Guida completa per la gestione della flotta

Cos'è la gestione della flotta?

La gestione della flotta è una funzione essenziale per le aziende e le agenzie che si affidano al trasporto dei loro prodotti o servizi. Si tratta di un’attività che comporta vantaggi importanti per l’organizzazione, come il miglioramento del processo d'acquisto dei veicoli, la gestione del carburante, il rafforzamento della conformità, l'aumento della sicurezza dei dipendenti e la riduzione delle emissioni di carbonio. In breve, ha l’obiettivo di monitorare i costi, gestire la produttività e ridurre i rischi.

"La gestione della flotta ricopre un ruolo importante e fondamentale in molti settori, da quello edile alle consegne dell'ultimo miglio, ed è in continua evoluzione. Oggi e in futuro, i nuovi progressi nella tecnologia telematica e nel software per la gestione della flotta continueranno a semplificare e agevolare le attività di gestione dei veicoli stessi", ha affermato Neil Cawse, CEO di Geotab. "Sfruttando la telematica e la tecnologia dei veicoli connessi, i mobility manager avranno accesso ai loro dati in modo sicuro, e potranno prendere decisioni più informate per ottimizzare la flotta". 

Di cosa si occupano i team di gestione della flotta?

Coloro che si occupano della gestione della flotta, tra gli altri i mobility manager, sono responsabili di alcune attività, tra le quali: 

1.La formazione dei conducenti

Questo può includere l'amministrazione generale, la revisione delle patenti, la conservazione dei dati, e i report in conformità agli standard legislativi locali, regionali o nazionali.

2. La manutenzione della flotta

La manutenzione della flotta è la gestione delle politiche e dei processi volti a mantenere i veicoli aziendali in condizioni operative sicure e affidabili, per proteggere i conducenti e il valore residuo.

3. La gestione dei contratti e la pianificazione fiscale

Nella gestione della flotta è importante anche la negoziazione dei contratti dei nuovi veicoli e delle attrezzature, la previsione della loro sostituzione, lo smaltimento di quelli fuori servizio e la gestione dei contratti di ricambi, assistenza e carburante della flotta.

4. La gestione del carburante

I manager della flotta sono responsabili della gestione dei diversi tipi di carburante, tra cui benzina, gas naturale ed energia elettrica, nonché delle procedure di riparazione e di conformità associate.

5. La pianificazione e ottimizzazione dei percorsi

La pianificazione e l'ottimizzazione dei percorsi include l'identificazione di percorsi in grado di aumentare la produttività della flotta, la giusta definizione di nuovi percorsi e la relativa assegnazione di veicoli, la creazione di zone personalizzate, la valutazione delle soste mancate o fuori servizio, il confronto tra le ore di arrivo pianificate e quelle effettive, la durata delle soste e la visualizzazione del tempo di viaggio e del tempo trascorso in zone specifiche.

Tipi di gestione della flotta

Aziende e organizzazioni di un'ampia gamma di settori, di grandi e piccole dimensioni, usano software per la gestione della flotta come quello di Geotab per monitorare e controllare i diversi tipi di veicoli (autovetture, camion, aerei, veicoli per l'edilizia off road etc). Operano inoltre in diverse industrie, ad esempio il trasporto merci, il settore commerciale, il settore petrolifero, quello di pronto intervento e così via.

La gestione dei veicoli della flotta può essere eseguita all'interno dell’azienda stessa oppure esternalizzata ad una società di terze parti. Le società di gestione della flotta forniscono diversi servizi, ad esempio: 

• leasing del veicolo;
• acquisizione e remarketing;
• gestione della catena di approvvigionamento;
• gestione del carburante;
• servizi di manutenzione;
• programmi di sicurezza;
• gestione delle collisioni;
• pedaggi e servizi di conformità;
• gestione delle officine.

Perché la gestione della flotta è importante?

Che si tratti di un veicolo o di 10.000 veicoli industriali, la gestione della flotta è fondamentale per il successo del business aziendale. Il monitoraggio della posizione e delle condizioni dei veicoli, nonché i programmi di manutenzione e del consumo di carburante, contribuiscono all'ottimizzazione dei costi e a una maggiore durata delle attrezzature.

Lo scopo primario della gestione della flotta è il miglioramento continuo. All'interno di questo obiettivo ci sono molti obiettivi secondari, tra cui il monitoraggio di veicoli e asset, l'aumento della sicurezza, il monitoraggio del ciclo di vita dei veicoli commerciali e la riduzione dei rischi, l'aumento dell'efficienza, il miglioramento della produttività e il mantenimento della conformità alle normative. Da quando un numero sempre più elevato di aziende sta passando ad una mobilità elettrica, supportando strategie di sostenibilità della flotta, anche la riduzione delle emissioni è diventato un obiettivo chiave.

Come funziona la gestione della flotta?

La gestione della flotta viene portata avanti sostanzialmente allo stesso modo in tutte le aziende che acquisiscono in leasing o possiedono una flotta di veicoli. Il processo e la strategia di gestione consistono nel mantenere le operazioni fluide ed efficienti e nell'adottare i seguenti approcci:

A prescindere dall’azienda o dall’organizzazione, gli obiettivi saranno sempre la riduzione del costo totale di proprietà e dei rischi, aumentando allo stesso tempo la produttività e favorendo la sicurezza generale. Per questo motivo, i mobility manager utilizzano la tecnologia telematica e l'analisi dei dati per affrontare le numerose sfide aziendali che incorrono.

Che cos'è un sistema di gestione della flotta?

Un sistema di gestione della flotta è una piattaforma software che consente ai manager di monitorare e gestire veicoli e mezzi. Questi sistemi possono contribuire a tenere traccia dei dati chiave sulle prestazioni, a ottenere informazioni e analisi in tempo reale e ad aiutare la pianificazione aziendale.

Quando si utilizza un sistema di gestione della flotta, i mobility manager ricevono, tra le altre cose, dati sulla disponibilità del veicolo, aggiornamenti di consegna, ore accumulate su strada, avvisi meteo e regolazioni strategiche del percorso in tempo reale. Tutto ciò avviene attraverso un processo noto come telematica.

Per telematica si intende l'uso integrato della tecnologia delle informazioni e delle comunicazioni. La tecnologia può inviare, ricevere e memorizzare informazioni ai veicoli tramite dispositivi di telecomunicazione. La telematica è il dispositivo di comunicazione all'interno del veicolo, ovvero i servizi e le applicazioni utilizzati nei veicoli dotati di GPS.

Il ruolo della telematica nella gestione della flotta

La telematica è comunemente integrata nelle flotte tramite porte di diagnostica di bordo (OBD) per fornire dati alle piattaforme software. Può essere utilizzata per incentivare un comportamento del conducente più sicuro ed ecocompatibile e per influenzare l’adesione alle politiche della flotta. Inoltre, la telematica è in grado di:

• migliorare il servizio clienti utilizzando il monitoraggio GPS in tempo reale, la generazione di report sui viaggi, il routing e dispatching;
• fornire coaching per il conducente a bordo, report sui rischi e sul comportamento del conducente, notifiche sugli incidenti, ricostruzione e tracciamento dell'ubicazione in caso di veicoli o attrezzature mancanti o rubate;
• utilizzare la manutenzione predittiva e la diagnostica remota per semplificare la manutenzione e la diagnostica remota;
• eseguire la gestione del carburante monitorando i tempi di inattività e altre abitudini di guida;
• monitorare la conformità riguardo le ore di servizio dei conducenti e gli esami periodici dei veicoli di guida;
• integrarsi con altri sistemi software, come la tecnologia di telecamere integrate o il software CRM, e persino creare nuove applicazioni;
• gestire i veicoli elettrici riducendo al contempo l'impatto ambientale e le emissioni di anidride carbonica di una flotta.

Che cos'è il software per la gestione della flotta?

Il software per la gestione della flotta (FMS) è un software installato sul computer o basato sul cloud che consente a una persona o a un team di gestire le attività associate alla gestione dei veicoli della flotta. Queste attività specifiche coprono ogni aspetto, dall'approvvigionamento dei veicoli allo smaltimento degli stessi.

Lo scopo principale del software è raccogliere, memorizzare, elaborare, monitorare, manipolare ed esportare i dati della flotta. Tale software può monitorare le prestazioni della flotta e generare report e analisi. Le attività specifiche che il software può monitorare includono il veicolo, il conducente, la manutenzione, la gestione degli incidenti e il tracciamento. L’FMS è progettato per semplificare e migliorare la gestione completa e l'automazione di una flotta. 

Quando si utilizza la telematica, i mobility manager possono implementare soluzioni intelligenti per ottenere, automatizzare e migliorare quanto segue:

• la gestione e ottimizzazione del percorso;
• la sicurezza e la conformità del conducente;
• la ricezione di notifiche per la manutenzione preventiva;
• la riduzione dei costi di inattività, carburante e manutenzione;
• la gestione dell’utilizzo degli asset;
• l’adesione e la conformità alle policy e alle normative;
• la riduzione delle emissioni di anidride carbonica.

Guarda anche: Che cos'è una dashboard di gestione della flotta?

Gestione della flotta di veicoli elettrici

La gestione della flotta di veicoli elettrici è il processo di supervisione di veicoli elettrici e conducenti, come veicoli elettrici a batteria (HEV) e veicoli elettrici ibridi plug-in (PHEV). Con il software telematico, i mobility manager possono usare la stessa piattaforma per monitorare sia veicoli a combustione interna che veicoli elettrici. 

Esempi di metriche per il tracciamento dei veicoli elettrici includono: 

• l’utilizzo di carburante ed energia EV;
• lo stato di ricarica EV;
• la carica della batteria.

Prova il nostro strumento gratuito di degradazione della batteria EV per vedere come la durata della batteria si rapporta alle diverse marche e ai diversi modelli di veicoli elettrici, dati fondamentali che i mobility manager devono comprendere.

L'evoluzione del tracciamento della flotta

L'analisi dei dati, la mobilità e la tecnologia integrata stanno plasmando il futuro della gestione della flotta. Il tachigrafo digitale e le ispezioni del veicolo direttamente da smartphone o tablet aggiungono un nuovo livello di efficienza e offrono vantaggi in termini di sicurezza. Le flotte stanno inoltre adottando telecamere e sistemi telematici video per rafforzare i programmi di conformità del conducente, oltre alla sicurezza e gestione dei rischi.

Le aziende con set di dati di veicoli più ampi utilizzano soluzioni articolate di intelligenza artificiale per un'analisi più approfondita. Ad esempio, confrontando il proprio punteggio di sicurezza con flotte simili, un'azienda può comprendere e adattare meglio i propri programmi; in più con i kit di sviluppo software (SDK) e le API, i manager possono collegare le operazioni dei veicoli alle risorse umane, alla settore finance, passando per temi assicurativi e altro ancora. Possono inoltre automatizzare i processi, ridurre i costi delle attività e ottenere il massimo valore dai dati. 

Integrazioni chiave per la gestione della flotta

Nel Marketplace di Geotab si trovano le migliori soluzioni telematiche integrabili per aiutare i mobility manager a sfruttare al meglio i dati dei veicoli. Queste includono soluzioni per:

• la navigazione in tempo reale;
• l’ottimizzazione del percorso;
• la diagnostica e manutenzione del veicolo;
• la prevenzione avanzata delle collisioni;
• la generazione di report sulla sicurezza e sulla conformità;
• il feedback in tempo reale all'interno del veicolo;
• il sistema ID conducente;
• il benchmarking;
• il monitoraggio di asset, attrezzature e rimorchi;
• i servizi di telecamere, ADAS e video;
• la gestione dei veicoli elettrica.

Qual è il futuro della gestione della flotta?

La gestione della flotta si sta evolvendo parallelamente al mondo della tecnologia. Non solo include l'idea di sostenibilità come metrica fondamentale di monitoraggio, ma sta diventando sempre più aderente alle esigenze dei clienti. In futuro si prevedono ulteriori progressi anche negli ambiti seguenti: 

• tecnologia blockchain: con la blockchain, i dati vengono decentralizzati e diffusi, rendendo anonima la sicurezza e consentendo alle aziende di accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno.
• mobilità come servizio: questa forma di mobilità incentrata sul consumatore (MaaS) può essere applicata anche al settore dei trasporti. Si tratta di una piattaforma on-demand in tempo reale in grado di integrare qualsiasi combinazione di modalità di trasporto e offre al consumatore tutto, dalla pianificazione del viaggio al pagamento.
• accesso senza chiave al veicolo: le chiavi digitali, come la soluzione Keyless di Geotab, consentono a clienti e dipendenti di accedere facilmente ai veicoli condivisi con il semplice clic di un pulsante o tramite l'uso di un'app. Ciò offre alle flotte l'opportunità di ottenere il massimo dai loro veicoli.
• soluzioni sostenibili per i veicoli: con il mondo che inizia a orientarsi sempre più verso soluzioni sostenibili, nuove marche e modelli di veicoli elettrici vengono immessi sul mercato. Dai veicoli elettrici a lunga percorrenza ai modelli di consumo aggiuntivi, sarà presto più facile che mai accedere ai veicoli elettrici più adatti alle esigenze della tua flotta.
• veicoli autonomi: sebbene le auto che si guidano da sole possano ancora sembrare un'idea lontana, vi sono opportunità di tracciamento per sfruttare queste risorse a causa della prevedibilità dei modelli di traffico sulle autostrade.

Con la telematica, i mobility manager hanno accesso ai report diagnostici del veicolo, al tracciamento asset e alle informazioni sui comportamenti del conducente. Grazie a questi dati, possono ottenere nuove informazioni sulla loro attività, per pianificare e innovare per il futuro.

Vuoi saperne di più? Scopri come semplificare la gestione della flotta con Geotab programmando una demo.