Le guide complet de la gestion de flotte

Qu’est-ce que la gestion de flotte ?

La gestion de la flotte est une fonction destinée aux entreprises et aux agences qui comptent sur transport pour fournir leurs produits ou services. Cette fonction est conçue pour contrôler les coûts, gérer la productivité et réduire les risques. L’activité de gestion de flotte peut générer de précieux avantages pour une organisation, tels qu’une efficacité accrue dans l’acquisition de véhicules, la gestion du carburant, le renforcement de la conformité, l’augmentation de la sécurité des employés et la réduction des émissions de carbone. 

« La gestion de la flotte est un élément important et indispensable dans de nombreux secteurs, de la construction à la livraison du dernier kilomètre, et elle est en constante évolution. Aujourd’hui et à l’avenir, les nouvelles avancées en matière de technologie télématique et de logiciels de gestion de flotte continueront à simplifier et à rationaliser la gestion de la flotte », explique Neil Cawse, PDG de Geotab. « En tirant parti de la télématique et de la technologie des véhicules connectés, les gestionnaires de flotte auront accès aux données des véhicules de la flotte à un seul endroit sécurisé, ce qui les aidera à prendre des décisions plus éclairées pour optimiser leur flotte. » 

Que font les services de gestion de flotte ?

Les services de gestion de flotte et les gestionnaires de flotte sont chargés des éléments suivants : 

1. Formation et conformité des conducteurs

Cela peut inclure l’administration générale, la vérification des permis de conduire, la conservation des données, les rapports de conformité et la formation des conducteurs dans le respect des normes de conformité locales, régionales ou nationales.

2. Entretien de la flotte

L’entretien de la flotte consiste en la gestion des politiques et des processus destinés à maintenir les véhicules d’entreprise dans un état de fonctionnement sûr et fiable afin de protéger les conducteurs et la valeur résiduelle du véhicule.

3. Gestion des contrats et planification fiscale

La négociation de contrats pour de nouveaux véhicules et équipements, la prévision du remplacement des véhicules, l'élimination des véhicules et équipements hors d'usage et la gestion des contrats de pièces détachées, l’entretien et le carburant sont des éléments essentiels de la gestion de flotte.

4. Gestion du carburant

Les gestionnaires de flotte sont responsables de la gestion des types de carburant, notamment l’essence, le gaz naturel et l’énergie électrique, ainsi que des réparations et des procédures de conformité qui y sont associées.

5. Planification et optimisation des itinéraires

La planification et l’optimisation des itinéraires impliquent de rendre les itinéraires plus efficaces afin d’augmenter la productivité de la flotte, de concevoir des itinéraires et d’attribuer des véhicules, de créer des zones personnalisées, d’évaluer les arrêts manqués ou non planifiés, de comparer les heures d’arrivée prévues et réelles et la durée des arrêts, de consulter la durée de trajet ainsi que le temps passé dans des zones définies.

Types de gestion de flotte

Les entreprises et les organisations de tous les secteurs, qu’elles soient petites ou grandes, utilisent des logiciels de gestion de flotte comme Geotab pour suivre et superviser différents types de véhicules, des voitures aux poids lourds, en passant par les avions, les véhicules de construction tout-terrain et plus encore. Elles sont également présentes dans toute une série de domaines tels que la livraison de fret, les ventes et les services, le pétrole et le gaz, les services d’urgence et d’autres secteurs.

La gestion de la flotte de véhicules peut être effectuée au sein d’une organisation ou par une société de gestion de flotte tierce. Les sociétés de gestion de flotte fournissent différents services, tels que : 

• La location de véhicules
• L’acquisition et le remarketing
• La gestion de la chaîne d’approvisionnement
• La gestion du carburant
• Les services d’entretien
• Les programmes de sécurité
• Les réactions en cas de collision
• Les péages et services de conformité
• La gestion des garages

Pourquoi la gestion de flotte est-elle importante ?

Que vous disposiez d’un seul ou de 10 000 poids lourds, la gestion de flotte est essentielle au succès de vos opérations commerciales. Le suivi de l’emplacement et de l’état des véhicules, ainsi que des programmes d’entretien et de la consommation de carburant, facilite la gestion des coûts et prolonge la durée de vie des équipements.

La gestion de la flotte a pour but principal de permettre une amélioration continue. Les objectifs sont nombreux, notamment le suivi des véhicules et des équipements, l’amélioration de la sécurité, le suivi du cycle de vie des véhicules commerciaux, sans oublier la réduction des risques, l’optimisation de l’efficacité, l’amélioration de la productivité et le maintien de la conformité aux réglementations. Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent les véhicules électriques et recherchent une flotte durable, la réduction des émissions est également un objectif clé.

Comment fonctionne la gestion de flotte ?

La gestion de flotte fonctionne fondamentalement de la même manière dans toute entreprise qui loue ou possède une flotte de véhicules. Le processus et la stratégie de gestion de la flotte visent à maintenir le bon déroulement et l’efficacité des opérations et impliquent les stratégies de base suivantes :

Il existe une pression constante pour réduire le coût total de possession, faire appliquer les politiques de sécurité des conducteurs, minimiser les risques et augmenter la productivité. Pour cette raison, les gestionnaires de flotte utilisent la technologie télématique, l’analyse de données et des logiciels qui peuvent les aider à relever les nombreux défis du secteur (en anglais) auxquels ils sont confrontés.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de flotte ?

Un système de gestion de flotte est une plateforme logicielle qui permet aux gestionnaires de suivre et de gérer les véhicules et les techniciens. Ces systèmes peuvent permettre de suivre les principales données de performance, d’obtenir des informations et des analyses en temps réel et de faciliter la planification des activités.

Lorsqu’ils utilisent un système de gestion de flotte, les gestionnaires reçoivent en temps réel des données sur la disponibilité des véhicules, les mises à jour des livraisons, les heures de conduite accumulées, les alertes météorologiques et les modifications stratégiques des itinéraires, entre autres. Tout cela s’effectue par le biais d’un processus appelé télématique.

La télématique désigne l’utilisation intégrée des technologies de l’information et des communications. Cette technologie permet d’envoyer et de recevoir des informations de véhicules, ainsi que de les stocker, par le biais de boîtiers de télécommunication. La télématique comprend le boîtier de communication embarqué, les services et les applications utilisés dans les véhicules équipés d’un GPS (en anglais).

Le rôle de la télématique dans la gestion de flotte

La télématique est généralement intégrée aux flottes via les ports de diagnostic embarqués (OBD) des véhicules pour fournir des données aux plateformes logicielles. La télématique peut être utilisée pour encourager un comportement plus sûr et plus respectueux de l’environnement de la part des conducteurs et influencer le respect des politiques de flotte. En outre, la télématique permet de :

• Améliorer le service à la clientèle grâce à l’utilisation d’un système de suivi GPS en temps réel, de rapports sur les trajets, les expéditions et les itinéraires.
• Fournir un accompagnement au conducteur à bord du véhicule, des rapports sur les risques et le comportement du conducteur et des notifications d’accidents. Elle permet également la reconstitution d’accidents ainsi que la localisation de véhicules ou d’équipements disparus ou volés.
• Utiliser l’entretien prédictif et les diagnostics à distance pour rationaliser ces processus
• Gérer la consommation de carburant en surveillant la marche au ralenti et les autres habitudes de conduite
• S’intégrer à d’autres systèmes logiciels, tels que la technologie des caméras embarquées ou les logiciels de gestion de la relation client, et même créer de nouvelles applications
• Gérer les véhicules électriques (VE) tout en réduisant l’impact environnemental et les émissions de carbone d’une flotte

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte (FMS) est un logiciel informatique ou basé sur le cloud qui permet à une personne ou à une équipe de gérer les tâches associées à la gestion des véhicules d’une flotte. Ces tâches spécifiques couvrent tout, de l’acquisition des véhicules à leur mise au rebut.

Le principal objectif du logiciel de gestion de flotte est de collecter, stocker, traiter, surveiller, signaler, utiliser et exporter les données de flotte. Un logiciel de gestion de flotte peut suivre les performances de la flotte et communiquer ses métriques par le biais de rapports et d’analyses. Les tâches spécifiques que les logiciels de gestion de flotte peuvent suivre portent sur les véhicules, les conducteurs, l’entretien, la gestion des incidents et le suivi des véhicules. Le logiciel de gestion de flotte est conçu pour rationaliser et améliorer la gestion et l’automatisation d’une flotte de bout en bout. 

Lorsqu’ils utilisent la télématique, les gestionnaires de flotte peuvent mettre en œuvre des solutions intelligentes pour accomplir, automatiser et améliorer les éléments suivants :

• Gérer l’optimisation des itinéraires
• Assurer la sécurité et la conformité des conducteurs
• Recevoir des notifications sur l’entretien préventif
• Réduire la marche au ralenti, ainsi que les dépenses liées au carburant et à l’entretien
• Gérer l’utilisation des actifs
• Aider le conducteur à se conformer aux politiques et réglementations
• Atteindre les objectifs de réduction de l’empreinte carbone

Voir aussi :  Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion de flotte ?

Gestion de la flotte des véhicules électriques

La gestion des flottes de véhicules électriques consiste à superviser les VE de l’entreprise et leurs conducteurs, tels que les véhicules électriques à batterie (VEB) et les véhicules électriques hybrides rechargeables (VEH). Grâce aux logiciels télématiques, les gestionnaires de flotte peuvent surveiller les véhicules à essence et les véhicules électriques sur la même plateforme. 

Voici quelques exemples de mesures de suivi des véhicules électriques : 

• Utilisation de carburant et d’énergie électrique
• État de charge VE
• Niveau de charge de la batterie

Pour vous faire une idée d’un cas d’utilisation, essayez notre outil gratuit de comparaison de la dégradation de la batterie pour voir comment l’autonomie des batteries varie selon les marques et les modèles de VE, des informations cruciales pour les gestionnaires de flotte.

L’évolution du suivi de flotte

L’analyse des données, la mobilité et la technologie intégrée façonnent l’avenir de la gestion de flotte. Les boîtiers de consignation électronique (ELD, de l’anglais electronic logging device) (en anglais) permettant de contrôler les heures de service (HOS) et les véhicules directement à partir d’un smartphone ou d’une tablette offrent un nouveau niveau d’efficacité et des avantages en matière de sécurité. Les flottes choisissent également de recourir aux caméras et à la télématique vidéo (en anglais) pour renforcer leurs programmes de conformité des conducteurs, de sécurité et de gestion des risques.

Les entreprises qui disposent de plus grands ensembles de données de véhicules et de conducteurs utilisent des solutions de données et l’IA (en anglais) pour une analyse plus approfondie. Par exemple, en comparant son score de sécurité à celui de flottes similaires, une entreprise peut mieux comprendre et adapter ses programmes. Grâce aux kits de développement logiciel (SDK) et aux API, les flottes peuvent relier les opérations aux ressources humaines, aux finances, aux assurances et à d’autres parties prenantes clés. Elles peuvent également automatiser les processus, réduire le coût des opérations et exploiter au mieux leurs données. 

Intégrations clés pour la gestion de flotte

Les meilleures solutions télématiques permettent l’intégration et proposent une marketplace pour aider les flottes à tirer le meilleur parti des données de leurs véhicules. Exemples d’intégrations :

• Navigation en temps réel
• Optimisation des itinéraires
• Diagnostic et entretien du véhicule
• Prévention avancée des collisions (en anglais)
• Rapports de sécurité et de conformité
• Avertissements sonores dans le véhicule
• Système d’identification du conducteur (en anglais)
• Analyse comparative
• Suivi des actifs, des équipements et des remorques (en anglais)
• Caméra, vidéo et technologie de sortie de voie
• Gestion des véhicules électriques

Quel est l’avenir de la gestion de flotte ?

La gestion de flotte évolue (en anglais) à mesure que le monde de la technologie se développe. Elle adopte non seulement l’idée de la durabilité en tant que mesure de suivi clé, mais elle devient plus attentive aux besoins des clients en matière de facilité d’utilisation et de progrès technologique. Au fur et à mesure que nous avancerons, nous verrons de plus en plus de progrès dans les domaines suivants : 

• Technologie blockchain : Avec la blockchain (en anglais), les données sont décentralisées et diffusées en conférant leur anonymat, ce qui contribue à renforcer la sécurité tout en permettant aux entreprises d’accéder facilement aux informations dont elles ont besoin.
• Mobilité en tant que service : Cette forme de mobilité centrée sur le consommateur (en anglais) peut également être appliquée au secteur des transports. Il s’agit d’une plateforme à la demande, en temps réel, qui peut intégrer n’importe quelle combinaison de modes de transport et qui offre au consommateur tout ce dont il a besoin, de la planification du voyage au paiement.
• Accès sans clé au véhicule : Les clés numériques, comme Geotab Keyless, permettent aux clients et aux employés d’accéder facilement aux véhicules partagés en appuyant sur un bouton ou à l’aide d’une application. Les flottes peuvent ainsi tirer le meilleur parti de leurs véhicules.
• Solutions de véhicules durables : Alors que le monde commence à s’orienter vers des solutions durables, on assiste à l’apparition de nouvelles marques et de nouveaux modèles de véhicules électriques répondant à des besoins encore plus nombreux. Des poids lourds électriques longue distance (en anglais) aux modèles grand public supplémentaires, il sera bientôt plus facile que jamais de se procurer des VE adaptés aux besoins de votre flotte.
• Véhicules autonomes : Bien que les voitures à conduite autonome puissent encore sembler être un concept futuriste, le secteur du transport routier peut profiter (en anglais) de ces atouts en raison de la prévisibilité des flux de circulation sur les autoroutes.

Grâce à la télématique, les gestionnaires de flotte ont accès aux rapports de diagnostic des véhicules, au suivi des actifs et à des informations sur le comportement des conducteurs. Grâce à ces données disponibles, les gestionnaires de flotte peuvent avoir une nouvelle vision de leur activité, afin de planifier et d’innover pour l’avenir.

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