Descarga remota del tacógrafo digital: todo lo que debes saber

Los tacógrafos digitales, sean inteligentes o no, aportan toda una serie de ventajas en comparación con los antiguos registros analógicos y grandes beneficios en la gestión de flotas. Gracias a ellos, se evitan los posibles errores que puedan cometer los conductores, la pérdida de los discos y la gestión de ingentes cantidades de papeleo para llevar los registros históricos, entre otras muchas ventajas. 

Con todo, tanto si se dispone de un tacógrafo digital estándar como de uno inteligente, sigue siendo necesario que el conductor lleve su tarjeta a la oficina para cargar sus datos en el sistema, y aún hay que revisar manualmente el vehículo al menos una vez al mes para obtener los datos de la unidad instalada en el camión. 

El problema de este método es que los equipos de gestión de flotas tardan mucho tiempo en tener los datos a su disposición y pueden, por ejemplo, seguir encontrándose problemas de cumplimiento de la normativa si las tarjetas no se descargan a tiempo, lo que afecta a la productividad.

Todo eso cambia con la solución de Geotab para tacógrafos. 

¿Qué es la descarga remota del tacógrafo digital?

La descarga remota del tacógrafo (RDL) es un método que permite descargar de forma remota todos los datos del tacógrafo en tiempo real, sin necesidad de que el conductor o el vehículo estén presentes físicamente. También integra los datos del tacógrafo en el software de gestión de flotas y proporciona a los equipos información práctica sobre las horas de trabajo de los conductores.

¿Cómo realizar la descarga del tacógrafo digital?

Existen dos formas principales para descargar el tacógrafo digital: de manera manual y de forma remota. Ambas garantizan el cumplimiento de la normativa, pero varían en términos de facilidad y automatización.

Descarga manual del tacógrafo digital:

Para realizar la descarga manual, es necesario extraer la tarjeta del tacógrafo del conductor y conectarla a un lector de tarjetas específico. Este dispositivo se conecta a un ordenador que cuente con el software adecuado para gestionar los datos. A continuación, sigue estos pasos:

1. Sacar la tarjeta del tacógrafo: La normativa establece que debe descargarse al menos cada 28 días y los datos del tacógrafo del vehículo cada 90.
2. Conectar la tarjeta al lector: Usa un lector de tarjetas compatible y conecta el dispositivo al ordenador.
3. Iniciar la descarga de datos: Utiliza el software específico para descargar los datos almacenados en la tarjeta y en el tacógrafo. Este software generará un archivo que se debe almacenar de manera segura durante un período mínimo de 1 año para cumplir con la normativa.
4. Archivar los datos: Los archivos generados se deben guardar para su consulta en auditorías o inspecciones.

Descarga remota del tacógrafo digital:

La descarga del tacógrafo digital remota es una solución más eficiente, especialmente para empresas que gestionan flotas de vehículos. Esta opción permite hacer la descarga sin necesidad de retirar la tarjeta o detener el vehículo, lo que simplifica el proceso y asegura la regularidad de las descargas. Aquí tienes el proceso:

1. Instalación de un sistema de descarga remota: Es necesario contar con un sistema telemático que conecte el tacógrafo del vehículo con un servidor central a través de una red de datos.
2. Configuración del sistema: El sistema permite configurar la descarga automática de los datos tanto de la tarjeta del conductor como del propio tacógrafo. La descarga remota se realiza periódicamente, respetando los plazos establecidos por la ley (cada 28 días para la tarjeta y cada 90 días para el tacógrafo).
3. Almacenamiento automático de los datos: Una vez descargados, los datos se transfieren automáticamente al servidor de la empresa o a una plataforma en la nube, donde se almacenan y gestionan de manera segura.

Normativa: ¿Existe una sanción por no descargar la tarjeta del tacógrafo?

La normativa establece que es obligatorio descargar el tacógrafo digital con regularidad, tanto la memoria del dispositivo como las tarjetas de los conductores. No cumplir con este requisito puede resultar en sanciones significativas, que varían dependiendo del país y la gravedad de la infracción. En general, no hacer la descarga dentro de los plazos establecidos puede acarrear multas que oscilan entre 2.000 y 4.000 euros. Además, si se demuestra que la omisión fue intencionada o repetitiva, las consecuencias podrían incluir la suspensión de la licencia de la empresa o del conductor involucrado. Esto refleja la importancia de llevar un control riguroso y asegurar la correcta gestión de los datos de la tarjeta del tacógrafo.

¿Cuáles son las ventajas de la descarga remota del tacógrafo digital?

Con la descarga del tacógrafo digital de forma remota se puede acceder a los datos del tacógrafo en tiempo real y gracias a esto, los equipos de gestión de flotas pueden tomar decisiones seguras y garantizar el cumplimiento de la normativa en todo momento, al tiempo que se aumenta la productividad. De esta manera, ya no habrá vehículos inactivos ni conductores haciendo paradas innecesarias para descargar los registros.

Los equipos de gestión de flotas pueden consultar en los mapas en directo del software de gestión de flotas para saber por donde circulan los conductores y cuántas horas han estado conduciendo. La información sobre el tiempo de conducción restante y los descansos y pausas pendientes ayuda a los equipos a saber, sin necesidad de moverse de la oficina, qué conductor es el más adecuado para encargarse de más entregas y permite a los equipos de gestión de flotas recomendar a los conductores que descansen cuando sea necesario.

La descarga remota del tacógrafo ayuda a los equipos a:

• Aumentar la productividad, configurando la frecuencia de las descargas remotas y automáticas.
• Reducir la carga administrativa a la hora de gestionar la documentación del tacógrafo, puesto que todos los datos se almacenan de forma segura en un solo lugar y están disponibles siempre que se necesiten.
• Reducir la tensión asociada a las inspecciones.
• Garantizar el cumplimiento de la normativa relativa a las horas de trabajo de los conductores y los reglamentos de los tacógrafos, gracias a que todos los datos importantes están disponibles en fáciles gráficos e informes.
• Tomar decisiones seguras a la hora de asignar trabajos y en cualquier otro tipo de tarea, ya que es posible consultar en tiempo real el estado del tacógrafo de los conductores en los mapas en directo.
• Adoptar un enfoque proactivo de la gestión de los tacógrafos, configurando alertas y notificaciones personalizadas para avisar a los conductores cada vez que están cerca de superar las horas de conducción permitidas.

En resumen, el software de gestión del tacógrafo digital convierte a estos equipos en una potente herramienta de gestión de flotas que sirve para mucho más que simplemente garantizar que se cumplan las normativas. 

La solución de Geotab

La solución de Geotab para tacógrafos hace que gestionar flotas y cumplir las normativas sobre tacógrafos y horas de trabajo de los conductores resulte increíblemente sencillo. El software permite identificar a los conductores, consultar el estado de los tacógrafos en tiempo real o descargar y analizar datos de forma remota, por mencionar solo algunas de sus posibilidades, y todo ello simplemente accediendo a la potente plataforma de gestión de flotas MyGeotab. 

La plataforma abierta de Geotab aumenta aún más el valor del software del tacógrafo, ya que permite su integración en el programa de mantenimiento y otras funcionalidades gracias a las API abiertas y el kit de desarrollo de software de Geotab. 

Otros beneficios son:

• Integración con el proveedor de análisis del tacógrafo que se elija.
• Control del uso y la eficiencia del combustible.
• Integración con diferentes plataformas y sistemas de gestión de transporte (TMS).
• Informes de fallos del motor para programar un mantenimiento proactivo del vehículo.
• Firma electrónica de documentos y menos papel.
• Integración de soluciones del Marketplace para la gestión de vehículos pesados, como el control de la temperatura de los remolques refrigerados, de la presión de los neumáticos, de las cámaras integradas en los vehículos, etc.

En resumen, la descarga del tacógrafo digital de manera remota ofrece a las empresas de transporte una solución eficiente para gestionar los datos de conducción y cumplir con la normativa. Al automatizar este proceso, se reducen los errores humanos, se ahorra tiempo y se optimizan los recursos, lo que resulta en una gestión de flotas más eficaz y rentable.

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