggio di ciascuna tipologia, facilitando l'identificazione e il trattamento appropriato.

Tabella con le scadenze di registrazione per dimensione aziendale

Le scadenze per la registrazione a RENTRI variano a seconda delle dimensioni dell'azienda. Di seguito una sintesi delle principali scadenze:

Queste scadenze sono state stabilite per agevolare una transizione graduale e uniforme al nuovo sistema, garantendo che tutte le entità coinvolte possano adeguarsi alle nuove modalità operative senza difficoltà.

FIR digitale e Registro elettronico: come funziona

Spiegazione del FIR (Fixed Identification Form)

Il FIR, o Formulario Identificazione Rifiuti, è un documento fondamentale per la tracciabilità dei rifiuti, utilizzato per certificare il trasferimento degli stessi e contenente informazioni dettagliate. La versione digitale del FIR nell'ambito di RENTRI 2025 consente una gestione automatica e sicura delle informazioni, riducendo il rischio di errori e semplificando le operazioni di monitoraggio.

Software, app e portali abilitati e integrazione con il Registro Elettronico

Per facilitare la transizione al sistema digitale, è stato sviluppato un ecosistema di software, app e portali abilitati che consente un'interazione fluida con il Registro Elettronico. Questi strumenti permettono alle aziende di registrare e monitorare digitalmente i propri flussi di rifiuti, migliorando l'integrazione e la condivisione delle informazioni tra diversi enti e settori. L'integrazione con il Registro Elettronico assicura che tutte le operazioni siano tracciate in tempo reale, offrendo una visione completa e aggiornata della gestione dei rifiuti.

Vantaggi della digitalizzazione rispetto al metodo cartaceo

Il passaggio alla digitalizzazione offre numerosi vantaggi rispetto al metodo cartaceo tradizionale. Tra i principali benefici si annoverano:

• Efficienza: riduzione dei tempi di compilazione e gestione dei documenti.
• Precisione: minore probabilità di errori umani e informazioni sempre aggiornate.
• Sostenibilità: riduzione dell'uso della carta e impatto positivo sull'ambiente.
• Conformità: maggiore facilità nel rispettare le normative vigenti grazie a tracciabilità e reportistica avanzate.

Date chiave e scadenze da ricordare

L’implementazione del sistema RENTRI 2025 segue un piano a tappe, pensato per permettere alle aziende di adeguarsi gradualmente alle nuove disposizioni.

Scadenze ufficiali di attivazione

• Dicembre 2024 → avvio per aziende con oltre 50 dipendenti.
• Marzo 2025 → estensione obbligatoria per aziende con 11–50 dipendenti.
• Giugno 2025 → obbligo per tutte le altre tipologie di attività e per i nuovi iscritti.

Questa programmazione in ordine cronologico facilita la comprensione del processo di adozione. L’obbligo è partito dalle grandi imprese, per poi coinvolgere le medie e infine tutte le altre realtà. Un approccio graduale che offre il tempo necessario per adeguare procedure interne, formare il personale e implementare i sistemi digitali richiesti.

Le Procedure di Emergenza: Cosa fare se la piattaforma non funziona

Un timore comune tra gli operatori è cosa accada in caso di guasto o indisponibilità del Registro Elettronico. Il Decreto Direttoriale n. 319 del 2025 del MASE ha previsto le "Modalità operative di sicurezza" proprio per garantire la continuità e la conformità normativa anche durante un blocco del sistema.

Per i trasportatori (che utilizzano i servizi di supporto o l'interoperabilità per la gestione del FIR), l'Allegato 1 del Decreto stabilisce le seguenti misure di emergenza:

• Ritorno al cartaceo: In caso di impossibilità a gestire digitalmente il FIR, si deve utilizzare il Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) cartaceo.
• Trasmissione alternativa: La copia completa del FIR cartaceo deve essere trasmessa al produttore/detentore esclusivamente tramite gli altri metodi previsti dal D.M. n. 59/2023: consegna diretta o Posta Elettronica Certificata (PEC) .
• Termini di allineamento: La trasmissione dei dati digitali (per l'iscrizione o i registri) è consentita fino al termine del primo giorno lavorativo successivo a quello in cui la Direzione Generale ECB comunica la chiusura dell'evento di indisponibilità.

Conoscere queste regole è fondamentale per mantenere la conformità e garantire la continuità operativa della tua flotta.

Come prepararsi a RENTRI: soluzioni digitali per aziende e flotte

Geotab e integrazione con soluzioni di tracciabilità

Per le aziende e le flotte che vogliono essere pronte per RENTRI 2025, Geotab rappresenta una delle soluzioni digitali più avanzate. Grazie alla sua capacità di integrarsi con sistemi di tracciabilità, Geotab aiuta a monitorare la raccolta e gestione dei rifiuti in tempo reale. Questo sistema non solo migliora l'efficienza operativa, ma garantisce anche la conformità alle nuove normative. Si veda a seguire un esempio di monitoraggio accurato dei percorsi. 

Quali software devono essere conformi alle normative

È essenziale che le aziende utilizzino software compatibili con le normative di RENTRI. Tali software includono soluzioni per la gestione documentale, il monitoraggio GPS e la telematica. La conformità assicura che i processi di raccolta e smaltimento dei rifiuti rispettino le regolamentazioni vigenti.

Vantaggi dell'utilizzo di GPS, gestione documentale e telematica integrata

L'utilizzo di GPS e strumenti di gestione documentale integrati non solo permette di tracciare i veicoli, ma offre anche vantaggi come:

• Maggiore precisione nei dati raccolti
• Riduzione degli errori amministrativi
• Miglior controllo dei costi operativi

Queste tecnologie consentono una panoramica completa sulle attività quotidiane.

Supporto e formazione: come affrontare il cambiamento

Adeguarsi al RENTRI 2025 richiede preparazione. Le aziende possono contare su un’ampia offerta di formazione e supporto per integrare il sistema in modo efficace.

• Corsi di formazione → Disponibili sia in ambito pubblico (Ministero dell’Ambiente, associazioni di categoria) che privato, coprono le funzionalità della piattaforma, la gestione del FIR digitale e le best practice per la conformità.
• Risorse tecniche → Guide pratiche, manuali operativi, FAQ aggiornate e demo interattive, disponibili su portali ufficiali e piattaforme dedicate.
• Supporto continuo → Forum e gruppi di discussione consentono di condividere esperienze e soluzioni, creando una rete di confronto tra operatori del settore.

Grazie a queste iniziative, le aziende possono ridurre il tempo di adattamento, evitare errori comuni e sfruttare appieno i vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei rifiuti

Parla con un esperto Geotab per ricevere una consulenza personalizzata e scoprire come possiamo aiutarti a gestire la transizione al RENTRI 2025.