Cómo crear un presupuesto de gestión de flotas

La mejor forma de saber si una flota está bien gestionada es su presupuesto. La creación y el mantenimiento de ese presupuesto es un aspecto muy importante de la gestión de flotas (en inglés). A menudo, el éxito se mide en función de cómo se controlan o reducen los costes. Aunque establecer un presupuesto de flota no es una tarea demasiado emocionante, es un trabajo importante.

Los presupuestos de gestión de flotas no solo ayudan a las empresas a establecer objetivos financieros para sus operaciones, sino que también desvelan en qué áreas se puede mejorar.

Siguiendo un plan sencillo y paso a paso, los gestores de flotas (en inglés) pueden minimizar los quebraderos de cabeza y maximizar los resultados más importantes. En esta publicación, exponemos todos los detalles que necesitas saber sobre la creación de un buen presupuesto de gestión de flotas, además de nuestro proceso de cuatro pasos para crear un presupuesto para su flota.

¿Qué son los costes de la flota?

Los costes de la flota, también conocidos como coste total de propiedad (TCO), incluyen los diversos costes asociados a la compra y el mantenimiento de los vehículos de la flota. A menudo, los gestores de flotas pasan por alto el coste total de propiedad al realizar compras de vehículos, lo que puede dar lugar a un gasto excesivo.

Para calcular correctamente el coste total de propiedad, debes tener en cuenta lo siguiente:

• El coste de cada vehículo de flota, incluidos los impuestos y las tasas de interés
• El valor de retorno de los vehículos de tu flota en caso de que decidas venderlos o desecharlos
• Todos los costes de mantenimiento y reparación acumulados a lo largo de la vida útil del vehículo

Para obtener más información, lee esta publicación del blog: ¿Cómo se calcula el coste total de propiedad en una flota de vehículos?

¿Cómo reduce los costes la gestión de flotas?

La gestión de flotas puede reducir los costes de la flota mediante la supervisión y la evaluación del rendimiento del vehículo y del conductor. Al optimizar el rendimiento de la flota con el uso de soluciones telemáticas, es probable que tu flota se vea afectada positivamente en el ámbito financiero. 

Para reducir costes, puedes adaptar tu estrategia de gestión de flotas para centrarte más en estrategias de ahorro de costes, como:

• Examinar los costes comerciales
• Reducir los riesgos para ahorrar dinero en seguros
• Crear programas de mantenimiento
• Gestionar la adquisición y la eliminación de vehículos
• Controlar el tiempo en ralentí y el consumo de combustible del vehículo

Mediante la supervisión de los patrones de la flota existentes, puedes ver indicadores claros de gastos futuros y ajustar tu estrategia para reducir costes innecesarios. También puedes realizar un seguimiento de las actividades inesperadas y centrarte en las áreas problemáticas para aumentar la eficiencia.

¿Cómo se configura un presupuesto de flota?

La creación de un presupuesto de gestión de flotas no tiene por qué ser complicada. Combinando los datos de la flota y la información operativa anterior, puedes encontrar una forma sencilla de obtener una estimación de los gastos comerciales para el próximo año. 

Para ayudarte a comprender los componentes básicos para crear un presupuesto de flota, hemos creado un proceso sencillo de cuatro pasos:

1. Establecer objetivos para el año
2. Revisar los gastos del año pasado
3. Estimar los gastos del próximo año
4. Realizar un seguimiento de tus resultados con respecto a tu presupuesto

Paso 1: Establecer objetivos para el año

El mejor presupuesto es aquel que está alineado con los objetivos de la empresa. De esta forma, es más fácil convertir tu presupuesto en una herramienta útil para conseguir el éxito de la flota. Para desarrollar tu estrategia presupuestaria, tendrás que establecer objetivos específicos para tu flota y alinear tu presupuesto con ellos para que te ayude a alcanzarlos.

Un gran método para determinar los objetivos de la empresa es un análisis DAFO (en inglés). Este tipo de análisis es una herramienta para identificar los puntos fuertes y débiles, las oportunidades y las amenazas de tu empresa. Por ejemplo, el punto fuerte es la adaptabilidad, pero el punto débil son los altos niveles de inactividad. Teniendo esto en cuenta, se podría establecer como objetivo la implementación de un nuevo programa para reducir el tiempo de inactividad y, por tanto, los costes de combustible durante el próximo año. 

Otra forma podría ser empezar a incorporar vehículos eléctricos a tu flota, para poder competir con otros proveedores que ya hayan comenzado a hacerlo, y emprender el camino hacia los objetivos de sostenibilidad globales. Con este método tendrías la oportunidad de añadir los costes de los vehículos eléctricos nuevos o usados en tu presupuesto.

En última instancia, tus objetivos deben ser construir un plan para la empresa que tenga en cuenta cualquier cambio que pueda ocurrir en el próximo año. Los objetivos sentarán las bases para el presupuesto.

Paso 2: Revisar los gastos del año pasado

La recopilación de información sobre los costes anteriores proporciona una guía sobre los gastos que deben incluirse en el nuevo presupuesto. Una revisión de los gastos anteriores también puede poner de relieve áreas de mejora. Por ejemplo, si se detecta que los gastos de combustible fueron mayores de lo esperado, podría ser conveniente organizar un programa de asesoramiento al conductor para reducir el tiempo de inactividad y el exceso de velocidad.

Además, es importante reflexionar sobre los gastos pasados y hacerse preguntas como:

• ¿Los gastos han sido demasiado altos o demasiado bajos? 
• ¿Cuáles fueron las áreas en las que más se gastó?
• ¿Hay áreas de la flota que no se utilizan al máximo y que puedan optimizarse más?
• ¿Qué gastos inesperados se produjeron y por qué?
• ¿Qué se hizo para reducir costes? ¿Tuvieron éxito?

Este tipo de preguntas pueden ayudar a dar forma al futuro de tu flota. También pueden servir como buenos puntos de referencia para echar la vista atrás a lo largo del año para asegurarse de que el presupuesto sigue el enfoque correcto.

Paso 3: Estimar los gastos del próximo año

Al preparar un presupuesto, existen diferentes técnicas que se pueden utilizar. Un método común es el presupuesto incremental. Con este método, se añade un aumento fijo a los gastos del año anterior, por ejemplo, el 5%. Aunque este método puede ser más rápido, tiene ciertas desventajas (en inglés). 

En primer lugar, no tiene en cuenta si el gasto del año anterior fue necesario o adecuado. En segundo lugar, un aumento directo no da a los gestores ninguna razón para reducir costes. Por lo tanto, el presupuesto incremental puede dar lugar precisamente a un aumento de los gastos.

El enfoque del presupuesto base cero (en inglés) es más riguroso. Cada elemento del presupuesto debe justificarse desde cero, no solo los cambios con respecto al año anterior. Aunque este proceso puede requerir más tiempo, el presupuesto base cero ayuda a desarrollar una cultura de gestión de costes en la empresa.

Algunos de los elementos de línea clave para un presupuesto de gestión de flotas son:

• Combustible
• Mantenimiento
• Licencia e impuestos
• Ajuste de eliminación
• Leasing y gestión de flotas
• Seguros y colisiones
• Devoluciones por uso personal
• Depreciación del vehículo
• Gastos por intereses
• Seguridad

Paso 4: Realizar un seguimiento de tus resultados con respecto a tu presupuesto

Después de haber determinado los objetivos de tu flota, reflexionado sobre las finanzas de años anteriores y desarrollado un plan para el próximo año, es imprescindible mantenerlo todo alineado. Esto significa comprobar regularmente si las métricas de la flota se ajustan a los objetivos para así compararlas con las de años anteriores y mantener el enfoque correcto.

Por ejemplo, calcular la productividad de la flota y gestionar el tiempo de inactividad es un paso imprescindible para controlar los gastos innecesarios. Si alguna vez notas que tu flota se está quedando atrás, no tengas miedo de introducir nuevas soluciones o programas que puedan ayudarte a recuperar el rumbo. Puedes encontrar más de 200 soluciones de gestión de flotas con diferentes objetivos en el Marketplace de Geotab.

Al igual que con cualquier objetivo, comprobar regularmente los gastos con respecto al presupuesto planificado es fundamental para seguir el camino. La comparación del presupuesto con años anteriores o flotas similares también puede proporcionar más información.

Cómo pueden ayudar las soluciones telemáticas a crear un mejor presupuesto de gestión de flotas

Todas las flotas, ya sean pequeñas o grandes, privadas o públicas, necesitan un presupuesto. Un presupuesto bien definido ayuda a la empresa a emprender el camino hacia el éxito.

Las soluciones telemáticas son especialmente útiles para elaborar presupuestos. Los gestores pueden utilizar la información de datos para identificar nuevas oportunidades de ahorro de costes. Una vez establecido el presupuesto, los gestores de flotas pueden controlar los costes mediante el uso de soluciones telemáticas para controlar el consumo de combustible, optimizar las rutas y gestionar de forma proactiva el mantenimiento del vehículo. 

La solución de plataforma abierta de Geotab para la gestión de flotas ofrece una amplia gama de herramientas para orientar a los conductores y reducir los costes operativos. La tarjeta de puntuación de seguridad del conductor, el panel de gráficos para una flota sostenible, los informes de tendencias sobre el consumo de combustible y Geotab GO TALK son solo algunas de las herramientas disponibles. Geotab facilita el seguimiento y la gestión de tus vehículos. Más información en el software de gestión de flotas de transporte MyGeotab.