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Gestión de flotillas: cómo administrar flotillas y consejos prácticos. ¡Consulta la guía completa!

Última actualización de 16 de mayo de 2024 en Administración de flotas por Lindsey Hall |  9 minutos de lectura


Descubre el crucial papel que juega la gestión de flotillas en el sector del transporte de México.

¿Qué es la gestión de flotillas?

La gestión de flotillas es una función crucial para empresas y agencias dependientes del transporte para ofrecer sus productos o servicios. Este proceso se ha diseñado para controlar costos, administrar la productividad y reducir riesgos. La actividad de gestionar flotillas puede beneficiar significativamente a una organización, incrementando la eficiencia en adquisición de vehículos y en la gestión de combustible, fortaleciendo el cumplimiento normativo, mejorando la seguridad de los empleados y reduciendo las emisiones de carbono.

“La gestión de flotillas desempeña un rol indispensable en múltiples sectores, desde la construcción hasta la entrega de productos y es un proceso en evolución constante. Con los avances en tecnología telemática y software para la gestión de flotillas, la tarea se simplifica, agilizándose cada día más”, dijo Neil Cawse, CEO de Geotab. “Explorando la telemática y las tecnologías de vehículos conectados, los gestores de flotillas pueden acceder a datos seguros que les permitirán tomar decisiones informadas para optimizar su flotilla.”

Funciones de los departamentos de gestión de flotillas

1. Formación y cumplimiento normativo de los conductores

Isso pode incluir administração geral, análises de carteiras de motoristas, preservação de dados, relatórios de conformidade e instruções para o motorista em consonância com os padrões de conformidade locais, regionais ou nacionais.

2. Mantenimiento de flotillas

Consiste en la gestión de políticas y procesos para mantener los vehículos de la empresa operando de manera segura y confiable, protegiendo así tanto a los conductores como el valor residual de los activos.

3. Gestión de contratos y planificación fiscal

Una gestión eficaz implica la negociación de contratos para nuevos vehículos y equipos, planificación para la sustitución de flotilla, disposición de vehículos y equipos inutilizables e implementación de contratos para partes, servicios y combustible.

4. Administración de combustibles

Los gerentes de flotilla se encargan de administrar distintos tipos de combustible como gasolina, gas natural y electricidad, así como los procedimientos apropiados de reparación y cumplimiento asociados con cada uno.

5. Planificación y optimización de rutas

Esta función se centra en mejorar rutas para acrecentar la productividad de la flotilla, reestructurar y asignar vehículos, desarrollar zonas personalizadas, analizar paradas ineficientes, comparar tiempos de llegada reales frente a los programados y evaluar la duración de las paradas, además de monitorear el tiempo de viaje y el periodo dentro de zonas específicas.

Tipos de gestión de flotillas

Empresas y organizaciones de diversas industrias, tanto pequeñas como grandes, se vale de software especializado de gestión de flotillas, similar a Geotab, para rastrear y supervisar una amplia gama de vehículos, desde coches particulares hasta camiones, aeronaves y maquinaria de construcción fuera de carretera. Además, estas herramientas operan en un espectro extenso de aplicaciones, incluyendo transporte y logística, ventas y servicios, petróleo y gas, emergencias y más.

La gestión de flotilla vehicular puede ser llevada a cabo internamente en una organización o a través de una empresa externa dedicada a la gestión de flotillas. Estas últimas proporcionan un abanico de servicios que incluyen:

  • Arrendamiento de vehículos
  • Adquisición y remarketing
  • Gestión de la cadena de suministro
  • Administración de combustible
  • Servicios de mantenimiento
  • Programas de seguridad
  • Gestión de incidentes
  • Servicios de cumplimiento y peajes
  • Administración de garaje
camion en carretera

¿Por qué es importante la gestión de flotillas?

Ya sea manejar un solo camión o coordinar una flotilla de diez mil, la gestión de flotillas es vital para el éxito de las operaciones comerciales. Monitorear la ubicación y la condición de los vehículos, así como programar el mantenimiento y registrar el consumo de combustible, son prácticas esenciales que ayudan en el control de gastos y en alargar la vida útil del equipo.

 

El objetivo global de la gestión de flotillas es la mejora continua. Esto engloba una serie de metas importantes, tales como el rastreo adecuado de vehículos y equipos, el aumento de la seguridad, el monitoreo del ciclo de vida de los vehículos comerciales, la disminución de riesgos, el incremento de la eficiencia y productividad, y el cumplimiento riguroso de las normativas. A medida que más empresas se inclinan hacia el uso de vehículos eléctricos y la sustentabilidad de sus flotillas, la reducción de las emisiones se posiciona como otra prioridad clave.

¿Cómo funciona la gestión de flotillas?

La gestión de flotillas opera de manera uniforme en cualquier empresa que alquile o posea una flotilla de vehículos. El proceso y la estrategia de gestión de flotillas se enfocan en mantener una operación continua y eficaz, abarcando tácticas clave como:

  • Adquisición de vehículos: Procesos estratégicos para sumar unidades a la flotilla.
  • Monitoreo de la eficiencia del combustible: Técnicas para evaluar y mejorar el gasto energético de los vehículos.
  • Atención al uso del vehículo: Verificar que los vehículos se utilicen correctamente y eficientemente.
  • Control del comportamiento del conductor: Implementar prácticas que garanticen la conducción segura y profesional.
  • Minimización de costos y riesgos operativos: Estrategias dirigidas a reducir los gastos innecesarios y a evitar posibles problemas operacionales.

 

Existe una presión constante para reducir el coste total de propiedad de los vehículos, implementar políticas de seguridad para conductores, minimizar los riesgos y aumentar la productividad. Por este motivo, los gerentes de flotilla recurren a la tecnología telemática, un software y análisis de datos que pueden ayudarles a superar los numerosos desafíos comerciales que enfrentan.

¿Qué es un sistema de gestión de flotillas?

Un sistema de gestión de flotillas es una plataforma de software que permite a los gerentes rastrear y administrar vehículos y personal técnico. Estos sistemas son capaces de controlar datos clave de rendimiento, proporcionar insights y análisis en tiempo real y asistir en la planificación empresarial.

 

Al utilizar un sistema de gestión de flotillas, los gerentes obtienen información sobre la disponibilidad de los vehículos, actualizaciones de entregas, horas acumuladas en carretera, alertas meteorológicas y ajustes estratégicos de ruta, entre otros, todo en tiempo real. Esto se logra mediante un proceso conocido como telemática.

 

La telemática se refiere al uso integrado de tecnologías de información y comunicación. Esta tecnología puede enviar, recibir y almacenar información en vehículos a través de dispositivos de telecomunicación. La telemática involucra el dispositivo de comunicación instalado en el vehículo, así como los servicios y aplicaciones utilizados en vehículos equipados con GPS.

La función de la telemática en la gestión de flotillas

La telemática se integra comúnmente en las flotillas a través de puertos de diagnóstico a bordo (OBD) para proporcionar datos a plataformas de software. Puede utilizarse para promover comportamientos de conducción más seguros y ecológicos y para influir en el cumplimiento de las políticas de la flotilla. Adicionalmente, la telemática puede:

  • Mejorar la atención al cliente mediante el uso de monitoreo GPS en tiempo real, informes de viajes y la optimización de despachos y rutas.
  • Proporcionar guías al conductor en el vehículo, informes de riesgo y comportamiento del conductor, notificaciones de colisiones y seguimiento de la ubicación de vehículos o equipos perdidos o robados.
  • Utilizar mantenimiento predictivo y diagnóstico remoto para simplificar estas tareas.
  • Gestionar el combustible mediante el monitoreo de operaciones de vehículos en ralentí y otros hábitos de conducción.
  • Facilitar el cumplimiento normativo con herramientas fáciles de usar para el registro electrónico, horas de servicio (HOS) e informes de inspección de vehículos por parte del conductor (DVIR).
  • Integrarse con otros sistemas de software como tecnología integrada de cámaras o software de CRM, y posibilitar la creación de nuevas aplicaciones.
  • Administrar vehículos eléctricos (VE) reduciendo el impacto ambiental y las emisiones de carbono de la flotilla.

¿Qué es el software de gestión de flotillas?

El software de gestión de flotillas (FMS) es una solución basada en computadora o en la nube que permite a un individuo o equipo manejar tareas vinculadas con la gestión de una flotilla de vehículos. Estas tareas son variadas e incluyen desde la adquisición hasta el desgüace de los vehículos.

 

El propósito principal del software de gestión de flotillas es recopilar, almacenar, procesar, monitorear, reportar, manipular y exportar datos relativos a la flotilla. Dicho software puede supervisar el rendimiento de la flotilla y generar informes sobre métricas clave mediante análisis detallados. Las tareas específicas que se pueden monitorear con el software de gestión de flotillas abarcan desde el vehículo y el conductor hasta el mantenimiento, la gestión de incidentes y el seguimiento de los vehículos. El objetivo del FMS es simplificar y mejorar la automatización y gestión de la flotilla de principio a fin.

 

Cuando se emplea la telemática, los gerentes de flotilla pueden implementar soluciones inteligentes para ejecutar, automatizar y mejorar aspectos como:

  • Gestión y optimización de rutas: Seleccionar el mejor camino para cada trayecto y reducir tiempos de viaje.
  • Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo del conductor: Asegurarse de que sigan los protocolos de seguridad y reglamentaciones.
  • Recibir notificaciones para mantenimiento preventivo: Programar intervenciones antes de que ocurran averías.
  • Reducir los costos operativos de los vehículos en ralentí: Disminuir el gasto en combustible y mantenimiento de vehículos detenidos con el motor encendido.
  • Gestionar la utilización de activos: Maximizar el uso de cada vehículo y equipo.
  • Facilitar el cumplimiento del conductor con políticas y normas: Asegurar que los conductores sigan las políticas internas y regulaciones externas.
  • Objetivos de reducción de la huella de carbono: Trabajar hacia una mayor sostenibilidad ambiental.

También consulta: ¿Qué es un panel de control de gestión de flotillas?

Gestión de la flotilla de vehículos eléctricos 

La gestión de la flotilla de vehículos eléctricos abarca la supervisión de vehículos eléctricos de la compañía y sus conductores, como los vehículos eléctricos a batería (BEVs) y los vehículos eléctricos híbridos enchufables (PHEVs). Usando software de telemática, los gerentes de flotilla pueden monitorear tanto vehículos a gasolina como eléctricos en la misma plataforma.

Entre las métricas de seguimiento de vehículos eléctricos, encontramos:

  • Consumo de combustible y energía en VE: Monitorización del uso eficiente de la energía.
  • Estado de carga del vehículo eléctrico: Información actual sobre la capacidad de la batería.
  • Carga de la batería: Datos en tiempo real sobre el estado de carga.
mantenimiento y

Para tener una idea de un caso de uso, prueba nuestra herramienta gratuita de degeneración de batería de vehículos eléctricos para comparar la vida útil de la batería en diferentes marcas y modelos de vehículos eléctricos y obtener información clave que los gerentes de flotilla deben conocer.

La evolución del rastreo de flotillas

El análisis de datos, la movilidad y la tecnología integrada están dando forma al futuro de la gestión de flotillas. Los dispositivos de registro electrónico (ELD) para la ejecución de Horas de Servicio (HOS) e inspecciones de vehículos directamente desde un smartphone o tableta están agregando un nuevo nivel de eficiencia y ofrecen beneficios en seguridad. Las flotillas también están adoptando cámaras y telemática de video para reforzar sus programas de gestión de riesgos, seguridad y cumplimiento de los conductores.

Las empresas con conjuntos más completos de datos de vehículos y conductores están utilizando soluciones de datos e inteligencia artificial para obtener análisis más detallados. Por ejemplo, al realizar análisis comparativos de sus puntuaciones de seguridad frente a flotillas similares, una empresa puede comprender mejor su situación y ajustar sus programas. Con los kits de desarrollo de software (SDKs) y las interfaces de programación de aplicaciones (APIs), las flotillas pueden vincular las operaciones a recursos humanos, finanzas, seguros y otras partes interesadas clave. Además, con estos registros es posible automatizar procesos, reducir el costo de hacer negocios y maximizar el valor de sus datos.

Integraciones principales de la gestión de flotillas

Las mejores soluciones telemáticas posibilitan la integración y un mercado para ayudar a las flotillas a extraer el máximo valor de los datos de sus vehículos, lo que incluye:

  • Navegación en tiempo real
  • Optimización de rutas
  • HOS (Horas de Servicio)
  • Informe de Inspección de Vehículos del Conductor (DVIR)
  • Diagnóstico y mantenimiento del vehículo
  • Declaración de impuestos para IFTA (International Fuel Tax Agreement)
  • Prevención avanzada de colisiones
  • Informes de seguridad y cumplimiento
  • Retroalimentación verbal en el vehículo
  • Sistema de identificación del conductor
  • Comparativas
  • Rastreo de activos, equipamientos y remolques
  • Tecnología de detección de salida de carril, vídeo y cámara
  • Gestión de vehículos eléctricos

¿Cuál es el futuro de la gestión de flotillas?

La gestión de flotillas evoluciona al mismo ritmo que el crecimiento del mundo tecnológico. No solo está adoptando la sostenibilidad como una métrica de rastreo principal, sino que también se está ajustando más a las necesidades del cliente para facilitar el uso y el avance tecnológico. A medida que avanzamos, comenzaremos a ver mayores avances en:

  • Tecnología de blockchain: con blockchain, los datos se descentralizan y se distribuyen, proporcionando anonimato para fortalecer la seguridad al mismo tiempo que permiten a las empresas acceder fácilmente a la información que necesitan.
  • Movilidad como servicio: esta orientación hacia la movilidad centrada en el consumidor también puede aplicarse al sector del transporte. Se refiere a una plataforma de demanda en tiempo real que puede integrar cualquier combinación de modos de transporte, ofreciendo una solución completa al consumidor, desde la planificación hasta el pago de los viajes.
  • Acceso sin llave al vehículo: las llaves digitales, tal como Geotab Keyless, facilitan el acceso de clientes y empleados a vehículos compartidos con solo pulsar un botón o mediante el uso de una aplicación. Esto brinda a las flotillas la oportunidad de explorar todo el potencial de sus vehículos.
  • Soluciones en vehículos sostenibles: el mundo muestra un creciente interés en soluciones sostenibles, por lo que nuevas marcas y modelos de vehículos eléctricos se están introduciendo con propósitos cada vez más diversificados. Desde camiones eléctricos para largas distancias hasta modelos adicionales para consumidores, pronto será más fácil que nunca acceder a los vehículos eléctricos adecuados para las necesidades de tu flotilla.
  • Vehículos autónomos: aunque los coches autónomos aún puedan parecer un concepto lejano, existen oportunidades en el transporte por carretera para beneficiarse de estos activos debido a la previsibilidad de los patrones de tráfico en autopistas.

Con la telemática, los gerentes de flotilla tienen acceso a informes de diagnóstico de vehículos, monitoreo de activos e insights sobre el comportamiento de los conductores. Disponiendo de estos datos, es posible obtener nuevas perspectivas sobre sus empresas para planificar e innovar de cara al futuro.

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