So erstellen Sie ein Budget für das Fuhrparkmanagement

Der Maßstab eines gut geführten Fuhrparks ist das Budget. Die Erstellung und regelmäßige Überprüfung dieses Budgets ist ein wesentlicher Aspekt des Fuhrparkmanagements . Erfolg wird oft daran gemessen, wie gut Kosten kontrolliert oder gesenkt werden können. Auch wenn die Erarbeitung eines Fuhrparkbudgets nicht immer der aufregendste Aspekt der Arbeit als Fuhrparkmanager ist, bleibt sie dennoch eine wichtige Aufgabe.

Budgets für das Fuhrparkmanagement helfen Unternehmen nicht nur, finanzielle Ziele für ihren Betrieb festzulegen, sondern zeigen auch Bereiche auf, in denen Verbesserungen möglich sind.

Mit dem richtigen Plan können Fuhrparkmanager in einfachen Schritten Probleme minimieren und die essenzielle schwarze Zahl unter dem Strich maximieren. In diesem Beitrag erläutern wir alle Details, die bezüglich der Erstellung eines erfolgreichen Budgets für das Fuhrparkmanagement zu beachten sind, einschließlich unseres vierstufigen Ansatzes zur Erstellung eines Budgets für Ihren Fuhrpark.

Was sind Fuhrparkkosten?

Die Fuhrparkkosten, auch als Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) bezeichnet, umfassen die verschiedenen Kosten, die mit Kauf und Wartung von Fahrzeugen des Fuhrparks verbunden sind. Die Gesamtbetriebskosten geraten bei vielen Fuhrparkmanagern bei Fahrzeugkäufen in Vergessenheit, was übermäßige Ausgaben nach sich ziehen kann.

Um die Gesamtbetriebskosten richtig zu berechnen, ist Folgendes zu berücksichtigen:

• Die Kosten jedes Fahrzeugs des Fuhrparks einschließlich Zinsen und Steuern
• Der Wiederverkaufswert der Fuhrparkfahrzeuge, falls Sie diese verkaufen oder aus dem Verkehr ziehen möchten
• Alle Wartungs- und Reparaturkosten, die im Laufe der Lebensdauer des Fahrzeugs anfallen

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Wie werden die Gesamtbetriebskosten berechnet?

Wie kann Fuhrparkmanagement Kosten senken?

Fuhrparkmanagement kann die Kosten des Fuhrparks durch die Überwachung und Bewertung von Fahrzeug- und Fahrerleistung senken. Wenn Sie die Fuhrparkleistung mithilfe von Telematik  optimieren, werden Sie sehr wahrscheinlich eindeutige finanzielle Auswirkungen auf Ihren Fuhrpark erkennen. 

Wenn Sie die Kosten senken wollen, können Sie Ihre Flottenmanagementstrategie so anpassen, dass verstärkt auf Kosteneinsparungen geachtet wird, beispielsweise durch:

• Prüfung der Geschäftskosten
• Reduzierung von Risiken, um Versicherungskosten zu sparen
• Erstellung von Wartungsplänen
• Verwaltung von Fahrzeugbeschaffung und -entsorgung
• Überwachung des Motorleerlaufs von Fahrzeugen und des Kraftstoffverbrauchs

Durch die Überwachung vorhandener Fuhrparkmuster können Sie zuverlässige Indikatoren für zukünftige Ausgaben erkennen und Ihre Strategie anpassen, um übermäßige Kosten zu vermeiden. Sie können auch unerwartete Aktivitäten verfolgen und Problembereiche gezielt angehen, um die Effizienz zu steigern.

Wie richten Sie ein Budget für einen Fuhrpark ein?

Der Aufbau eines Budgets für das Fuhrparkmanagement muss nicht kompliziert sein. Durch die Kombination von Fuhrparkdaten und früheren betrieblichen Erkenntnissen können Sie Ihre Geschäftsausgaben für das nächste Jahr einfach umreißen. Um Ihnen die Bausteine für die Erstellung eines Budgets für den Fuhrpark zu vermitteln, haben wir einen einfachen, vierstufigen Ansatz entwickelt:

1. Ziele für das kommende Jahr setzen
2. Ausgaben des Vorjahres überprüfen
3. Eine Prognose für das kommende Jahr erstellen
4. Ergebnisse unter Abgleich mit dem Budget verfolgen

Schritt 1: Ziele für das kommende Jahr setzen

Das beste Budget ist das, das an den Zielen Ihres Unternehmens ausgerichtet ist. Ist dies der Fall, ist es einfacher, das Budget als nützliches Werkzeug für den Erfolg des Fuhrparks zu nutzen. Um Ihre Budgetstrategie zu erstellen, müssen Sie spezifische Ziele für Ihren Fuhrpark festlegen und das Budget diesen Zielen anpassen. 

Eine hervorragende Methode zur Bestimmung von Unternehmenszielen ist die so genannte SWOT-Analyse . 

Diese Art von Analyse dient zur Identifizierung von Stärken und Schwächen sowie bestehender Chancen und Risiken Ihres Unternehmens. Ihre Stärke könnte beispielsweise eine gute Anpassungsfähigkeit sein, aber Ihre Schwäche ein hoher Leerlauf. Dies könnte zu dem Ziel führen, ein neues Programm einzuführen, um Motorleerlauf zu reduzieren oder sparsamere Fahrweisen zu integrieren und damit Kraftstoffkosten und Emissionen im nächsten Jahr zu senken. 

Eine weitere Möglichkeit könnte die Einführung von Elektrofahrzeugen in Ihren Fuhrpark sein, um mit Wettbewerbern Schritt zu halten, die dies bereits begonnen haben, und um sich an globalen Nachhaltigkeitszielen auszurichten . Dies wäre eine Gelegenheit, die Kosten neuer oder gebrauchter Elektrofahrzeuge in Ihr Budget zu integrieren.

Letztendlich sollten Sie darauf abzielen, einen Plan für das Unternehmen zu erstellen, der alle Veränderungen betrifft, die im kommenden Jahr stattfinden könnten. Die Ziele sind Grundlage des Budgets.

Schritt 2: Ausgaben des Vorjahres überprüfen

Die Erfassung von Informationen zu früheren Kosten gibt einen Anhaltspunkt dafür, welche Ausgaben in das neue Budget aufgenommen werden müssen. Eine Überprüfung zurückliegender Ausgaben kann auch verbesserungswürdige Bereiche hervorheben. Wenn beispielsweise die Kraftstoffkosten viel höher als geplant waren, könnte sich ein Programm zum Fahrer-Coaching zur Reduzierung von Leerlauf und übermäßiger Geschwindigkeit empfehlen.

Darüber hinaus ist es wichtig, über frühere Ausgaben nachzudenken und Fragen zu stellen, wie z. B.:

• Haben Sie zu viel oder zu wenig ausgegeben?
• Was waren die größten Kostenbereiche?
• Gibt es Bereiche des Fuhrparks, die nicht ausgelastet waren und optimiert werden könnten?
• Welche unerwarteten Ausgaben sind entstanden und warum?
• Welche Anstrengungen wurden unternommen, um Kosten zu senken, und waren sie erfolgreich?

Derartige Fragen können dazu beitragen, die Zukunft Ihres Fuhrparks zu gestalten. Die Fragen eignen sich auch als Bezugspunkte, anhand derer Sie im Laufe des Jahres sicherstellen können, dass das Budget auf Kurs ist.

Schritt 3: Eine Prognose für das kommende Jahr erstellen

Zur Erstellung eines Budgets können verschiedene Budgetierungstechniken verwendet werden. Eine gängige Methode ist die inkrementelle Budgetierung. Dabei werden die Vorjahresaufwendungen pauschal erhöht, z.B. um 5 %. Diese Methode mag zwar schnell sein, weist aber bestimmte Fehler auf. 

Zum einen wird nicht berücksichtigt, ob die Vorjahresausgaben notwendig oder angemessen waren. Zweitens besteht für Manager bei einer geradlinigen Steigerung kein Grund, Kosten zu senken. Dementsprechend kann eine inkrementelle Budgetierung tatsächlich höhere Ausgaben zur Folge haben.

Ein Ansatz mit Zero-Based-Budgeting ist zumeist effektiver. Jede Position des Budgets muss ab Null begründet werden, nicht nur die Änderungen gegenüber dem Vorjahr. Dieser Prozess mag zwar zeitaufwendiger sein, aber Zero-Based Budgeting kann zum Entstehen einer Kultur des Kostenmanagements im Unternehmen beitragen.

Zu den wichtigsten Einzelposten für ein Budget im Bereich Fuhrparkmanagement gehören folgende:

• Kraftstoff
• Wartung
• Lizenzen und Steuern
• Anpassung der Entsorgung
• Leasing und Fuhrparkmanagement
• Versicherung und Unfälle
• Rückbuchungen für private Nutzung
• Abschreibungen des Fahrzeugs
• Zinsaufwendungen
• Sicherheit

Schritt 4: Ergebnisse unter Abgleich mit dem Budget verfolgen

Nachdem Sie die Ziele für den Fuhrpark definiert, die Finanzen der vergangenen Jahre berücksichtigt und einen Plan für das kommende Jahr entwickelt haben, müssen Sie alles in Einklang bringen. Dies bedeutet, dass die Messwerte des Fuhrparks regelmäßig mit Ihren Zielen verglichen werden, um auf Kurs zu bleiben.

Beispielsweise sind die Messung der Produktivität des Fuhrparks und die Verwaltung von Ausfallzeiten ein wichtiger Aspekt zur Kontrolle unnötiger Ausgaben. Wenn Sie bemerken, dass Ihr Fuhrpark hinter den Planungen zurückfällt, zögern Sie nicht, neue Lösungen oder Programme einzuführen, die ihn wieder auf Kurs bringen können. Im Geotab Marketplace (auf Englisch) finden Sie mehr als 200 Lösungen zum Fuhrparkmanagement für die unterschiedlichsten Anforderungen.

Wie bei allen Zielen ist es wichtig, die Ausgaben regelmäßig mit dem geplanten Budget abzugleichen. Ein Benchmarking des Budgets im Vergleich zu früheren Jahren oder zu vergleichbaren Fuhrparks kann ebenfalls weitere Erkenntnisse liefern.

Wie Telematik zu einem besseren Budget für Fuhrparkmanagement beitragen kann

Alle Fuhrparks, ob klein oder groß, privat oder öffentlich, erfordern ein Budget. Ein gut definiertes Budget hilft dem Unternehmen, auf Erfolgskurs zu kommen.

Telematik ist besonders nützlich für den Budgetierungsprozess. Manager können Dateneinblicke nutzen, um neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Sobald das Budget festgelegt ist, können Fuhrparkmanager die Kosten durch Telematik kontrollieren, um den Kraftstoffverbrauch zu überwachen, Routen zu optimieren und die Fahrzeugwartung proaktiv zu verwalten. 

Die offene Plattformlösung von Geotab für das Fuhrparkmanagement bietet eine ganze Reihe von Tools zum Coaching von Fahrern und zur Senkung der Betriebskosten. Das Green Fleet-Dashboard , Kraftstoff-Trendberichte und Geotab GO TALK (auf Englisch) sind nur einige der verfügbaren Tools. Mit Geotab können Sie Ihre Fahrzeuge ganz einfach verfolgen und verwalten. Finden Sie mehr über die MyGeotab Fuhrparkmanagement-Software heraus.