De complete gids voor wagenparkbeheer

Wat is wagenparkbeheer?

Wagenparkbeheer is een functie voor bedrijven en organisaties die afhankelijk zijn van transport voor hun producten of diensten. Het is ontworpen om kosten te beheersen, de productiviteit te beheren en risico's te verminderen. De toepassing van wagenparkbeheer kan waardevolle voordelen opleveren voor een organisatie, zoals een efficiëntere aanschaf van voertuigen, beter brandstofbeheer, betere naleving, meer veiligheid voor medewerkers en een lagere CO2-uitstoot. 

"Wagenparkbeheer speelt een waardevolle en integrale rol in veel sectoren, van de bouw tot de eindlevering, en wordt nog volop ontwikkeld. Vandaag en in de toekomst zullen nieuwe ontwikkelingen op het gebied van telematicatechnologie en wagenparkbeheersoftware het wagenparkbeheer gemakkelijker en gestroomlijnder maken", aldus Neil Cawse, CEO van Geotab. "Door gebruik te maken van telematica en technologieën voor verbonden voertuigen krijgen wagenparkbeheerders toegang tot voertuiggegevens vanuit een centrale, beveiligde locatie, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen om hun wagenpark te optimaliseren." 

Wat doen wagenparkbeheerafdelingen?

De wagenparkbeheerafdelingen en wagenparkbeheerders zijn verantwoordelijk voor: 

1. Bestuurderstraining en naleving

Dit omvat bijvoorbeeld het uitvoeren van de algemene administratie, controleren van rijbewijzen, opslaan van gegevens, rapporteren over de naleving en geven van instructies aan de bestuurder in overeenstemming met lokale, regionale of nationale nalevingsnormen.

2. Wagenparkonderhoud

Wagenparkonderhoud is het beheer van beleidsregels en processen die zijn ontworpen om bedrijfsvoertuigen in een veilige en betrouwbare staat te houden om bestuurders te beschermen en de restwaarde te waarborgen.

3. Contractbeheer en fiscale planning

Onderhandelen over contracten voor nieuwe voertuigen en apparatuur, prognoses opmaken over de vervanging van voertuigen, buiten bedrijf gestelde voertuigen en apparatuur afvoeren, en wagenparkcontracten beheren inzake onderdelen, dienstverlening en brandstof – dat zijn de activiteiten die centraal staan bij het wagenparkbeheer.

4. Brandstofbeheer

Wagenparkbeheerders zijn verantwoordelijk voor het beheer van brandstoftypen, waaronder benzine, lpg en elektriciteit, evenals de bijbehorende reparatie- en nalevingsprocedures.

5. Routeplanning en -optimalisatie

Bij routeplanning en -optimalisatie draait alles om het verhogen van de productiviteit van het wagenpark door het opzetten en afstellen van routes, toewijzen van voertuigen, instellen van aangepaste zones, evalueren van gemiste stops of stops die in de verkeerde volgorde zijn gemaakt, vergelijken van de geplande aankomst- en stoptijden met de werkelijke aankomst- en stoptijden, en beoordelen van de reistijd en de tijd in bepaalde zones.

Soorten wagenparkbeheer

Bedrijven en organisaties uit allerlei sectoren en van zowel grote als kleine omvang gebruiken wagenparkbeheersoftware zoals Geotab om verschillende soorten voertuigen te volgen en te controleren, van personenauto's tot trucks, vliegtuigen, offroad bouwvoertuigen en nog veel meer. Ze zijn ook actief in diverse gebieden, zoals vracht-naar-levering, verkoop en service, olie en gas, hulpdiensten en andere industrieën (in het Engels).

Wagenparkbeheer kan worden uitgevoerd binnen een organisatie of door een extern wagenparkbeheerbedrijf. Wagenparkbeheerbedrijven bieden verschillende diensten aan, zoals: 

• Leasen van voertuigen
• Acquisitie en remarketing
• Supply chain management
• Brandstofbeheer
• Onderhoudsdiensten
• Veiligheidsprogramma's
• Respons bij botsingen
• Tol- en nalevingsservices
• Garagebeheer

Waarom is wagenparkbeheer belangrijk?

Of het nu gaat om 1 truck of 10.000, wagenparkbeheer is essentieel voor het succes van de bedrijfsvoering. Het bijhouden van de locatie en de staat van voertuigen in combinatie met de onderhoudsschema's en het brandstofverbruik draagt bij aan de kostenbeheersing en verlengt de levensduur van de apparatuur.

Het algemene doel van wagenparkbeheer is continue verbetering. Dit omvat verschillende onderliggende doelen, waaronder het volgen van voertuigen en apparatuur, het vergroten van de veiligheid, het bewaken van de levenscyclus van bedrijfsvoertuigen en tegelijkertijd de risico's verlagen, de efficiëntie en productiviteit verhogen en de naleving van voorschriften waarborgen. Nu steeds meer bedrijven overstappen over elektrische voertuigen en de duurzaamheid van het wagenpark steeds belangrijker wordt, is het verlagen van de uitstoot ook een belangrijk doel.

Hoe werkt wagenparkbeheer?

Wagenparkbeheer werkt in principe hetzelfde voor alle bedrijven die een wagenpark leasen of bezitten. Wagenparkbeheer is erop ingericht om voor een soepele en efficiënte bedrijfsvoering te zorgen en omvat de volgende kernstrategieën:
 

Er is constante druk om de totale eigendomskosten (in het Engels) te verlagen, het veiligheidsbeleid voor de bestuurder te handhaven, risico's te beperken en de productiviteit te verhogen. Daarom maken wagenparkbeheerders gebruik van telematicatechnologie (in het Engels), gegevensanalyse en software om de vele zakelijke uitdagingen (in het Engels) waarmee ze worden geconfronteerd, aan te pakken.

Wat is een wagenparkbeheersysteem?

Een wagenparkbeheersysteem is een softwareplatform waarmee managers voertuigen en technici kunnen volgen en beheren. Deze systemen kunnen u helpen belangrijke prestatiegegevens bij te houden, realtime inzichten en analyses te verkrijgen en de bedrijfsplanning te ondersteunen.

Wanneer managers een wagenparkbeheersysteem gebruiken, ontvangen zij in real time gegevens over onder andere de beschikbaarheid van voertuigen, leveringsupdates, totaal aantal uren op de weg, weerwaarschuwingen en strategische routeaanpassingen. Dit gebeurt allemaal via een proces dat bekend staat als telematica.

Telematica (in het Engels) verwijst naar het geïntegreerde gebruik van informatie- en communicatietechnologie. De technologie kan informatie verzenden naar, ontvangen van en opslaan op voertuigen via telecommunicatieapparaten. Telematica is het interne apparaat in het voertuig voor de communicatie, diensten en toepassingen die worden gebruikt in voertuigen met gps (in het Engels).

De rol van telematica in wagenparkbeheer

Telematica wordt over het algemeen in wagenparken geïntegreerd via de OBD-poorten (On-Board Diagnostic) in de voertuigen om gegevens naar softwareplatforms te sturen. Telematica kan worden gebruikt om veiliger en milieuvriendelijker rijgedrag te stimuleren en de naleving van het wagenparkbeleid te bevorderen. Daarnaast biedt telematica het volgende:

• Verbeterde klantenservice door gebruik te maken van realtime gps-monitoring, ritrapportages, dispatchen en routering
• Coaching van bestuurders in het voertuig, rapportage van risico's en bestuurdersgedrag, ongevalmeldingen, reconstructie en locatietracking voor ontbrekende of gestolen voertuigen of apparatuur
• Voorspellend onderhoud en diagnose op afstand om onderhoud en diagnose op afstand te stroomlijnen
• Brandstofbeheer door het bewaken van stationair draaien en andere rijgewoonten
• Integratie met andere softwaresystemen, zoals ingebouwde cameratechnologie of CRM-software, en maak zelfs nieuwe toepassingen
• Beheer van elektrische voertuigen (EV's) en tegelijkertijd het verminderen de milieu-impact en de CO2-uitstoot van een wagenpark

Wat is wagenparkbeheersoftware?

Wagenparkbeheersoftware (WBS) (in het Engels) is een computer- of cloudgebaseerde software waarmee een persoon of team taken kan beheren die verband houden met het beheer van de voertuigen van een wagenpark. Deze specifieke taken hebben betrekking op alles, van de inkoop tot de afvoer van voertuigen.

Het primaire doel van wagenparkbeheersoftware is het verzamelen, opslaan, verwerken, bewaken, rapporteren, bewerken en exporteren van wagenparkgegevens. Wagenparkbeheersoftware kan de prestaties van het wagenpark bijhouden en via rapporten en analyses rapporteren over de statistieken van het wagenpark. Wagenparkbeheersoftware kan specifieke informatie bijhouden, waaronder het voertuig, de bestuurder en de onderhoudstatus en voert daarnaast incidentbeheer en voertuigtracking uit. WBS is ontworpen om het end-to-endbeheer en de automatisering van een machinepark te stroomlijnen en te verbeteren. 

Wanneer telematica wordt gebruikt, kunnen wagenparkbeheerders slimme oplossingen implementeren om het volgende te bereiken, te automatiseren en te verbeteren:

• Beheer van routeoptimalisering
• Waarborgen van de veiligheid van de bestuurder en naleving van de voorschriften
• Meldingen ontvangen voor preventief onderhoud
• Verlagen van de kosten voor stationair draaien, brandstof en onderhoud
• Beheer van het gebruik van bedrijfsmiddelen
• Ondersteunen van de bestuurder bij het naleven van beleidsregels en voorschriften
• Doelstellingen voor vermindering van de CO2-voetafdruk

Zie ook:  Wat is een wagenparkbeheerdashboard?  (in het Engels)

Beheer van wagenpark met elektrische voertuigen

Het beheer van een wagenpark met elektrische voertuigen is bedoeld om toezicht te houden op de EV's en bestuurders van een bedrijf, zoals accuaangedreven elektrische voertuigen (BEV's) en plug-inhybridevoertuigen (PHEV's). Met telematicasoftware kunnen wagenparkbeheerders zowel voertuigen met verbrandingsmotor als elektrische voertuigen op hetzelfde platform bewaken. 

Hier zijn enkele voorbeelden van de gegevens die worden verzameld bij de tracking van elektrische voertuigen (in het Engels): 

• Brandstof- en elektrische-energiegebruik
• Laadstatus van EV 
• Acculading

Probeer onze gratis Degradatietool EV-accu (in het Engels) om een idee te krijgen van hoe de praktijk eruitziet. Zie hoelang de accu van verschillende merken en modellen van elektrische voertuigen meegaat – cruciale informatie voor wagenparkbeheerders.

De evolutie van wagenparktracking

Gegevensanalyse, mobiliteit en geïntegreerde technologie vormen de toekomst van wagenparkbeheer. Elektronische-logboekapparatuur (ELA) (in het Engels) voor het uitvoeren van DU- (diensturen) en voertuiginspecties direct vanaf een smartphone of tablet verhoogt de efficiëntie en biedt veiligheidsvoordelen. Wagenparken maken ook gebruik van camera's en video-telematica (in het Engels) om hun programma's voor naleving door bestuurders, veiligheid en risicobeheer te verbeteren.

Bedrijven met grote hoeveelheden voertuig- en bestuurdersgegevens gebruiken gegevensoplossingen en AI (in het Engels) voor een diepere analyse. Door bijvoorbeeld hun veiligheidsscore te vergelijken met vergelijkbare wagenparken, kan een bedrijf zijn programma's beter begrijpen en aanpassen. Met Software Development Kits (SDK's) en API's kunnen wagenparken activiteiten koppelen aan personeelszaken, financiën, verzekeringen en andere belangrijke belanghebbenden. Ze kunnen ook processen automatiseren, de bedrijfskosten verlagen en het meeste uit hun gegevens halen. 

Belangrijke integraties voor wagenparkbeheer

De beste telematica-oplossingen bieden integratie en een marketplace om wagenparken te helpen optimaal gebruik te maken van hun voertuiggegevens. Dit zijn onder andere:

• Realtime navigatie 
• Routeoptimalisering
• Voertuigdiagnose en -onderhoud
• Geavanceerde botsingspreventie (in het Engels)
• Veiligheids- en nalevingsrapporten 
• Gesproken feedback in het voertuig (in het Engels)
• Bestuurders-ID-systeem (in het Engels)
• Benchmarking (in het Engels)
• Tracking van assets, apparatuur en aanhangers (in het Engels)
• Camera-, video- en rijbaanassistentietechnologieën (in het Engels)
• Beheer van elektrische voertuigen

Wat is de toekomst van wagenparkbeheer?

Wagenparkbeheer ontwikkelt zich (in het Engels) naarmate de technologische wereld groeit. Het omarmt niet alleen duurzaamheid als een belangrijke maatstaf, maar wordt ook steeds meer afgestemd op de behoeften van klanten op het gebied van gebruiksgemak en technologische vooruitgang. In de toekomst zullen we meer vooruitgang zien op het gebied van: 

• Blockchain-technologie: Met blockchain (in het Engels) worden gegevens gedecentraliseerd en verspreid opgeslagen om voor anonimiteit te zorgen, wat de beveiliging verbetert maar tegelijkertijd bedrijven eenvoudig toegang biedt tot de informatie die ze nodig hebben.
• Mobiliteit als service: Deze klantgerichte vorm van mobiliteit (in het Engels) kan ook worden toegepast op de transportsector. Het is een on demand, realtime platform dat elke combinatie van vervoerswijzen kan omvatten en de klant alles biedt, van reisplanning tot betaling.  
• Zonder sleutel toegang tot voertuigen: Met digitale sleutels, zoals Geotab Keyless (in het Engels), kunnen klanten en medewerkers met één druk op de knop of via een app direct toegang krijgen tot gedeelde voertuigen. Op deze manier kunnen wagenparken het meeste uit hun voertuigen te halen.
• Duurzame voertuigoplossingen: Nu de wereld steeds meer gebruikmaakt van duurzame oplossingen, komen er nieuwe merken en modellen van EV's voor nog meer toepassingen op de markt. Van elektrische langeafstandstrucks (in het Engels) tot nieuwe personenauto's, het is gemakkelijker dan ooit om de juiste EV's te vinden voor uw wagenparkbehoeften.
• Autonome voertuigen: Hoewel zelfrijdende auto's nog steeds als toekomstmuziek klinken, liggen er op het gebied van vrachtvervoer (in het Engels) kansen om te profiteren van deze voertuigen dankzij de voorspelbaarheid van verkeerspatronen op snelwegen.

Welke stappen kunnen bedrijven nemen om de kosten van het beheer van hun wagenpark te verlangen

Met telematica krijgen wagenparkbeheerders toegang tot diagnoserapporten over voertuigen, tracking van assets en inzicht in het gedrag van bestuurders. Met deze beschikbare gegevens kunnen wagenparkbeheerders nieuwe inzichten krijgen in hun bedrijf, zodat ze kunnen innoveren en plannen voor de toekomst kunnen maken.

Wilt u meer weten? Ontdek hoe u het wagenparkbeheer kunt vereenvoudigen met Geotab door een demo in te plannen.