Política de Mantenimiento de Vehículos: Guía Completa para tu Flota

Una política de mantenimiento de flotas eficaz puede ayudarte a aumentar la vida útil de tu flota, maximizar los beneficios, mejorar la seguridad de tus conductores, evitar averías repentinas y mejorar la eficiencia en general, sin dejar de ser rentable. Independientemente del tamaño de tu flota, la necesidad de mantener los vehículos en buen estado de funcionamiento es una prioridad absoluta.

En este blog, aprenderás por qué es importante una política de mantenimiento de vehículos, qué incluir en la política, los beneficios de una política eficaz y cómo una solución telemática puede resolver muchos de tus problemas de mantenimiento.

¿Qué es una política de mantenimiento de vehículos?

Una política de mantenimiento de vehículos es un sólido documento escrito que enumera normas, reglamentos y procedimientos y proporciona información sobre lo siguiente:

• Fechas importantes de revisión del vehículo, incluida la última vez que se revisó
• Historial de mantenimiento
• Qué debe cubrirse como parte de la revisión de mantenimiento
• Quién es responsable del mantenimiento del vehículo
• Información adicional en caso de colisión desafortunada o avería del motor

Una lista de procesos y procedimientos te ayuda a ser proactivo y a gestionar los problemas del vehículo incluso antes de que se produzcan. Esta guía puede ayudar a mantener el tiempo de actividad, mejorar la productividad de la flota y gestionar el desgaste de los vehículos.

¿Por qué debería crear una política de mantenimiento de vehículos?

Disponer de un potente conjunto de políticas es una de las mejores prácticas para la gestión de flotas. Una política de mantenimiento de vehículos tiene muchas ventajas, como el apoyo al tiempo de actividad, la mejora de la productividad de la flota, la mejora de la salud del vehículo, la reducción de las reparaciones y la optimización del valor de reventa. La salud prolongada de un vehículo tiene beneficios financieros para una empresa. Un vehículo bien mantenido necesita menos reparaciones, lo que ahorra dinero a tu empresa. Con una flota en buen estado, no es necesario comprar vehículos nuevos, lo que supone un ahorro para tu empresa. Una política de mantenimiento de vehículos también ayuda a detectar problemas a tiempo, lo que puede ahorrarte mucho estrés, proteger a tus conductores y dinero.

Deber de diligencia

El deber de diligencia es la obligación legal de una organización o una persona de evitar actos u omisiones que puedan causar daños a terceros. ¿Cómo se aplica esto a las organizaciones con flotas?

Según la FMCSA, las organizaciones con flotas tienen que proporcionar vehículos adecuados y que funcionen bien, y deben mantenerlos y repararlos sistemáticamente. De este modo, tener una política y un programa de mantenimiento bien comunicados forma parte del deber de diligencia. Los gestores de flotas deben poder demostrar un historial coherente de cumplimiento y ejecución.

El objetivo principal de crear una política formal y escrita en términos del deber de diligencia es:

• Proporcionar instrucciones claras a todos los empleados
• Asegurarse de que todas las políticas y procedimientos son coherentes
• Ofrecer documentación escrita en caso de fallo mecánico o colisión.

Seguridad del conductor

La creación de una política escrita de mantenimiento de vehículos ayuda a promover una cultura de seguridad para tus conductores. Mantener tu flota en buen estado de funcionamiento ayuda a mitigar el riesgo de los conductores, de modo que los empleados no se queden tirados con un vehículo averiado. La clave es ser coherente y específico.

Mitigación de riesgos

En demasiadas flotas, el mantenimiento se deja en manos de los conductores y existe poca documentación formal sobre los procedimientos adecuados de mantenimiento de la flota. Una política escrita que detalle todos los esfuerzos proactivos para la programación del mantenimiento, el mantenimiento de registros y la formación de los conductores puede ayudar. Los resultados son una disminución del riesgo al mantener los vehículos en buen estado de funcionamiento y un aumento de la confianza de los conductores en sus vehículos.

Al formar a los conductores en políticas, procesos y procedimientos coherentes, puedes aliviar su carga y ayudarles a mantenerse lo más seguros posible. Si tu empresa es más grande, los responsables de RRHH, Salud y Seguridad y la dirección ejecutiva también deben formar parte del proceso de creación de políticas y pueden ayudar en la promoción y el cumplimiento de la flota.

Menos reparaciones

Si realizas el mantenimiento y las revisiones de tus vehículos con regularidad, tanto tú como los conductores podrán identificar los problemas con antelación, lo que supondrá un coste mucho menor. Esto puede ayudar a ahorrar enormes gastos y reparaciones a gran escala, que repercuten directamente en los resultados de una empresa.

Mayor productividad de la flota

¿Cómo puede el mantenimiento regular de la flota mejorar tu productividad? Los vehículos sometidos a un mantenimiento regular dan lugar a menos errores y averías, los vehículos rinden mejor y aumenta la eficiencia general de la flota.

¿Qué incluir en el modelo de política de mantenimiento de vehículos de su empresa?

Cuando elabores tu política de mantenimiento de vehículos comerciales, piensa en incluir:

• Métodos de seguimiento de las inspecciones, el mantenimiento y las reparaciones periódicas por vehículo
• Métodos de registro del cumplimiento del programa de mantenimiento por parte de los empleados
• Un sistema de comunicación definido que mantenga a los conductores formados y al día de los últimos procedimientos de mantenimiento.

Las secciones típicas en la plantilla de la política de mantenimiento de vehículos incluyen:

• Calendarios de servicio proporcionados por el fabricante como frecuencia mínima, con ajustes para casos de uso especial y equipos mejorados
• Proveedores y piezas aprobados
• Límites de gasto y métodos de pago preautorizados
• Si el mantenimiento se gestionará por tiempo, kilometraje, horas o una combinación
• Políticas y procedimientos de mantenimiento específicos por ubicación o tipo de vehículo
• Qué hacer en caso de emergencia

Lista de comprobación de la política de mantenimiento de vehículos

Utiliza esta lista de comprobación para verificar si has completado todas las actividades y procedimientos fundamentales como parte del servicio periódico de mantenimiento preventivo. Esta lista de comprobación puede variar en función de tu flota y de la marca de los vehículos.

Un mantenimiento eficaz del vehículo es un paso crucial cuando se trata de la vida útil del vehículo, la seguridad de la flota y cuando se quieren evitar reparaciones costosas y averías inesperadas.

Considera inspeccionar rutinariamente lo siguiente:

• Aceite del motor
• Frenos
• Líquido de transmisión
• Rotación de neumáticos
• Puesta a punto
• Sistema de frenos
• Cinturones
• Mangueras
• Servicio de transmisión
• Servicio del sistema de refrigeración
• Servicio del aire acondicionado (AC)
• Sistema de dirección y suspensión
• Filtros
• Sistema de escape
• Sistemas eléctricos
• Sistemas de combustible
• Soportes de motor y transmisión
• Neumáticos delanteros:
  • Comprueba que los neumáticos no tengan cortes, clavos ni ningún objeto extraño
  • Presión de aire de los neumáticos
  • Comprueba si hay grietas en las llantas
  • Comprueba si la válvula tiene cortes
  • Comprueba si todos los cinturones están correctos y en su sitio
  • Comprueba los depósitos de aire
• Luces
• Parabrisas, ventanillas y espejos
• Los cinturones de seguridad están intactos

¿Cómo puede ayudar la tecnología de flotas?

Con Geotab, gestionar el mantenimiento y el diagnóstico de la flota es muy fácil. Las soluciones telemáticas de Geotab pueden ayudar a reducir el tiempo de inactividad de los vehículos, recortar los costes administrativos y detectar a tiempo los problemas del motor mediante las integraciones de MyGeotab y Partner. La telemática es una forma sencilla de organizar el mantenimiento preventivo. Combinando los planes de gestión del mantenimiento con los datos del motor se pueden activar notificaciones para programar el mantenimiento preventivo de los vehículos.

En la base de datos MyGeotab, puedes establecer una regla de mantenimiento basada en el tiempo, las horas del motor y/o el kilometraje. Cualquiera que se marque primero activará una notificación que te ayudará a programar un PM (mantenimiento preventivo). Después de un nuevo registro de mantenimiento, los tres parámetros se reinician.

Además, también puedes añadir el Informe dinámico de recordatorio de mantenimiento del vehículo, que te ayuda a estar al tanto del mantenimiento del vehículo. Disponible en el Geotab Marketplace, este informe te ayudará a mantenerte informado de las próximas necesidades de servicio a través de recordatorios por correo electrónico basados en reglas establecidas para la fecha de vencimiento, la distancia de vencimiento y las horas de motor de vencimiento.

El Geotab Marketplace tiene muchas herramientas para ayudarte a realizar un seguimiento de la programación de mantenimiento para comprender la salud del motor, los niveles de combustible, la carga de vehículos eléctricos y mucho más. Aquí tienes una lista de soluciones del Marketplace que te ayudarán a maximizar el tiempo de actividad del vehículo:

• Fleetio Manage: Fleetio ofrece gestión de mantenimiento, seguimiento de combustible y datos de piezas e inventario como parte de la solución.
• Whip Around: Utiliza la aplicación móvil de Whip Around para capturar imágenes y kilometraje preciso - también puedes gestionar los informes de inspección de vehículos del conductor (DVIR) para el cumplimiento con esta solución.
• Uptake: Combina Uptake Fleet con tu suscripción para ayudar a reducir los costes de mantenimiento entre un 7 y un 10%, reducir las averías en más de un 20%, pasar el 70% del mantenimiento no planificado al planificado y aumentar el tiempo de actividad en un 8%.
• Mantenimiento de flotas TMT: Esta solución ayuda en diversos aspectos: desde el mantenimiento preventivo o las averías imprevistas, las llamadas de servicio, la compra de piezas y el seguimiento del inventario, el uso de combustible y neumáticos, la programación y las horas de trabajo de los técnicos, hasta las auditorías de facturación y la integración de proveedores de servicios externos.
• Servicios conectados de Allison Transmission: Esta solución proporciona a los gestores de flotas visibilidad de los datos críticos de mantenimiento para mejorar el tiempo de actividad y la eficiencia del servicio en sus vehículos comerciales medianos y pesados equipados con Allison.

Prioriza la salud del vehículo, la productividad de la flota, la seguridad del conductor y el tiempo de actividad de la flota con la solución telemática para el mantenimiento de flotas.

Conclusión

Implementar una política de mantenimiento de vehículos es una decisión estratégica que impulsará la eficiencia, seguridad y rentabilidad de tu flota a largo plazo. Al adoptar estas prácticas, no solo reduces costos a largo plazo y prolongas la vida útil del vehículo, sino que también garantizas la seguridad del conductor y cumples con el deber de diligencia. Una flota bien mantenida es una flota productiva y segura.

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