Cos'è il geofencing? Come riduce costi e rischi per le flotte

Un geofence è un perimetro virtuale definito attorno a un'area geografica di interesse. Combinati con il tracciamento GPS dei veicoli e le regole personalizzate, i geofence consentono ai fleet manager di automatizzare il controllo della flotta, evitando di dover verificare continuamente la posizione dei veicoli. In questa guida viene spiegato come utilizzare il geofencing per ottimizzare le operazioni e limitare la responsabilità, riducendo al contempo i tempi di amministrazione e gestione.  

Cos'è il geofencing? 

Il geofencing è una tecnologia basata sulla posizione che utilizza le coordinate GPS per creare confini virtuali attorno a qualsiasi area fisica. I geofence diventano uno strumento operativo quando vengono combinati con regole condizionali in un software di gestione della flotta. Queste regole possono attivare azioni specifiche, come l'invio di un alert o di una notifica, quando un veicolo o un asset tracciato entra, esce o rimane all'interno dell'area definita per un determinato periodo di tempo. 

A differenza del tracciamento GPS standard, che indica dove si trova un veicolo, il geofencing permette ai fleet manager di sapere quando un evento legato alla posizione richiede un intervento.

In che modo i fleet manager utilizzano il geofencing per ottimizzare le operazioni della flotta? 

Con il geofencing è possibile creare perimetri virtuali attorno ad aree di lavoro definite, sedi dei clienti, stazioni di servizio, confini nazionali, zone a basse emissioni, abitazioni e altri luoghi strategici per le attività della flotta. 

Abbinato ai report delle eccezioni e alle notifiche, il geofencing consente di:

1. monitorare le attività dei veicoli e verificare il rispetto dei percorsi pianificati;
2. tracciare e proteggere gli asset di maggior valore;
3. migliorare la produttività e l'utilizzo degli asset;
4. garantire il rispetto delle restrizioni di accesso alle zone soggette a limitazioni;
5. automatizzare gli aggiornamenti ai clienti e la reportistica operativa.

I geofence aiutano i fleet manager a monitorare l'attività dei veicoli

Con il tracciamento GPS standard, i fleet manager devono controllare costantemente la mappa per verificare dove si trovano i veicoli e se i conducenti stanno seguendo i percorsi pianificati.

I geofence eliminano gran parte di questa attività manuale. I fleet manager possono definire zone attorno ai luoghi più importanti e ricevere un alert solo quando si verifica un'eccezione predefinita, ad esempio un veicolo esce dal percorso assegnato, entra in un'area non autorizzata o rimane in una determinata posizione più a lungo del previsto.

Creare geofence attorno alle sedi dei clienti consente inoltre di registrare automaticamente gli orari di arrivo e di partenza. Questo riduce la dipendenza dalla compilazione manuale di prospetti orari, migliora l'accuratezza dei dati relativi al lavoro e permette di individuare ritardi ricorrenti per ulteriori indagini. 

Il geofencing protegge gli asset di alto valore

Le società di noleggio possono utilizzare i geofence per rilevare quando un veicolo attraversa un confine nazionale o esce dall'area operativa autorizzata. Se il contratto di noleggio limita l'utilizzo del veicolo a un determinato Paese o a una specifica area geografica, un alert quasi in tempo reale consente all'operatore di verificare rapidamente lo spostamento e accertare se il veicolo viene utilizzato senza autorizzazione.

Le imprese di costruzioni possono applicare lo stesso principio per proteggere macchinari mobili, rimorchi e altre attrezzature di valore. Un geofence impostato attorno a un cantiere può attivare un alert se un asset monitorato lascia l'area in modo imprevisto, permettendo all'azienda di reagire rapidamente a un potenziale furto o a uno spostamento non autorizzato.

Sebbene non impedisca di per sé il furto, il geofencing può ridurre significativamente il tempo che intercorre tra uno spostamento non autorizzato e il momento in cui l'operatore ne viene a conoscenza.

I geofence migliorano la produttività e l'utilizzo degli asset

I fleet manager possono configurare alert che si attivano quando un veicolo rimane in un'area definita per un periodo superiore a quello previsto. In questo modo è possibile individuare soste prolungate presso le stazioni di servizio, permanenze eccessive presso le sedi dei clienti oppure veicoli che restano nei centri di riparazione più a lungo del previsto.

Queste informazioni forniscono il contesto necessario per analizzare le cause. Una sosta prolungata potrebbe essere dovuta a una pausa più lunga del previsto, alla congestione presso la sede di un cliente o a processi di carico inefficienti.

I geofence impostati attorno all'abitazione dei conducenti possono inoltre contribuire a individuare l'utilizzo dei veicoli fuori dall'orario di lavoro o le partenze e i rientri al di fuori degli orari di lavoro concordati. Tuttavia, poiché questo tipo di geofence incidono direttamente sulla sfera privata del dipendente, il loro utilizzo richiede particolare attenzione sotto il profilo delle norme in materia di protezione dei dati.

I geofence creati attorno ai depositi consentono inoltre di generare report delle eccezioni, evidenziando i veicoli che partono in ritardo, rientrano in anticipo rispetto al previsto o rimangono inutilizzati nonostante fossero programmati per essere impiegati.

Geofencing per il rispetto delle restrizioni di accesso alle zone regolamentate

Le Zone a Traffico Limitato (ZTL) rappresentano una delle principali sfide operative per le flotte che operano nei centri urbani italiani. Città come Milano, Roma, Firenze, Bologna e Napoli applicano restrizioni di accesso che variano per orario, categoria di veicolo e livello di emissioni.

Per le flotte che coprono più città, gestire i diversi regolamenti ZTL può comportare un carico amministrativo significativo e un rischio concreto di sanzioni.

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Creando geofence attorno alle ZTL e collegandoli alla categoria di emissioni dei veicoli, i team di gestione delle flotte possono generare report o ricevere alert quando un veicolo non conforme entra in una di queste zone. Il personale amministrativo può quindi verificare se è necessario un permesso e adottare le misure correttive nel tempo disponibile.

I geofence possono inoltre supportare il controllo degli accessi presso sedi dei clienti, cantieri e aree a rischio. Un alert può notificare ai manager l'ingresso di un veicolo in un'area soggetta a restrizioni, consentendo di verificare che il conducente e il veicolo soddisfino i requisiti richiesti per accedervi.

I geofence semplificano il reporting con i clienti

I team di dispatching possono utilizzare i geofence per inviare automaticamente notifiche ai clienti quando un veicolo si avvicina o arriva al punto di consegna.

In questo modo si riduce il tempo dedicato agli aggiornamenti manuali sullo stato delle consegne e si offre ai clienti una maggiore visibilità sugli orari di arrivo previsti. La registrazione automatica degli orari di ingresso e di uscita rappresenta una prova dell'avvenuto intervento, supporta la reportistica sui livelli di servizio e agevola la risoluzione di eventuali contestazioni.

Geofencing e tracciamento GPS di base: quali sono le differenze?

Il tracciamento GPS fornisce i dati sulla posizione su cui si basa il geofencing. Il geofencing aggiunge un ulteriore livello di gestione, applicando regole a tali dati e avvisando il team incaricato quando si verifica un evento che richiede un intervento. Di seguito è riportato un riassunto delle principali differenze:

Il geofencing aiuta Tarmac ad aumentare l'utilizzo dei veicoli e ridurre i costi 

Tarmac è uno dei principali fornitori di materiali per l'edilizia del Regno Unito. Il suo team di gestione della flotta utilizza il geofencing per supportare due processi specifici:  

1. Il team operativo ha creato geofence attorno alle concessionarie dei veicoli usati, impostando una notifica che si attiva quando un veicolo rimane fermo per più di 48 ore. Questo consente al team di sapere se un veicolo è fermo in attesa di riparazioni e se l'officina non sta intervenendo. Verificando questi casi con le concessionarie, il team è riuscito a migliorare i livelli di utilizzo della flotta. 
    
2. I geofence vengono inoltre utilizzati per monitorare le zone a basse emissioni del Regno Unito, tra cui la ULEZ e la LEZ di Londra. Una regola personalizzata genera un report giornaliero riassuntivo di tutti i veicoli non autorizzati entrati in tali zone, consentendo al team amministrativo di effettuare tempestivamente i pagamenti necessari ed evitare sanzioni. 

Quali sono gli aspetti del GDPR europeo da considerare per il geofencing e il tracciamento dei veicoli? 

Il geofencing si basa sui dati relativi alla posizione GPS. Quando queste informazioni possono essere associate a un conducente, è probabile che costituiscano dati personali e devono quindi essere gestite in conformità al GDPR europeo e alle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.

I datori di lavoro devono avere un motivo chiaro e legittimo per raccogliere i dati sulla posizione e devono monitorare i veicoli solo nella misura necessaria per lo scopo dichiarato. Gli usi legittimi possono includere la protezione degli asset aziendali, la verifica della fornitura dei servizi, il miglioramento della sicurezza dei conducenti o la verifica dell'uso autorizzato dei veicoli aziendali. 

I conducenti devono essere informati su quali dati vengono raccolti, perché tale raccolta è necessaria, quando il tracciamento è attivo, chi può accedere alle informazioni e per quanto tempo i dati verranno conservati. L'accesso deve essere limitato agli utenti autorizzati e i periodi di conservazione devono essere coerenti con lo scopo per cui i dati sono stati raccolti.

È necessario prestare particolare attenzione quando ai dipendenti è consentito utilizzare i veicoli per uso privato o portarli presso la propria abitazione. Un geofence attorno all'abitazione può rivelare molto più del semplice fatto che un veicolo sia arrivato o partito. Con il passare del tempo, potrebbe evidenziare schemi ricorrenti relativi agli spostamenti del dipendente, agli orari di lavoro e alla vita privata. Le flotte dovrebbero quindi valutare se lo stesso obiettivo possa essere raggiunto con strumenti meno invasivi e impedire così una visibilità non necessaria dei dati della posizione durante l'uso personale autorizzato.

Potrebbe essere necessaria una valutazione dell'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) quando il monitoraggio pianificato può comportare un rischio elevato per le persone interessate. Anche quando non è obbligatoria, una valutazione può aiutare l'organizzazione a documentare perché il monitoraggio è necessario, proporzionato e adeguatamente controllato.

Come Geotab aiuta le flotte a ottimizzare le operazioni con i geofence

MyGeotab combina i dati sulla posizione dei veicoli con zone, regole, report e notifiche configurabili, consentendo ai team di gestione delle flotte di intervenire sulle eccezioni, anziché monitorare continuamente i veicoli su una mappa.

Gli operatori possono creare geofence e definire l'evento che deve attivare un'azione. Le notifiche possono essere generate quando un veicolo entra o esce da una zona, rimane al suo interno per un periodo superiore al previsto oppure si sposta al di fuori di un'area autorizzata. Ciò consente alle flotte di automatizzare la registrazione degli arrivi, individuare ritardi evitabili, proteggere gli asset di valore e reagire rapidamente in caso di uso non autorizzato.

Il motore delle regole di Geotab consente inoltre di trasformare gli eventi legati alla posizione in flussi di lavoro ripetibili. I team possono ricevere alert e notifiche, creare report delle eccezioni e combinare le attività nella zona con altre informazioni sui veicoli per capire non solo dove si è verificato un evento, ma anche se richiede un intervento.

Per i veicoli disponibili per l'uso personale autorizzato, la modalità Personale offre un ulteriore livello di tutela della privacy. I conducenti o gli utenti autorizzati possono attivare la modalità Personale per periodi specifici tramite l'app Geotab Drive o MyGeotab. Quando è attiva, le informazioni raccolte dal GPS, come posizione del veicolo, viaggi e profili di velocità, non vengono visualizzate.

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