¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es un proceso esencial para las empresas que dependen del transporte de bienes y servicios de cualquier sector. Este término abarca una amplia gama de tareas, desde el seguimiento y mantenimiento de vehículos hasta la optimización de rutas y la monitorización del comportamiento del conductor. 

Elementos clave de una gestión de flotas eficiente

La gestión de flota es un componente estratégico para las empresas que requieren optimizar su gestión de transporte, rental o leasing. Y abarca desde vehículos comerciales ligeros hasta robustas flotas de camiones. Su objetivo principal es maximizar la eficiencia y minimizar los costes, manteniendo los más altos estándares de servicio. A continuación, exploraremos algunos de los elementos más esenciales que definen una gestión de flotas eficiente.

Tecnología GPS: Un aliado indispensable

Uno de los avances tecnológicos más significativos en la gestión de flotas es la incorporación de la tecnología GPS. Este sistema ofrece una gran cantidad de datos valiosos. Entre las ventajas del GPS en la gestión de flotas se incluyen:

• Monitoreo en tiempo casi real: Permite a los equipos de gestión saber la ubicación exacta de cada vehículo y monitorear su ruta y velocidad.
• Seguridad mejorada: Con el seguimiento GPS, es más fácil recuperar vehículos robados y asegurar cargas valiosas.
• Control de rendimiento: Los equipos de gestión pueden analizar patrones de conducción, lo que contribuye a la reducción del consumo de combustible y del desgaste vehicular.

La tecnología GPS se ha convertido en un aliado indispensable para la administración de flotas de vehículos, impulsando decisiones más informadas y estratégicas.

Optimización de rutas para maximizar la productividad

La optimización de rutas es otro componente esencial de una gestión de flotas eficiente. Este proceso implica la planificación de las rutas más cortas y rápidas, lo que se traduce en varias ventajas tanto económicas como operativas:

• Reducción de costes de combustible: Las rutas optimizadas reducen el tiempo de viaje, y por ende, el consumo de combustible.
• Mejora del tiempo de entrega: Elegir la trayectoria más efectiva asegura que las entregas se realicen de manera puntual.
• Menor desgaste de los vehículos: Al evitar desvíos innecesarios, se reduce el desgaste de los vehículos, prolongando su vida útil.

Las empresas que implementan herramientas avanzadas para la optimización de rutas no solo ven mejoras en la productividad, sino también en la satisfacción del cliente.

Eficiencia operativa en la gestión

La eficiencia operativa es la clave de una buena estrategia de gestión de flotas. Esto implica gestionar los recursos de manera que maximicen la producción con el menor coste posible. A continuación, se destacan algunas prácticas para mejorar la eficiencia operativa:

• Mantenimiento proactivo: Gracias a la tecnología se pueden prevenir fallos significativos y costosos.
• Formación de los conductores: Entrenar a los conductores en técnicas de conducción eficientes para reducir el consumo de combustible y mejorar la seguridad vial.
• Uso de indicadores de gestión de flotas: Monitorear y analizar indicadores clave como el tiempo de inactividad, la utilización de vehículos y el consumo de combustible.

Al enfatizar la eficiencia operativa, las empresas pueden lograr una operación más fluida y rentable, adaptándose mejor a las demandas del mercado.

Nuestras soluciones de control de flotas

A continuación, te presentamos algunas de nuestras soluciones líderes en el mercado para el control de flotas.

Soluciones de productividad de flota

Nuestras soluciones de productividad de flota están diseñadas para aumentar la eficiencia y minimizar el tiempo de inactividad. Ofrecemos herramientas que:

• Automatizan tareas administrativas: Reducen la carga administrativa con procesos automatizados de informes y facturación.
• Mejoran la comunicación interna: Nuestras plataformas aseguran una comunicación eficiente entre gestores, conductores y clientes.
• Analizan el rendimiento vehicular: Los datos obtenidos permiten análisis profundos para la toma de decisiones estratégicas.

Estas soluciones permiten a las empresas concentrarse en sus objetivos comerciales principales, aliviando el estrés de la gestión diaria de la flota.

Seguimiento de activos 

El seguimiento de activos es crucial para la protección y gestión eficiente de los recursos empresariales. Con nuestras soluciones de seguimiento de activos, las empresas pueden:

• Monitorear la ubicación de equipos en tiempo casi real: Saben exactamente dónde están sus activos en todo momento.
• Recibir alertas inmediatas de uso no autorizado: Mayor seguridad mediante alertas automáticas de actividades inusuales.
• Gestionar el mantenimiento de activos: Prolongar la vida útil de los equipos y reducir fallos inesperados.

Estas capacidades mejoran significativamente la seguridad y la eficiencia en la administración de flotas, optimizando el retorno de inversión en activos empresariales.

Software de gestión de flotas (MyGeotab)

Nuestro software de gestión de flotas es una solución integral diseñada para satisfacer las diversas necesidades de las empresas. Entre sus características destacan:

• Interfaz fácil de usar: Permite una navegación intuitiva para una gestión sin complicaciones.
• Informes personalizables: Ofrece la posibilidad de generar informes que se adapten a los requerimientos particulares de cada negocio.
• Integración con otras plataformas: Flexibilidad para integrarse con sistemas de terceros ya existentes.

El software proporciona a las empresas el control necesario para optimizar sus operaciones y tomar decisiones fundamentadas y precisas.

Dispositivo telemático – GO de Geotab

El dispositivo telemático GO de Geotab es una herramienta avanzada que permite un profundo análisis del rendimiento vehicular. Sus beneficios incluyen:

• Lectura de datos en tiempo casi real: Información sobre la salud del motor, el consumo de combustible y el comportamiento del conductor.
• Alertas proactivas: Notificaciones automáticas sobre mantenimiento predictivo y otras áreas críticas.
• Conexión sencilla al vehículo: Fácil de instalar y comenzar a usar sin necesidad de añadir más componentes.

Este dispositivo no solo mejora la gestión de flotas de camiones, sino que también ofrece ventajas significativas para cualquier tipo de vehículo corporativo, integrando operaciones fluidas con análisis de datos detallados.

En conjunto, estas soluciones ofrecen una mejora integral en la eficiencia operativa, control de costes, seguridad de activos, y el cumplimiento de la normativa, adaptándose desde flotas pequeñas hasta grandes instalaciones industriales.

Tabla comparativa de soluciones de gestión de flotas manual vs automatizada

En resumen, la elección del tipo de gestión de flotas ideal depende directamente del tamaño de la flota, las necesidades específicas y la disposición a invertir en tecnología, buscando siempre un equilibrio entre eficiencia y coste. Si quieres que te asesoremos sobre cuál es la mejor solución para tu negocio contáctanos sin compromiso.

Ventajas de la gestión de flotas

La gestión de flotas es esencial para cualquier empresa que dependa de vehículos, ya sean camiones, automóviles o cualquier otro medio de transporte. Veamos las ventajas que puedes obtener:

Reducir costes operativos

Una de las principales ventajas de las soluciones de gestión de flotas es la notable reducción que puede lograrse en los costes operativos. Esto es posible gracias a varias estrategias:

• Optimización de rutas: Mediante el uso de tecnología GPS y algoritmos avanzados, las empresas pueden determinar las rutas más eficientes. Esto no solo reduce el tiempo de viaje, sino que también disminuye el consumo de combustible y el desgaste del vehículo.
• Mantenimiento preventivo: Los sistemas de gestión de flotas pueden programar automáticamente el mantenimiento de los vehículos, basándose en el kilometraje real y las horas de operación. Esto ayuda a prevenir los caros fallos mecánicos costesy a prolongar la vida útil de la flota.
• Control de consumo de combustible: Considerando que el combustible puede representar aproximadamente el 30-40% de los costes operativos totales de una flota (de acuerdo con una publicación de FinmodelsLab), la eficiencia en esta área es crucial. De hecho, informe del IDAE (Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía) de España sugieren que una reducción del 10% en los costes de combustible puede traducirse en un aumento del beneficio del 31% para la empresa.

Al reducir estos costes, no solo se mejora la eficiencia operativa, sino que también se incrementa el margen de beneficios de la organización.

Mejorar la seguridad de los vehículos

La seguridad de las flotas es otro aspecto esencial cubierto por las soluciones de Geotab. De acuerdo con una investigación de la Dirección General de Tráfico (DGT) de España los sistemas de seguridad pueden llevar a una reducción de lesiones en accidentes por alcance de hasta un 20% o incluso entre un 20% y un 30%

Al implementar diversas tecnologías, las empresas pueden garantizar la seguridad tanto de los vehículos como de los conductores.

En este sentido, el monitoreo en tiempo casi real es fundamental para cualquier flota moderna. Gracias al uso de tecnología GPS y otros dispositivos de seguimiento, las empresas tienen la capacidad de conocer la ubicación exacta de cada uno de sus vehículos en todo momento. Esta supervisión constante no solo es crucial para la seguridad de la flota, sino que también permite una respuesta rápida y eficaz ante cualquier emergencia que pueda surgir en la carretera.

La gestión eficiente de una flota va más allá de solo saber dónde están los vehículos; también implica asegurar que estén en perfectas condiciones. Las soluciones de gestión de flotas modernas ofrecen alertas de mantenimiento proactivas, enviando recordatorios y avisos automáticos cuando un vehículo necesita una revisión o servicio. Esto garantiza que la flota se mantenga en óptimas condiciones operativas, lo que a su vez minimiza significativamente el riesgo de accidentes causados por fallas mecánicas inesperadas.

Finalmente, la seguridad en la carretera se optimiza aún más a través del seguimiento de conductas al volante. Los sistemas de gestión de flotas están equipados para detectar patrones de conducción potencialmente peligrosos, como el exceso de velocidad, los frenazos bruscos o las aceleraciones repentinas. Al identificar estas conductas, las empresas pueden tomar medidas correctivas oportunas, que pueden incluir programas de formación para los conductores o la implementación de políticas internas más estrictas, fomentando así hábitos de conducción más seguros y responsables.

Con estas medidas, las empresas no solo salvaguardan sus activos, sino que también protegen lo más importante: la vida y bienestar de su plantilla.

Aumentar la rentabilidad de las operaciones

Al implementar una solución de gestión de flotas, no solo se reducen costes y se mejora la seguridad, sino que también se incrementa la rentabilidad general de las operaciones. Datos de la industria indican que el 62% de los equipos de gestión de flotas perciben un aumento en la eficiencia gracias al seguimiento por GPS, lo que subraya el impacto directo en la productividad. Esto se logra mediante:

• Mejor aprovechamiento de los recursos: Al tener un control exhaustivo sobre cada vehículo, las empresas pueden maximizar la utilización de su flota, evitando tiempos de inactividad innecesarios.
• Decisiones basadas en datos: Gracias a los informes detallados y en tiempo real, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas basadas en datos concretos, lo cual resulta en estrategias más efectivas.
• Servicio al cliente mejorado: Nuestros sistemas avanzados y la optimización de rutas, permite a las empresas garantizar entregas más rápidas y eficientes, mejorando la satisfacción del cliente y fortaleciendo su reputación en el mercado.

Es evidente que las tecnologías de gestión de flotas no solo benefician a las operaciones diarias, sino que también tienen un impacto positivo en el resultado financiero general de la empresa.

Conoce nuestras tecnologías de gestión de flotas

Geotab utiliza su tecnología telemática, análisis de datos y aprendizaje automático para impactar positivamente en las seis áreas clave de la gestión de flotas:

• Productividad: Proporciona datos en tiempo casi real sobre el rendimiento de la flota  para poder tomar decisiones informadas. Esto incluye el seguimiento del consumo de combustible, la identificación de rutas óptimas y el monitoreo del comportamiento del conductor para reducir el tiempo de inactividad, los accidentes y los retrasos.
• Optimización: A través de la visualización del estado de los vehículos y la planificación de rutas eficientes se  pueden crear zonas y rutas para evitar kilometros recorridos innecesarios y reducir el consumo de combustible. Además, ofrece información para el mantenimiento preventivo, evitando así tiempos de inactividad no planificados.
• Seguridad: Mediante sistemas de monitoreo en tiempo real del comportamiento de conducción (exceso de velocidad, frenazos y giros bruscos), alertas de seguridad para prevenir colisiones, aviso de uso del cinturón de seguridad y notificaciones de accidentes. Utiliza análisis predictivos basados en IA para anticipar y evitar incidentes, y permite la formación personalizada de los conductores en función de su rendimiento.
• Sostenibilidad: Nuestras soluciones ayudan a las flotas a reducir su huella de carbono y operar de manera más sostenible. Esto se logra optimizando el consumo de combustible, gestionando las emisiones de CO₂ y facilitando la electrificación de las flotas.
• Cumplimiento de la normativa: Geotab ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones y normativas del sector. Proporciona informes y herramientas que facilitan el seguimiento preciso de normativas de emisiones, seguridad y horas de servicio, lo que ayuda a evitar sanciones.
• Capacidad de ampliación: Nuestra tecnología está diseñada para que se pueda adaptar y ampliar.Permitiendo la integración con software de terceros, así como la creación de aplicaciones móviles complementarias. Esto asegura que las soluciones puedan crecer y evolucionar junto con las necesidades cambiantes de la flota, permitiendo a las empresas transformar grandes volúmenes de datos en estrategias operativas efectivas.

Software para gestión de flota vehicular

El software para la gestión de flota vehicular es una herramienta fundamental en la administración moderna de flotas. Este tipo de software ofrece una amplia gama de funcionalidades, que incluyen:

• Planificación de mantenimientos: Permite programar y gestionar de manera eficiente el mantenimiento de cada vehículo, reduciendo la posibilidad de averías inesperadas.
• Gestión de rutas: Al optimizar rutas automáticamente, no solo se ahorra en combustible, sino que también se asegura entregas más rápidas.
• Informes detallados: Proporciona análisis detallados sobre el desempeño de la flota, la eficiencia de los vehículos y las áreas que necesitan mejoras.

Gracias a estas capacidades, las empresas pueden gestionar sus flotas de manera más estratégica, asegurando tanto eficiencia como rentabilidad.

Sistemas de gestión de flota de camiones

Para las empresas que manejan grandes flotas de camiones, los sistemas de gestión específicos son esenciales. Nuestros sistemas están diseñados para las exigencias únicas de los camiones y ofrecen funcionalidades como:

• Gestión de tacógrafo digital simplificada: Asegura el cumplimiento de la normativa al proporcionar información en tiempo real sobre el estado del tacógrafo, permitiendo descargas y análisis remotos, e identificación de conductores.
• Seguimiento y control de cargas: Para transportes sensibles. Facilita la monitorización y regulación remota de la temperatura de la carga, garantizando una entrega de calidad y la integridad de las mercancías.
• Optimización de rutas de larga distancia: MyGeotab permite comparar rutas reales con las planificadas, creando zonas y rutas para evitar kilometraje innecesario y reducir el consumo de combustible. Lo que contribuye a estimar las horas de llegada con precisión para los clientes.
• Personalización y adaptabilidad: Permite a las flotas adaptarse con facilidad a las necesidades cambiantes. Los usuarios pueden utilizar el SDK y la API para crear soluciones personalizadas o integrarlas en sus sistemas de gestión de transporte.
• Mejora del rendimiento y visibilidad: Mediante el diagnóstico de datos del motor y la posibilidad de generar informes personalizados, se obtiene una perspectiva total de la plantilla, vehículos y gastos. También se mejora el control del consumo de combustible y el nivel de AdBlue.

En definitiva, las soluciones de Geotab no solo digitalizan y automatizan las tareas diarias de gestión, sino que también proporcionan la inteligencia empresarial necesaria para transformar grandes volúmenes de datos en estrategias operativas efectivas, maximizando la eficiencia, la seguridad y la rentabilidad de las flotas de camiones.

Indicadores de gestión de flota

Finalmente, no podemos olvidar la importancia de los indicadores de gestión de flota, una métrica esencial para evaluar el rendimiento y la eficiencia del sistema de gestión implementado. Algunos de los indicadores clave incluyen:

• Utilización de la flota: Mide qué porcentaje de la flota está activa durante un período determinado y ayuda a identificar vehículos infrautilizados.
• Coste por kilómetro: Evalúa el coste operativo por kilómetro recorrido, proporcionando una imagen clara de las eficiencias y áreas de mejora.
• Tiempo de inactividad del vehículo: Monitorea el tiempo que cada vehículo está inactivo, ayudando a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa.

Estos indicadores de gestión de flota permiten a los equipos tomar decisiones basadas en datos precisos, asegurando que la flota opere de la manera más eficiente posible. 

En conclusión, la gestión de flotas no solo optimiza las operaciones diarias, sino que también aporta a la sostenibilidad y a la competitividad empresarial en el largo plazo.

¿Quieres llevar tu flota al siguiente nivel? Descubre cómo Geotab puede ayudarte.