Comment établir un budget de gestion de flotte

La bonne gestion d’une flotte réside dans son budget. La création et le respect de ce budget constituent un aspect majeur de la gestion de flotte (en anglais). La réussite est souvent mesurée par la capacité à contrôler ou à réduire les coûts. Bien que la mise en place d’un budget de flotte ne soit pas toujours la tâche la plus passionnante pour un gestionnaire de flotte, elle reste importante.

Les budgets de gestion de flotte aident non seulement les entreprises à définir des objectifs financiers pour leur exploitation, mais aussi à mettre en évidence les domaines à améliorer.

En suivant un plan simple, étape par étape, les gestionnaires de flotte (en anglais) peuvent s’éviter des casse-tête et optimiser les résultats financiers cruciaux. Dans cet article, nous décrivons toutes les informations que vous devez connaître concernant la création d’un budget de gestion de flotte réussi, et notamment notre approche en quatre étapes pour établir un budget pour votre flotte.

Que sont les coûts d’une flotte ?

Les coûts d’une flotte, également appelés coût total de possession (CTP), incluent les divers coûts associés à l’achat et à l’entretien des véhicules de la flotte. Le CTP est souvent négligé par de nombreux gestionnaires de flotte lorsqu’ils achètent des véhicules, ce qui peut entraîner des dépenses excessives.

Pour calculer correctement le CTP, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

• Le coût de chaque véhicule de la flotte, y compris les intérêts et les taxes
• La valeur de retour des véhicules de votre flotte si vous choisissez de les vendre ou de les mettre à la casse
• Tous les coûts d’entretien et de réparation cumulés tout au long de la durée de vie du véhicule

Pour en savoir plus, lisez cet article de blog : Comment calculez-vous le coût total de possession ?

Comment la gestion de flotte réduit-elle les coûts ?

La gestion de flotte peut réduire les coûts de la flotte grâce au suivi et à l’évaluation des performances du véhicule et du conducteur. Lorsque vous optimisez les performances de votre flotte à l’aide de la télématique, il est vraisemblable que vous constatez un impact financier majeur sur votre flotte. 

Pour réduire les coûts, vous pouvez adapter votre stratégie de gestion de flotte afin de vous concentrer davantage sur les stratégies visant à réaliser des économies telles que :

• L’examen des coûts opérationnels
• La réduction des risques pour réaliser des économies sur les assurances
• Les programmes d’entretien des bâtiments
• La gestion de l’acquisition et de la mise à la casse des véhicules
• La surveillance de la marche au ralenti et de la consommation de carburant des véhicules

En surveillant les modèles de flotte existants, vous pouvez voir de solides indicateurs de dépenses futures et ajuster votre stratégie pour réduire les coûts inutiles. Vous pouvez également suivre les activités qui ne sont pas attendues et cibler les zones problématiques pour améliorer l’efficacité.

Pour en savoir plus sur les économies liées à l’utilisation de la télématique, consultez : Gestion des coûts de flotte et recherche d’économies grâce à la télématique (en anglais).

Comment établir un budget de flotte ?

L’établissement d’un budget de gestion de flotte devrait être simple. En combinant les données de flotte et les informations opérationnelles précédentes, vous pouvez trouver un moyen simple de définir vos frais d’entreprise pour l’année à venir. Pour vous aider à comprendre les éléments de base de la création d’un budget de flotte, nous avons créé une approche simple en quatre étapes :

1. Définir des objectifs pour l’année
2. Examiner les dépenses de l’année dernière
3. Prévoir l’année à venir
4. Suivre vos résultats par rapport à votre budget

Étape 1. Définir des objectifs pour l’année

Un budget optimisé est un budget en adéquation avec les objectifs de votre entreprise. Dans ce cas, il est plus facile de transformer votre budget en un outil précieux pour la réussite de votre flotte. Pour élaborer votre stratégie budgétaire, vous devrez définir des objectifs spécifiques pour votre flotte et adapter votre budget pour les atteindre. 

Une analyse SWOT (en anglais) constitue une excellente méthode pour déterminer les objectifs de l’entreprise. Ce type d’analyse est un outil permettant d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces de votre entreprise. Par exemple, votre point fort peut être l’adaptabilité, et votre point faible, un niveau de marche au ralenti élevé. Cela pourrait conduire à un objectif visant à mettre en œuvre un nouveau programme pour réduire la marche au ralenti (en anglais) et, en conséquence, les coûts de carburant au cours de l’année à venir. 

Autre possibilité : commencer à intégrer des véhicules électriques (VE) à votre flotte (en anglais). Cela vous permettrait d’abord de lutter contre la menace des concurrents qui ont déjà commencé à le faire et de vous aligner sur les objectifs mondiaux en matière de développement durable (en anglais). Aussi, cela vous aiderait à intégrer les coûts des véhicules électriques neufs ou d’occasion à votre budget.

En fin de compte, vous devez avoir pour objectif d’élaborer un plan d’entreprise qui concerne les changements potentiels au cours de l’année à venir. Les objectifs définissent le budget.

Étape 2. Examiner les dépenses de l’année dernière

Le recueil d’informations sur les coûts précédents fournit une indication des dépenses à inclure dans le nouveau budget. Un examen des dépenses passées peut également mettre en évidence les domaines à améliorer. Par exemple, si les dépenses en carburant étaient beaucoup plus élevées que prévu, un programme d’accompagnement des conducteurs (en anglais) pour réduire la marche au ralenti et les excès de vitesse pourrait être mis en place.

GRAPHIQUE 

Le rapport « Weekly Idle Cost - US Gallons Trend » de la marketplace Geotab affiche la tendance des coûts de marche au ralenti pour l’ensemble de votre flotte au fil du temps.

En outre, il est important de réfléchir aux dépenses passées et de poser des questions telles que :

• Y a-t-il eu un dépassement ou une sous-utilisation du budget ? 
• Quels étaient les principaux domaines de dépenses ?
• Y a-t-il des parties de la flotte qui étaient sous-utilisées et qui pourraient être optimisées ?
• Quelles ont été les dépenses imprévues et pourquoi ?
• Quelles mesures ont été prises pour réduire les coûts et ont-elles été couronnées de succès ?

Ce genre de questions peut vous aider à construire l’avenir de votre flotte. Elles peuvent également fournir d’excellents points de référence tout au long de l’année, pour vous assurer de maintenir votre budget.

Étape 3. Prévoir l’année à venir

Lors de la préparation d’un budget, différentes techniques de budgétisation peuvent être utilisées. La budgétisation incrémentielle est une méthode courante. Selon cette méthode, une augmentation uniforme est ajoutée aux dépenses de l’année précédente (par exemple, 5 %). Bien que cette méthode puisse être plus rapide, elle présente certains inconvénients (en anglais). 

Tout d’abord, elle ne tient pas compte de la nécessité ou de la pertinence des dépenses de l’année précédente. En outre, une augmentation directe ne donne aucune raison aux responsables de réduire les coûts. De cette manière, une budgétisation incrémentielle peut réellement favoriser une augmentation des dépenses.

L’approche BBZ (budget base zéro) (en anglais) est plus rigoureuse. Chaque élément du budget doit être justifié à partir de zéro, et pas uniquement selon modifications de l’année précédente. Même si ce processus est plus chronophage, l’approche BBZ permet de développer une culture de la gestion des coûts au sein de l’entreprise.

Voici quelques éléments clés d’un budget de gestion de flotte :

• Carburant
• Entretien
• Licence et taxes
• Ajustements des mises à la casse
• Location et gestion de flotte
• Assurance et collisions
• Rétrofacturations liées à l’utilisation personnelle
• Amortissement des véhicules
• Frais d’intérêt
• Sécurité

Étape 4. Suivre vos résultats par rapport à votre budget

Après avoir défini les objectifs de votre flotte, examiné la situation financière des années précédentes et élaboré un plan pour l’année à venir, vous devez faire en sorte de tenir votre feuille de route. Cela implique de vérifier régulièrement les indicateurs de flotte par rapport à vos objectifs afin de les comparer aux années précédentes, pour rester sur la bonne voie.

Par exemple, mesurer la productivité de la flotte et gérer les temps d’arrêt (en anglais) est une étape essentielle pour contrôler les dépenses inutiles. Si vous remarquez que votre flotte est à la traîne, n’hésitez pas à déployer de nouvelles solutions ou de nouveaux programmes qui peuvent aider votre flotte à se remettre sur la bonne voie. Vous trouverez plus de 200 solutions de gestion de flotte adaptées à divers besoins sur la marketplace de Geotab (en anglais).

Comme pour tout objectif, il est essentiel de vérifier régulièrement les dépenses par rapport au budget prévu pour rester sur la bonne voie. L’analyse comparative du budget par rapport aux années précédentes ou aux flottes comparables peut également apporter des informations supplémentaires.

Comment la télématique peut aider à établir un meilleur budget de gestion de flotte

Toutes les flottes, petites ou grandes, privées ou publiques, nécessitent un budget. Un budget bien défini aide l’entreprise à emprunter le chemin de la réussite.

La télématique est particulièrement utile pour le processus de budgétisation. Les gestionnaires peuvent utiliser les informations sur les données pour identifier de nouvelles opportunités d’économies (en anglais). Une fois le budget défini, les gestionnaires de flotte peuvent contrôler les coûts en utilisant la télématique pour surveiller la consommation de carburant, optimiser les itinéraires et gérer de manière proactive l’entretien des véhicules. 

La solution de la plateforme Geotab pour la gestion de flotte offre une gamme complète d’outils pour accompagner les conducteurs et réduire les coûts d’exploitation. La carte de score de sécurité du conducteur (en anglais), le tableau de bord « Green Fleet » (en anglais), les rapports de tendances de carburant (en anglais) et le système GO TALK de Geotab (en anglais) ne sont que quelques-uns des outils disponibles. Geotab facilite le suivi et la gestion de vos véhicules. Faites le plein d’informations sur le logiciel de gestion de flotte MyGeotab.