Qu’est-ce qu’un gestionnaire de flotte ?

Avez-vous déjà pensé à la manière dont les livraisons arriventà temps ? De l’entrepôt au véhicule de livraison, jusqu’à la destination finale, il y a beaucoup à faire. En coulisses, un gestionnaire de flotte est l’expert qui gère chaque détail, grand ou petit, et fait en sorte que chaque tâche reste sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de l’entreprise. 

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de flotte ? 

Un gestionnaire de flotte est responsable d’un groupe de véhicules de la société. Cela inclut tous les aspects, du recrutement à la gestion de l’efficacité de la flotte. 

Chaque flotte dispose de son propre ensemble de tâches et de défis que les gestionnaires de flotte aident à relever. Un gestionnaire de flotte supervise les opérations de flotte au sein d’une entreprise, afin d’aider cette entreprise à fonctionner efficacement, en toute sécurité et conformément aux lois et réglementations. 

Les gestionnaires de flotte sont responsables de la supervision et de la gestion des coûts des véhicules détenus ou loués par leurs sociétés. Ils élaborent également des politiques basées sur les exigences de l’entreprise, pour répondre à l’utilisation des véhicules et au comportement des conducteurs, et peuvent également définir des horaires de conduite. 

Quelles sont les tâches d’un gestionnaire de flotte ?

Bien que les tâches quotidiennes puissent varier pour chaque gestionnaire de flotte, ils ont tous des responsabilités stratégiques communes qui incluent la promotion et la sensibilisation à la sécurité, l’optimisation de la consommation de carburant et la réduction des coûts d’exploitation. Toutes les responsabilités visent à limiter l’impact des opérations de flotte sur les résultats de l’entreprise.

Responsabilités du gestionnaire de flotte

Les responsabilités des gestionnaires de flotte varient, mais en général, elles sont les suivantes :

Acquisition des véhicules 

La négociation des prix et des demandes avec les fabricants, ainsi que les solutions techniques d’ingénierie (notamment pour les poids lourds et les équipements), est un élément important de la réduction des coûts. Il est nécessaire de tenir compte de la fonction du véhicule et de la charge qu’il doit supporter pour prévoir et planifier les achats de flotte.

Élaboration et gestion des programmes de carburant 

Le carburant est systématiquement l’une des trois dépenses les plus importantes d’un budget de flotte. La gestion d’un réseau de carburant privilégié, d’un programme de carte de flotte et/ou le ravitaillement sur site avec des fournisseurs a un impact direct sur le coût par kilomètre d’une flotte. Divers outils, notamment la télématique, le rapport de carburant (en anglais) et la ludification, sont utilisés pour inciter les conducteurs à acheter du carburant conformément à leur politique.

Élaboration et gestion des programmes d’entretien 

Les gestionnaires de flotte définissent des politiques d’entretien préventif en fonction du type de véhicule, de la vocation et de la zone géographique. Ces dernières ont un impact sur la sécurité du conducteur, et permettent de réduire les coûts de réparation ainsi que d’optimiser la valeur de revente. 

Programmes de sécurité de pointe 

Les gestionnaires de flotte sont passionnés par la sécurité. Lorsqu’un incident se produit, une négligence potentielle et des dommages à la marque peuvent entraîner des coûts considérables pour les entreprises. 

En collaboration avec l’équipe de direction et/ou le bureau de santé et de sécurité, le gestionnaire de flotte a pour devoir de limiter la responsabilité de l’entreprise, d’améliorer la sécurité au sein des communautés où ils opèrent et d’avoir un impact positif (en anglais) sur la vie et le bien-être de leurs conducteurs. Un programme qui améliore de manière proactive les comportements de conduite et réduit les incidents permet également de réduire les coûts de carburant et d’entretien.

Suivi des indicateurs de flotte 

Pour surveiller les activités de la flotte, les gestionnaires de flotte utilisent généralement des boîtiers et logiciels de suivi de flotte GPS. La routine de travail d’un gestionnaire consiste à examiner les rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels, ainsi qu’à mesurer les performances dans des domaines tels que la marche au ralenti, les itinéraires, l’utilisation des actifs, la consommation de carburant et la sécurité des conducteurs. Voici plusieurs exemples de rapports de gestion de flotte (en anglais) courants. 

Comprendre et gérer la conformité 

En se tenant au courant des changements de législation et des nouvelles réglementations, les sociétés de flotte peuvent rester en conformité et éviter de lourdes amendes. Les personnes soumises aux réglementations de conformité comprennent les transporteurs et les conducteurs de véhicules à moteur, les véhicules transportant des matières dangereuses et des denrées alimentaires. De nombreux véhicules professionnels plus lourds sont nécessaires pour effectuer les inspections des véhicules des conducteurs (en anglais) et les signaler.

Remise en vente des véhicules 

La gestion de la durée de vie du véhicule et la coordination du remplacement avec sa vente sont importantes pour obtenir une valeur de remarketing optimale. Maintenir le véhicule propre et bien entretenu avec tous les accessoires fournis (porte-clés, tapis, sièges, appuie-tête supplémentaires) permet de le vendre à un meilleur prix. 

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De quelles compétences clés un gestionnaire de flotte a-t-il besoin ? 

Les gestionnaires de flotte ont besoin d’une expérience et de compétences d’exploitation excellentes pour effectuer leurs tâches principales, notamment :

Analyse numérique

Il est essentiel de savoir utiliser les technologies logicielles et de flotte telles que la télématique et les caméras de tableau de bord pour suivre les tendances de performances, prévoir les défaillances mécaniques, limiter les temps d’arrêt et fournir des informations précieuses sur le cycle de remplacement du véhicule. Il est essentiel de se tenir informé des rapports, de comprendre les systèmes et de suivre les informations fournies lors de la gestion des actifs.

Gestion commerciale 

Maintenir des relations de collaboration avec les parties prenantes internes et externes qui ont un impact sur les opérations de la flotte, rester informé des exigences réglementaires et des politiques de l’entreprise et des conducteurs permet d’éviter les amendes et d’optimiser la sécurité.

Compréhension financière 

Les gestionnaires de flotte sont tenus de créer des budgets de flotte qui nécessitent une compréhension de l’activité, une analyse approfondie et une analyse comparative au sein du secteur et des conditions économiques actuelles. 

Connaissance de la sécurité 

La cybersécurité (en anglais) est une responsabilité importante pour les cadres, notamment les gestionnaires de flotte. Les gestionnaires de flotte doivent savoir comment évaluer les exigences de sécurité lors de l’intégration des données dans les environnements des entreprises, notamment en s’associant aux principales parties prenantes qui supervisent la sécurité et la confidentialité des données pour leur entreprise.

Comment devenir un gestionnaire de flotte certifié ?

Selon le pays dans lequel vous vivez, il existe différents programmes pour devenir un gestionnaire de flotte certifié. Aux États-Unis, la NAFA (en anglais) propose des programmes CAFM (Certified Automotive Fleet Manager) et CAFS (Certified Automotive Fleet Specialist). La NAFA s’associe également à l’Instituto PARAR (en anglais) pour fournir un programme de certification en Amérique du Sud. 

Les formations du programme couvrent la gestion des éléments suivants :

• Actifs
• Entreprise 
• Finances
• Entretien
• Informatique
• Développement professionnel
• Risques
• Carburant

Comment le rôle d’un gestionnaire de flotte évolue 

L’évolution des technologies et des types de véhicules pousse les compétences des gestionnaires de flotte à un niveau supérieur. La demande en matière de connaissances des technologies et des utilisations des données, d’analyse et de prévision stratégique est de plus en plus forte. L’évolution du rôle de gestionnaire de flotte nécessitera une capacité supplémentaire à :

• Être impliqué dans l’analyse et prendre des décisions basées sur les données.
• Être un excellent communicateur qui peut collaborer de manière transversale avec tous les services de l’entreprise, des cadres dirigeants aux conducteurs et aux parties prenantes clés, en interne comme en externe.
• Formuler des recommandations pertinentes pour limiter l’exposition et favoriser les opportunités de développement du secteur.
• Identifier et gérer la technologie, la télématique, le développement durable, la logistique et la sécurité.
• Réfléchir à l’impact de la nouvelle législation sur les opérations de la flotte. La législation peut également commencer à inclure des taxes ou des amendes liées à l’empreinte carbone ou à la consommation de carburant, ce qui peut avoir un impact sur les types de véhicules achetés pour se conformer aux nouvelles normes de consommation de carburant.

Pour obtenir plus d’informations sur l’enregistrement électronique, consultez notre guide rapide sur le mandat ELD de la FMCSA(en anglais).

Les principaux défis auxquels les gestionnaires de flotte sont confrontés et comment les surmonter

Tous les postes sont confrontés à un grand nombre de défis et cela vaut également pour les gestionnaires de flotte. Les trois principaux défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de flotte incluent des pressions dans les domaines suivants : 

1. Réduction des coûts : possibilité d’analyser et de formuler des recommandations, tout en tenant compte des fluctuations des coûts des véhicules, de la volatilité du marché du carburant et des dépenses imprévues.
2. Réduction de la consommation de carburant : il est essentiel de gérer les coûts de carburant et d’identifier des moyens de réduire ces dépenses. Les prix du carburant sont difficiles à prévoir et rendent la planification complexe. 
3. Amélioration de la sécurité et de la productivité des conducteurs : la dynamisation de la productivité des conducteurs par le biais de la technologie peut entraîner des défis concernant leur sécurité. Leur formation à l’utilisation correcte de la technologie est donc impérative. Les gestionnaires doivent créer et gérer les politiques de sécurité de la flotte et des conducteurs, afin de réduire les incidents et les coûts de réparation associés, les temps d’arrêt et la responsabilité. 

L’avenir des gestionnaires de flotte

Selon la société de recherche MarketsandMarkets (en anglais), la taille du marché de la gestion de flotte mondiale devrait atteindre 34 milliards d’ici 2025. Les gestionnaires de flotte continueront à jouer un rôle plus important et plus vital dans les entreprises, avec l’essor de l’électrification, des OEM et des efforts en matière de développement durable.

En réduisant les coûts (en anglais), en réalisant des économies et en dirigeant les politiques et les opérations qui ont un impact sur les revenus et les résultats, les gestionnaires de flotte continueront à être des contributeurs précieux et joueront un rôle essentiel dans les entreprises.

Les gestionnaires de flotte peuvent utiliser la télématique pour faciliter leurs tâches quotidiennes. Pour en savoir plus sur Geotab et sur la façon dont l’entreprise peut aider votre flotte, consultez ses solutions de gestion de flotte.