Cómo ajustar el tamaño de su flota en cinco simples pasos

Publicado el 12 de Noviembre de 2020 en Gestión de flotas por Corinda Ouellet


El dimensionamiento de flotas es ampliamente conocido como el cálculo de la cantidad de vehículos necesarios para completar los trabajos. Sin embargo, determinar el tamaño de una flota va más allá de tener la cantidad adecuada de vehículos.

El dimensionamiento de la flota es un plan proactivo y estratégico para tener el tipo de vehículo correcto, en los lugares precisos y disponibles en el momento oportuno.

 

Al llevar a cabo este análisis algunos pueden descubrir que tienen demasiados vehículos y costes, otros pueden darse cuenta de que necesitan aumentar su flota para satisfacer las demandas de los clientes y hacer crecer su negocio. A continuación se muestran algunos consejos útiles para ajustar el tamaño de tu flota.

1. Establece un umbral de utilización interna para los vehículos de la flota

Para empezar, una flota debe determinar primero los umbrales de utilización de sus vehículos o grupos de vehículos. Este es el número mínimo de kilómetros conducidos o de horas operadas (por día, mes o año) para justificar tener un vehículo.

 

Hay una serie de factores que pueden influir en este número o en la forma de contarlo. Por ejemplo, una empresa de calefacción, ventilación y aire acondicionado necesitará calcular el umbral de utilización por horas de funcionamiento en lugar de kilómetros, ya que el técnico pasa gran parte del tiempo en la casa del cliente, en lugar de conduciendo. Por otra parte, una empresa que tenga una base estacional tendrá más probabilidades de calcular el umbral de utilización por año o por temporada.

2. Determina la utilización de cada vehículo

Cada compañía utiliza vehículos por diferentes razones. El análisis y la categorización de cada vehículo en diferentes segmentos, ayuda a asegurar que el retorno de la inversión sea rentable y que todos los vehículos se utilicen de la mejor manera posible.

 

Calcula y determina la utilización de los vehículos midiendo el uso de los mismos. Hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Para qué se usan los vehículos?
  • ¿Con qué frecuencia se utilizan?

El cálculo de la utilización de un vehículo es muy simple. Para calcularlo puedes usar informes personalizados sobre la utilización de activos, como el que proporciona Geotab. Este informe muestra de forma sencilla cuáles son los vehículos más y menos utilizados.

 

El informe de utilización de activos es completamente personalizable en función de la información se busca. Puede desglosarse por tipo de vehículo/ubicación, puede realizar cualquier cálculo del porcentaje de utilización, puede incluir el tiempo en uso (calculado a través del uso en servicio versus fuera de servicio). Los datos también pueden desglosarse en diferentes franjas, incluyendo la hora del día, meses o km y mucho más.

 

Gráfico que muestra el uso de los vehículos de una flota

 

3. Determina el número de vehículos sobreutilizados e infrautilizados

Aunque esto pueda parecer difícil al principio, este cálculo se obtiene al comparar la utilización de un vehículo con el umbral establecido por la compañía. Te recomendamos que hagas un desglose de la información para que sea fácil de ver el panorama general.

Considera las siguientes preguntas:

  • ¿Tienes varias ubicaciones? De ser así, tal vez quieras segmentar la información por ubicación para determinar si existen pautas de utilización insuficiente o excesiva.
  • ¿Trabajan tus empleados por turnos? Si es así, segmenta la información por bandas de tiempo para determinar si la utilización de los vehículos está optimizada para cada turno. Por ejemplo, si hay tres conductores que trabajan en tres horas diferentes, existe la posibilidad de compartir un vehículo en lugar de tener tres diferentes.

Realizar una auditoría de la flota y responder a las preguntas anteriores te ayudará a comprender mejor qué vehículos se utilizan demasiado o demasiado poco. Esto también te facilitará el cumplimiento de tus objetivos trimestrales o anuales.

4. Hazte preguntas básicas

Dar un paso atrás de vez en cuando para reevaluar puede ser útil para mantenerse al tanto de los cambios.

Algunas preguntas básicas sobre cada vehículo individual pueden ser:

  • ¿Cuál es la asignación del vehículo (vocación)? ¿Se puede utilizar un vehículo más pequeño y de menor consumo de combustible en su lugar?
  • ¿El vehículo es del tamaño adecuado para el trabajo? Nota: una flota puede notar que están usando un vehículo de clase 8 para ciertas tareas cuando podrían estar usando un vehículo menos costoso y más eficiente en cuanto a combustible, como el de clase 5.
  • ¿Es el vehículo más económico? ¿Tiene el menor coste total de propiedad (TCO)?
  • En un momento dado, ¿cuántos vehículos están fuera de la rotación por mantenimiento?

Al responder a estas preguntas sobre la flota y combinar los conocimientos con un informe de la industria como el Informe de tendencias de la industria de la flota de Geotab, obtendrás información sobre la actividad de conducción, la composición de la flota, el ahorro de combustible, el coste total de propiedad y mucho más. Todos estos son aspectos importantes de una flota y pueden marcar una gran diferencia cuando se trata de tener éxito y de optimizar la flota.

5. Haz cambios

Después de recopilar toda esta información, podrás empezar a tomar decisiones informadas para adecuar la flota, ya que sabrás cuántos vehículos se necesitan, dónde y cuál es el mejor tipo de vehículos.

A continuación te mostramos una serie de escenarios que pueden serte útiles:

  • Tienes demasiados vehículos infrautilizados.
  • Tienes demasiados vehículos sobreutilizados.
  • Se observan discrepancias en la utilización por ubicación. Por ejemplo, un lugar puede tener un gran excedente de vehículos infrautilizados, mientras que otro puede tener que recurrir al alquiler debido a la demanda. Considera analizar cada lugar para obtener la respuesta a esta pregunta.
  • Los vehículos están siendo usados en una sola franja de tiempo. Por ejemplo, si tienes conductores que trabajan en diferentes turnos, puedes considerar compartir vehículos, lo que implica fijarse en los horarios de los días en que los vehículos se están utilizando para determinar si un vehículo se puede compartir entre los conductores.

Piensa en el largo plazo

Cuando se ajusta el tamaño de la flota, uno de los factores más importantes es considerar la demanda futura. Analiza las tendencias, ¿la demanda está aumentando o disminuyendo? Conocer esta información en todo momento te ayudará a averiguar si necesitas aumentar o disminuir los vehículos de nuevo. Utilización = Demanda dividida por capacidad

Conclusión

El dimensionamiento de la flota es una forma fácil y sencilla de ahorrar dinero y aumentar la eficiencia y la productividad. Siguiendo los pasos indicados arriba y respondiendo a las preguntas de este blog, puedes configurar la flota adecuada a tu negocio.

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