¿Qué es una geocerca y cómo reduce costes y riesgos para las flotas?

Una geocerca es un perímetro virtual creado alrededor de un área de interés del mundo real. Al combinarlo con el seguimiento de vehículos por GPS y reglas personalizadas, las geocercas permiten al equipo de gestión de flotas automatizar la supervisión habitual en lugar de tener que estar comprobando continuamente las ubicaciones de los vehículos de forma manual. 

Esta guía explica cómo las flotas pueden usar las geocercas para optimizar las operaciones y reducir las responsabilidades, a la vez que recortan el tiempo de administración y gestión.

¿Qué es una geocerca?

La geocerca es una tecnología basada en la ubicación que usa coordenadas GPS para crear límites virtuales alrededor de cualquier área física. Las geocercas son muy útiles a nivel operativo cuando se usan con reglas de lógica condicional en el software de gestión de flotas. Estas reglas pueden activar acciones concretas, como una alerta o notificación, cuando un vehículo o activo con seguimiento entra, sale o permanece en el área definida durante un periodo determinado.

A diferencia del seguimiento GPS estándar, que muestra al equipo de gestión de flotas dónde está un vehículo, la geocerca te ayuda a detectar cuándo un evento basado en la ubicación requiere actuar.

¿Cómo usa el equipo de gestión de flotas las geocercas para optimizar las operaciones de su flota?

Con la geocerca, los usuarios pueden dibujar perímetros virtuales alrededor de áreas de trabajo definidas, instalaciones de clientes, estaciones de servicio, fronteras nacionales, zonas de bajas emisiones, domicilios y otras ubicaciones operativas clave.

Al combinarlo con notificaciones e informes de excepciones, la geocerca puede ayudar a las flotas a:

1. Controlar la actividad del vehículo y el cumplimiento de la ruta.
2. Rastrear y proteger activos de gran valor.
3. Mejorar la productividad y el uso de los activos.
4. Cumplir con las normas de las zonas restringidas.
5. Automatizar las actualizaciones a clientes y los informes operativos.
    

Las geocercas ayudan al equipo de gestión de flotas a controlar la actividad de los vehículos

Con el seguimiento GPS estándar, el equipo de gestión de flotas tiene que echar un ojo de forma constante al mapa para comprobar dónde están los vehículos y si quienes conducen están siguiendo las rutas planificadas.

Las geocercas eliminan gran parte de este trabajo manual. El equipo de gestión de flotas puede fijar zonas alrededor de ubicaciones importantes y recibir una alerta solo cuando se da una excepción predefinida, como que un vehículo se salga de su ruta, entre en un área no autorizada o se quede en una ubicación más tiempo del esperado.

Crear geocercas alrededor de las ubicaciones de los clientes también permite registrar las horas de llegada y salida de forma automática. Esto puede reducir la dependencia de los registros horarios manuales, mejorar la precisión de los registros de trabajo y sacar a la luz retrasos frecuentes para investigarlos a fondo.
 

Las geocercas protegen los activos de gran valor

Las empresas de alquiler pueden usar las geocercas para saber cuándo los vehículos cruzan fronteras nacionales o salen de un área de operación acordada. Si un contrato de alquiler limita el vehículo a un país o región en concreto, una alerta casi en tiempo real permite al equipo de gestión investigar el movimiento pronto y saber si el vehículo se está usando sin permiso.

Las empresas de construcción pueden usar el mismo principio para proteger plantas móviles, remolques y otros equipos de valor. Una geocerca alrededor de una obra puede disparar una alerta si un activo bajo seguimiento sale de las instalaciones de forma inesperada, lo que permite a la empresa responder rápido a posibles robos o movimientos inapropiados.

Aunque la geocerca por sí sola no evita los robos, puede acortar bastante el tiempo que pasa entre que ocurre un movimiento no autorizado y el equipo se da cuenta.

Las geocercas mejoran la productividad y el uso de los activos

El equipo de gestión de flotas puede crear alertas cuando los vehículos se quedan en una ubicación definida más tiempo del acordado. Esto ayuda a detectar paradas muy largas en estaciones de servicio, demasiado tiempo en las instalaciones del cliente o vehículos atascados en los talleres de reparación más tiempo de la cuenta.

Estos datos dan el contexto necesario para investigar la causa. Una parada larga podría ser señal de un descanso largo, atascos en las instalaciones de un cliente o procesos de carga poco eficientes.

Las zonas de domicilio también pueden ayudar a las flotas a detectar el uso del vehículo fuera del horario de trabajo o vehículos que empiezan y terminan fuera del horario laboral acordado. Pero, como las geocercas en los domicilios están muy ligadas a la vida privada de la plantilla, usarlas requiere un cuidado especial bajo la ley de protección de datos.\

Las geocercas alrededor de los centros de trabajo pueden aportar más informes de excepciones, destacando los vehículos que salen tarde, regresan antes de lo esperado o se quedan sin usar cuando estaban programados para trabajar.

Geocercas para cumplir con las normas de las zonas restringidas

Actualmente, siete ciudades inglesas operan con Zonas de Aire Limpio (CAZ) de pago, mientras que Londres tiene por separado las Zonas de Emisiones Ultrabajas y de Bajas Emisiones (ULEZ y LEZ). Escocia también cuenta con Zonas de Bajas Emisiones en Aberdeen, Dundee, Edimburgo y Glasgow.

Gestionar las distintas clasificaciones de vehículos, los requisitos de emisiones y los sistemas de pago puede suponer una gran carga administrativa para las flotas que operan en varias ciudades.

En Londres, por ejemplo, el cargo por la zona ULEZ se debe pagar antes de la medianoche del tercer día después del viaje. Si no se hace el pago, la persona titular del vehículo se arriesga a recibir una multa.

Al crear geocercas alrededor de las zonas de pago y vincularlas a los estándares de emisiones de los vehículos, los equipos de flotas pueden generar informes o alertas cuando un vehículo que no cumple la normativa entra en una de esas zonas. Los equipos de administración pueden entonces confirmar si hay que pagar y hacerlo en el plazo permitido.

La geocerca también puede ayudar con el control de acceso en las instalaciones de los clientes, proyectos de construcción y zonas peligrosas. Una alerta puede avisar a los equipos de gestión cuando un vehículo entra en un área restringida, lo que les permite confirmar que la persona que conduce y el vehículo cumplen los requisitos correspondientes de las instalaciones.

Las geocercas agilizan los informes a los clientes

Los equipos de distribución pueden usar geocercas para activar notificaciones automáticas a los clientes cuando un vehículo de reparto se acerca o llega a las instalaciones.

Esto reduce el tiempo que se dedica a dar actualizaciones de progreso manuales y da a los clientes una mayor visibilidad de las horas de llegada esperadas. Registrar las horas de entrada y salida también puede servir como comprobante de asistencia, para los informes de nivel de servicio y para resolver cualquier problema.

Geocercas y seguimiento GPS básico: ¿cuál es la diferencia?

El seguimiento GPS aporta los datos de ubicación en los que se basa la geocerca y esta añade después una capa de gestión aplicando reglas a esos datos y avisando al equipo correspondiente cuando hay que actuar. A continuación puedes ver un resumen de en qué se diferencian:

Las geocercas ayudan a Tarmac a aumentar el uso de los vehículos y reducir los costes

Tarmac es uno de los principales proveedores de materiales de construcción del Reino Unido. Su equipo de gestión de flotas usa geocercas para ayudar con dos procesos de gestión de flotas muy concretos:

1. El equipo de operaciones creó geocercas alrededor de los concesionarios de sus fabricantes, para lanzar una notificación si un vehículo no se mueve durante más de 48 horas. Esto avisa al equipo de gestión de flotas si un vehículo no operativo sigue esperando en el taller a ser reparado y aún no se ha empezado a reparar. Al hacer un seguimiento de estos casos con los concesionarios, el equipo ha mejorado las tasas de uso de la flota.
2. Las geocercas también se usan para las Zonas de Aire Limpio del Reino Unido, incluyendo la ULEZ y la LEZ de Londres, con una regla a medida que genera un informe resumen diario de todos los vehículos que no cumplen la normativa y que han entrado en estas zonas, para que el equipo de administración pueda pagar pronto y evitar el riesgo de multas.

¿Qué consideraciones hay en el RGPD del Reino Unido para la geocerca y el seguimiento de vehículos?

Las geocercas se basan en datos de ubicación GPS. Si esa información se puede vincular a una persona identificable, es muy probable que se considere un dato personal y se debe tratar cumpliendo con el RGPD del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos de 2018.

Las empresas tienen que tener un motivo claro y legal para recopilar datos de ubicación y solo deben vigilar los vehículos en la medida necesaria para el objetivo indicado. Algunos de los usos legítimos pueden ser proteger los activos de la empresa, confirmar la entrega de los servicios, mejorar la seguridad al volante o gestionar el uso autorizado de los vehículos de la empresa.

Se debe informar a los conductores sobre qué información se recopila, por qué se necesita, cuándo funciona el seguimiento, quién puede ver la información y cuánto tiempo se van a guardar los datos. El acceso se debe limitar a las personas usuarias autorizadas, y los periodos de conservación deben reflejar el objetivo para el que se recogieron los datos.

Hay que tener un cuidado especial cuando se permite a la plantilla usar los vehículos a nivel particular o llevárselos a casa. Una geogeocerca alrededor de una dirección de domicilio puede desvelar mucho más que si un vehículo ha llegado o ha salido. Con el tiempo, puede exponer rutinas relacionadas con los movimientos de la persona empleada, sus horas de trabajo y su vida privada. Por eso, las flotas deberían plantearse si pueden lograr el mismo objetivo con métodos menos invasivos y evitar que se vean datos de ubicación de forma innecesaria durante el uso personal autorizado.

Puede que haga falta una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD) si el seguimiento previsto puede crear un alto riesgo para las personas. Aunque no sea obligatorio, completar una evaluación puede ayudar a una organización a documentar por qué el seguimiento es necesario, proporcionado y se controla de forma adecuada.

Cómo ayuda Geotab a las flotas a optimizar las operaciones con geocercas

MyGeotab combina los datos de ubicación de los vehículos con zonas, reglas, informes y notificaciones configurables, lo que permite a los equipos de flotas gestionar las excepciones, en lugar de estar continuamente vigilando los vehículos en un mapa.

Los equipos pueden crear geocercas y, luego, definir el evento que debería activar la acción. Las notificaciones se pueden enviar cuando un vehículo entra o sale de una zona, se queda en ella demasiado tiempo o se mueve fuera de un área autorizada. Esto permite a las flotas automatizar los informes de llegada, detectar retrasos que se pueden evitar, proteger 

los activos de valor y responder rápido ante un uso no autorizado.

El motor de reglas de Geotab también ayuda a convertir los eventos de ubicación en flujos de trabajo repetibles. Los equipos de flotas pueden recibir alertas y notificaciones, crear informes de excepciones y combinar la actividad de la zona con otra información del vehículo para saber no solo dónde ha ocurrido un evento, sino si hay que intervenir.

Para los vehículos que están disponibles para uso personal autorizado, el modo Personal ofrece un control de privacidad extra. Los conductores o usuarios autorizados pueden activar el modo Personal durante unos periodos designados en la app Geotab Drive o de MyGeotab. Mientras está activado, la información que viene del GPS como la posición del vehículo, los trayectos y los perfiles de velocidad no se muestran.

Descubre cómo las soluciones de rutas y reparto de Geotab para flotas te dan más opciones para optimizar el rendimiento de tu flota.