Was macht ein Fuhrparkmanager?

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie Artikel pünktlich geliefert werden? Vom Lager über das Lieferfahrzeug bis zur Zustellung ist viel Arbeit erforderlich. Hinter den Kulissen ist ein Fuhrparkmanager der Experte, der jedes Detail – egal wie groß oder klein – verwaltet, damit jede Aufgabe dazu beiträgt, die Geschäftsziele zu erreichen. 

Was macht ein Fuhrparkmanager? 

Ein Fuhrparkmanager ist eine Person, die für die Fahrzeuge eines Unternehmens verantwortlich ist. Dazu gehören das Anmieten von Fahrzeugen sowie das Aufrechterhalten der Fuhrparkeffizienz. 

Jeder Fuhrpark hat seine eigenen spezifischen Aufgaben und Herausforderungen, die Fuhrparkmanager bewältigen müssen. Ein Fuhrparkmanager überwacht den Fuhrparkbetrieb eines Unternehmens, damit dieser effizient, sicher und unter Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften ausgeführt wird. 

Fuhrparkmanager sind für die Steuerung und Verwaltung der Kosten der Fahrzeuge verantwortlich, die ihrem Unternehmen gehören oder von diesem geleast werden. Außerdem erstellen sie auf Grundlage der Unternehmensanforderungen Richtlinien für die Nutzung der Fahrzeuge und das Fahrerverhalten, und können zudem Fahrpläne festlegen. 

Welche Aufgaben hat ein Fuhrparkmanager?

Obwohl die täglichen Aufgaben jedes Fuhrparkmanagers anders aussehen können, umfassen sie einige gemeinsame strategische Verantwortlichkeiten wie die Förderung von Sicherheit und die Sensibilisierung für dieses Thema, die Maximierung der Kraftstoffeffizienz und die Senkung der Betriebskosten. Alle Verantwortlichkeiten sind darauf ausgerichtet, die Auswirkungen des Fuhrparkbetriebs auf das Betriebsergebnis des Unternehmens zu minimieren.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Fuhrparkmanagers

Zu den grundsätzlichen Verantwortlichkeiten eines Fuhrparkmanagers gehören folgende Aufgaben:

Fahrzeugbeschaffung 

Die Verhandlung von Preisen und Anforderungen mit Herstellern sowie die Entwicklung technischer Lösungen (insbesondere für Lkw und Ausrüstung) sind ein wichtiger Bestandteil der Kostensenkung. Bei der Prognose und Planung von Fahrzeugkäufen ist es wichtig, die vorgesehenen Aufgaben und die Ladelast des Fahrzeugs zu berücksichtigen.

Verwaltung und Steuerung des Kraftstoffverbrauchs 

Kraftstoffkosten gehören immer zu den drei größten Ausgaben eines Fuhrparkbudgets. Die Verwaltung eines bevorzugten Kraftstoffnetzes, eines Fuhrparkkartenprogramms und/oder die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten für die Betankung vor Ort wirken sich direkt auf die Kilometerkosten eines Fuhrparks aus. Um Fahrer dazu anzuregen, Kraftstoff gemäß der Richtlinien zu kaufen, werden verschiedene Tools wie Telematik, Kraftstoff-Berichterstattung und Gamifizierung eingesetzt.

Verwaltung und Steuerung von Wartungsprogrammen 

Fuhrparkmanager legen Richtlinien zur vorbeugenden Wartung basierend auf Fahrzeugtyp, Einsatz und Geografie fest, da sich dies auf die Sicherheit des Fahrers auswirkt, Reparaturkosten einspart und den Wiederverkaufswert optimiert. 

Leitung von Sicherheitsprogrammen 

Sicherheit ist für Fuhrparkmanager besonders wichtig. Wenn es zu einem Vorfall kommt, können potenzielle Fahrlässigkeit und Imageschäden zu hohen Kosten für ein Unternehmen führen. 

In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und/oder der Abteilung für Gesundheit und Sicherheit liegt es in der Verantwortung des Fuhrparkmanagers, die Haftung eines Unternehmens zu begrenzen, die Sicherheit in der Gemeinschaft zu erhöhen und einen positiven Einfluss auf das Leben und Wohlbefinden seiner Fahrer auszuüben. Ein Programm, das das Fahrverhalten proaktiv verbessert und Vorfälle reduziert, trägt ebenfalls zu einer Senkung der Kraftstoff- und Wartungskosten bei.

Ermittlung von Fuhrparkkennzahlen 

Zur Überwachung und Verfolgung der Fuhrparkaktivitäten verwenden Fuhrparkmanager in der Regel GPS-Fuhrparkortung und Software. Die Arbeitsroutine eines Managers umfasst die Überprüfung täglicher, wöchentlicher und monatlicher Berichte sowie die Beurteilung der Leistung in Bereichen wie Leerlaufzeiten, Routenplanung, Asset-Auslastung, Kraftstoffverbrauch und Fahrersicherheit. Im Folgenden finden Sie verschiedene Beispiele für gängige Fuhrparkmanagementberichte. 

Verständnis und Verwaltung von Konformität 

Indem Fuhrparkunternehmen stets auf dem aktuellen Stand sind, was gesetzliche Änderungen und neue Vorschriften angeht, können sie regelkonform handeln und hohe Bußgelder vermeiden. Den Compliance-Vorschriften unterliegen beispielsweise Transportunternehmen und Fahrer sowie Fahrzeuge, die Gefahrgut oder Lebensmittel transportieren. Für viele schwere Nutzfahrzeuge müssen Fahrzeug- und Fahrerinspektionen durchgeführt und entsprechende Berichte erstellt werden.

Wiedervermarktung von Fahrzeugen 

Um einen optimalen Wiedervermarktungswert zu erzielen, ist es wichtig, die Lebensdauer des Fahrzeugs zu verwalten und den Austausch mit dem Zeitpunkt des Verkaufs zu koordinieren. Wenn sich ein Fahrzeug in einem sauberen, guten Zustand befindet und über das gesamte im Lieferumfang enthaltene Zubehör verfügt (zusätzliche Schlüsselanhänger, Matten, Sitze, Kopfstützen), lässt es sich zu einem besseren Preis verkaufen. 

Welche Schlüsselfähigkeiten oder Kernkompetenzen benötigt ein Fuhrparkmanager? 

Fuhrparkmanager benötigen ausgezeichnete Betriebserfahrung und Fähigkeiten, um ihre wichtigsten Aufgaben zu bewältigen. Dazu gehören:

Digitale Analysen

Zu wissen, wie Software und Fuhrparktechnologie wie Telematik und Dashcams verwendet werden, ist entscheidend für die Verfolgung von Leistungstrends, die Vorhersage mechanischer Ausfälle, die Minimierung von Ausfallzeiten und die Bereitstellung wertvoller Einblicke in den Austauschzyklus von Fahrzeugen. Bei der Verwaltung von Assets ist es wichtig, stets den Überblick über Berichte zu haben, die Systeme zu verstehen und an die bereitgestellten Erkenntnisse anzuknüpfen.

Geschäftsverwaltung 

Kooperative Beziehungen mit internen und externen Stakeholdern zu unterhalten, die Auswirkungen auf den Fuhrparkbetrieb haben, und die Einhaltung aller aktuellen gesetzlichen Vorschriften sowie der Unternehmens- und Fahrerrichtlinien tragen dazu bei, Bußgelder zu vermeiden und die Sicherheit zu maximieren.

Finanzverständnis 

Fuhrparkmanager müssen Fuhrparkbudgets erstellen, wofür ein Verständnis des Geschäfts, sorgfältige Analysen und Benchmarking innerhalb der Branche und Kenntnisse über die aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen erforderlich sind. 

Vertrautheit mit Sicherheit 

Cybersicherheit stellt eine wichtige Aufgabe für Führungskräfte, einschließlich Fuhrparkmanagern dar. Fuhrparkmanager müssen Sicherheitsanforderungen bei der Integration von Daten in die Unternehmensumgebungen und bei der Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern, die die Datensicherheit und den Datenschutz für ihr Unternehmen überwachen, bewerten können.

Wie werden Sie ein zertifizierter Fuhrparkmanager?

Je nachdem, in welchem Land Sie leben, gibt es verschiedene Programme, um ein zertifizierter Fuhrparkmanager zu werden. In den USA bietet NAFA (auf Englisch) Programme für die Ausbildung zum Certified Automotive Fleet Manager (CAFM) oder Certified Automotive Fleet Specialist (CAFS) an. Darüber hinaus arbeitet NAFA mit dem brasilianischen Verband für Fuhrparks aus leichten Nutzfahrzeugen, dem Instituto PARAR (auf Englisch), zusammen, um ein Zertifizierungsprogramm in Südamerika anzubieten. 

Die Programmkurse behandeln Themen wie das Management von:

• Assets
• Betrieben 
• Finanzen
• Wartung
• Informationstechnologie (IT)
• Berufliche Weiterbildung
• Risiko
• Kraftstoff

In Deutschland stehen Interessenten, Kurs- und Ausbildungsangebote z.B. bei DEKRA zur Verfügung.

Wie sich die Rolle des Fuhrparkmanagers entwickelt 

Neue Technologien und Fahrzeugtypen erfordern von Fuhrparkmanagern immer neue Fähigkeiten. Es besteht eine erhöhte Nachfrage nach Kenntnissen zu Technologie und Datenanwendungen, Analysen und strategischen Prognosen. Da sich die Rolle des Fuhrparkmanagers stets weiterentwickelt, werden die folgenden zusätzlichen Fähigkeiten benötigt:

• Beteiligung an Analysen und Entscheidungsfindung basierend auf erhobenen Daten.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit allen Abteilungen im Unternehmen – von der Führungsebene bis hin zu den Fahrern und wichtigen internen und externen Stakeholdern.
• Aussprechen aufschlussreicher Empfehlungen zur Minimierung von Risiken und Nutzung von Chancen, um von Branchenentwicklungen zu profitieren.
• Identifizieren und Verwalten von Technologie, Telematik, Nachhaltigkeit, Logistik und Sicherheit.
• Verständnis, wie sich neue Gesetzgebungen auf den Fuhrparkbetrieb auswirken. Zur Gesetzgebung können Steuern oder Strafen in Bezug auf die CO₂-Bilanz oder den Kraftstoffverbrauch gehören, was sich darauf auswirken kann, welche Fahrzeugtypen eingekauft werden, um die neuen Standards für Kraftstoffverbrauch einzuhalten.

Die größten Herausforderungen für Fuhrparkmanager und wie Sie diese bewältigen können

Jeder Beruf hat seine eigenen Herausforderungen und das gilt natürlich auch für Fuhrparkmanager. Zu den drei größten Herausforderungen für Fuhrparkmanager gehören die folgenden bedeutenden Themen: 

1. Kostensenkung – Die Fähigkeit, zu analysieren und Vorschläge zu machen, und dabei schwankende Fahrzeugkosten, den volatilen Kraftstoffmarkt und unerwartete Ausgaben zu berücksichtigen.
2. Minimierung des Kraftstoffverbrauchs – Die Verwaltung der Kraftstoffkosten und Möglichkeiten zur Senkung dieser Kosten zu finden ist entscheidend. Kraftstoffpreise sind schwer vorherzusagen und stellen eine Herausforderung für die Planung des Budgets dar. 
3. Steigerung der Fahrersicherheit/-produktivität – Die Steigerung der Fahrerproduktivität durch Technologie kann zu Herausforderungen bei der Fahrersicherheit führen, weshalb die Schulung der Fahrer zum richtigen Einsatz der Technologie unerlässlich ist. Manager müssen Sicherheitsrichtlinien für Fuhrparks und Fahrer erstellen und verwalten, um Vorfälle und die damit verbundenen Reparaturkosten, Ausfallzeiten und Haftungen zu reduzieren. 

Die Zukunft der Fuhrparkmanager

Laut dem Forschungsunternehmen MarketsandMarkets (auf Englisch) wird für das globale Fuhrparkmanagement bis ins Jahr 2025 ein Anstieg des Marktvolumens auf 34 Milliarden US-Dollar erwartet. Fuhrparkmanager werden auch weiterhin eine größere und wichtigere Rolle in Unternehmen spielen, da die Elektrifizierung, Erstausrüster und Bemühungen um die Nachhaltigkeit immer bedeutender werden.

Durch die Senkung der Kosten , die Bereitstellung von Einsparungen und die Steuerung von Richtlinien und Abläufen, die sich auf den Umsatz und das Betriebsergebnis auswirken, werden Fuhrparkmanager weiterhin wertvolle Beiträge leisten und eine wichtige Rolle in Unternehmen spielen.

Fuhrparkmanager können Telematik nutzen, um ihre täglichen Aufgaben zu erleichtern. Weitere Informationen zu Geotab und dazu, wie Geotab Ihren Fuhrpark unterstützen kann, finden Sie in unseren Lösungen für Fuhrpark-Management.