Come razionalizzare la flotta in cinque semplici passi

La razionalizzazione della flotta è un piano proattivo e strategico per disporre il veicolo giusto, nel posto giusto e al momento giusto.

Alcuni potrebbero scoprire di disporre di troppi veicoli e di sostenere quindi spese eccessive, altri si potrebbero rendere conto di dover incrementare la flotta per soddisfare le richieste dei clienti e far crescere l'azienda. Ecco alcuni consigli utili per razionalizzare la flotta.

1. Impostare una soglia interna di utilizzo per i veicoli della flotta

Per iniziare, una flotta deve innanzitutto determinare le soglie di utilizzo dei propri veicoli o gruppi di veicoli. Si tratta del numero minimo di chilometri percorsi o di ore di funzionamento (al giorno, al mese o all'anno) per rendere necessaria la disponibilità di un veicolo.

Ci sono una serie di fattori che possono influenzare questo numero o il modo in cui viene calcolato. Ad esempio un'azienda che si occupa di condizionamento d'aria dovrebbe calcolare la soglia di utilizzo sulla base delle ore di attività invece che sui chilometri percorsi, in quanto il tecnico trascorre la maggior parte del suo tempo nelle strutture dei clienti invece che alla guida. D'altro canto, per un'azienda con un'attività stagionale, avrebbe più senso calcolare la soglia di utilizzo per anno o per stagione.

2. Determinare l'utilizzo di ogni veicolo

Ogni azienda utilizza i veicoli per motivi diversi, pertanto l'analisi e la categorizzazione di ogni veicolo in diversi segmenti aiuta a garantire che il ritorno dell'investimento sia redditizio e che tutti i veicoli siano utilizzati al meglio delle loro capacità.

Per calcolare e determinare l'utilizzo dei veicoli misurando il loro uso, bisogna porsi le seguenti domande:

• Per cosa sono utilizzati i veicoli?
• Con quale frequenza vengono utilizzati?

Il calcolo dell'utilizzo di un veicolo è molto più semplice di quanto non fosse in passato. Ad esempio, utilizzando il report di utilizzo degli asset personalizzabili, come quello fornito da Geotab, è facile visualizzare quali sono i veicoli più e meno utilizzati.

Il report sull'utilizzo degli asset è completamente personalizzabile in base alle informazioni a cui l'utente è interessato. L'utilizzo può essere suddiviso per tipo di veicolo/sede, può costituire la base per qualsiasi calcolo della percentuale di utilizzo e può includere il tempo di utilizzo (tenendo conto di uso in servizio rispetto a uso fuori servizio). I dati possono anche essere suddivisi in diverse fasce, tra cui l'ora del giorno, i mesi o i chilometri e molto altro ancora.

3. Determinazione del numero di veicoli sovra e sottoutilizzati

Anche se all'inizio può sembrare un compito difficile, la determinazione di questo numero significa semplicemente confrontare l'utilizzo di un veicolo rispetto la soglia stabilita dall'azienda. Suddividi le informazioni in modo che sia facile guardare al quadro generale.

Considera le seguenti domande:

• Sono presenti più sedi? In tal caso, si consiglia di segmentare le informazioni in base alla sede per determinare se sono presenti schemi di sotto o sovrautilizzo.
• I dipendenti lavorano su turni? In caso affermativo, segmentare le informazioni per fasce orarie per determinare se l'utilizzo del veicolo è ottimizzato per ogni turno. Ad esempio, se ci sono tre autisti che lavorano in tre orari diversi, c'è la possibilità di condividere un veicolo invece di averne tre diversi.

Verificando l'utilizzo della flotta e rispondendo alle domande di cui sopra, sarà possibile capire meglio quali veicoli vengono utilizzati troppo o troppo poco. In questo modo sarà anche più facile raggiungere gli obiettivi trimestrali o annuali.

4. Domande semplici

Fare un passo indietro di tanto in tanto per rivalutare le scelte adottate può essere utile per rimanere al passo con i cambiamenti.

Ecco alcune domande di base da porsi su ogni singolo veicolo:

• Qual è l'uso previsto del veicolo (assegnazione)? Sarebbe possibile utilizzare un veicolo più piccolo e più efficiente dal punto di vista dei consumi?
• Il veicolo è della giusta dimensione per il lavoro? Nota: in una flotta può accadere di utilizzare un veicolo di classe superiore per determinate attività quando potrebbe essere utilizzato un veicolo meno costoso e più efficiente dal punto di vista dei consumi.
• Il veicolo è il più economico? Ha il più basso costo totale di proprietà (Total Cost of Ownership, TCO)?
• In un dato momento, quanti veicoli sono fuori servizio per manutenzione?

Rispondendo a queste domande sulla flotta e combinando le conoscenze con un report di settore come il Fleet Industry Trend Report di Geotab, è possibile ottenere informazioni sull'attività di guida, la composizione della flotta, il risparmio di carburante, il TCO e altro ancora. Questi sono tutti aspetti importanti di una flotta e possono fare una grande differenza nel momento in cui si cerca di raggiungere l'obiettivo di razionalizzare la propria flotta.

5. Adottare le modifiche

Dopo aver raccolto tutte queste informazioni, è possibile iniziare ad assumere decisioni relative alla razionalizzazione della flotta, poiché è noto quanti veicoli sono necessari e dove, e quali sono i migliori tipi di veicoli per la flotta.

Ecco alcuni possibili scenari in cui è possibile imbattersi:

• Sono presenti troppi veicoli sottoutilizzati.
• Sono presenti troppi veicoli sovrautilizzati.
• Si notano discrepanze nell'utilizzo in base alla sede. Ad esempio, una sede potrebbe presentare un'ampia eccedenza di veicoli sottoutilizzati, mentre un'altra potrebbe dover fare affidamento sul noleggio di veicoli a causa della richiesta elevata. Considerare l'analisi specifica di ogni sede per ottenere una risposta a tale domanda.
• I veicoli vengono utilizzati in una sola fascia oraria. Per esempio, se sono presenti conducenti che lavorano in turni di lavoro diversi, prendere in considerazione il car sharing, che include l'analisi degli orari dei giorni in cui vengono utilizzati i veicoli per determinare se uno di essi può essere condiviso tra più conducenti.

Guardare al futuro

Quando si razionalizza la flotta, uno dei fattori più importanti è pensare alle esigenze future. Le tendenze interne mostrano un aumento o una diminuzione della richiesta? Conoscere queste informazioni in ogni momento aiuterà a capire se è necessario aumentare o diminuire il numero dei veicoli.

Conclusione

La razionalizzazione della flotta è un modo facile e semplice per risparmiare denaro aumentando al contempo l'efficienza e la produttività. Seguendo i passi sopra elencati e rispondendo alle domande di questo blog, è possibile configurare la propria flotta in modo da utilizzare ogni veicolo alla perfezione.

Per saperne di più sulle soluzioni di gestione della flotta è possibile richiedere una dimostrazione oggi stesso (in inglese).