Rompiendo silos: Decisiones a partir de los datos de la flota

Siempre que menciono a una persona ajena a la industria del transporte que trabajo en telemática, la conversación se centra en el GPS y rastreo de vehículos. La idea de puntos en un mapa es algo familiar para todos.

A medida que avanza la conversación, hablamos sobre cómo la telemática es una herramienta valiosa para ayudar a gestionar una flota comercial de manera eficiente, cumpliendo con las normas de la industria, y apoyando el comportamiento del conductor, la seguridad, el mantenimiento del vehículo, el cumplimiento con las normas del gobierno, y la optimización de la ruta.

Estas palabras son familiares para los administradores de flotas de todo el mundo, y hacen sentido para los equipos de transporte cuando discuten las operaciones de sus vehículos.  Durante casi dos décadas, la telemática ha crecido y evolucionado para añadir nuevas tecnologías en torno a estas funciones básicas.  La incorporación  de cámaras, sensores, y rastreadores, han mejorado esta funcionalidad al punto de haberse convertido en elementos indispensables para gestionar una flota al más alto nivel.

¿Cuáles son las próximas innovaciones en telemática?

La pregunta ahora es: ¿qué sigue?, ¿qué impulsará realmente la innovación en una empresa a través  de la flota?, ¿una mejor cámara de video, un sensor más fuerte, hardware integrado? Aún cuando éstos pueden mejorar la funcionalidad de la flota como tal, realmente no alterarán la forma en que vemos y entendemos las cosas.

La telemática ha llegado a un punto de inflexión.  Para que la flota contribuya ahora algo más en términos de valor a la organización en general, debemos comenzar a realmente entender los datos de la flota, y lo que es más importante, a cómo compartir esta información más allá de los administradores de flotas, al resto de la organización.

El reto y oportunidad del Big Data

Es una tarea titánica e intimidante. En muchos casos, he visto cómo el intento de entender el uso del big data, genera más confusión y frustración que cualquier otro componente de la flota. Muchas veces he estado en contacto con líderes de empresa que buscan encontrar más  valor de los datos de su flota, y de las ricas fuentes de datos disponibles. A menudo resulta abrumador debido a la gran cantidad de información existente. A fin de cuentas, todo se deduce a ser específico en lo que se está tratando de entender o lograr.

Considere una amplia flota de más de 5,000 técnicos de servicio o repartidores. Tal vez a una organización le gustaría entender la calidad de toda la planilla de conductores. 

Podrían empezar a medir: 

• El cumplimiento de las políticas de seguridad
• Los registros de accidentes
• La precisión en las rutas planeadas
• El tiempo de entrega por parada
• entre otras métricas

A partir de estos datos, una empresa podría medir con precisión quiénes son sus mejores conductores, quiénes son adecuados, y quiénes son deficientes y representan un riesgo para el negocio en general desde un punto de vista legal. 

Desafortunadamente, el siguiente paso en este proceso es donde las cosas pueden romperse, pero también ofrece la mayor oportunidad para mejorar la función general de toda la organización, si puede resolverse el problema de los datos.

¿Quién necesita y puede consumir estos datos?   

Si una empresa tiene un registro preciso y basado en datos, sobre el rendimiento de toda su flota de conductores, ¿quién necesita esta información en la empresa?, ¿y cómo necesitan consumirla?   Este es el verdadero desafío en una organización, porque muchas empresas operan en silos centrados en sus propios objetivos e indicadores clave de desempeño (KPIs por sus siglas en inglés).  

En nuestro ejemplo, el big data ha proporcionado información muy valiosa y que tiene consigo el administrador de flotas. Su función es mantener los vehículos andando y funcionando bien.  El desempeño de los empleados no es su mandato. Entonces, ¿quién necesita realmente esta información y cómo requieren obtenerla? Recursos Humanos. Ver estos datos derivados de la telemática en el sistema de gestión de recursos humanos de la empresa de uso diario (HCM, por sus siglas en inglés), les ayudará enormemente para tomar decisiones importantes y completar tareas de RR.HH.

Software empresarial

Al aprovechar el uso de los datos de su flota, la empresa puede ahora crear un registro preciso de quiénes son los mejores conductores, y asegurarse de que sean recompensados y remunerados por este comportamiento, y así retener su talento. También puede crear un registro legal preciso de los conductores que están poniendo a la empresa en riesgo por su comportamiento; ello podría reducir cualquier tipo de responsabilidad legal cuando necesiten despedir a un conductor por causa justificada. 

Los líderes fuera de la organización de la flota -tales como altos ejecutivos y vicepresidentes-, no necesariamente van a aprender el software telemático, además de los productos y software que ya usan. Por lo tanto, ¿no deberían los líderes ser capaces de documentar y trabajar con esta información en el sistema HCM de 20 millones de dólares, que adquirieron de una de las principales empresas de Software como Servicio (SaaS por sus siglas en inglés), y que usan a diario? Si bien esto parece ser de sentido común, hasta la fecha, este tipo de integración de datos no ocurre dentro de la mayoría de las empresas. Los datos de la flota permanecen en un silo, en su mayoría sin ser utilizados por equipos que podrían generar valor real a partir de ellos.

Considere qué más podría hacerse llevando los datos de la flota a la pila del software empresarial de la empresa:  

• Costos de flota y desempeño financiero en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), para que el equipo de finanzas compare el desempeño respecto a estándares globales, y monitoree el progreso de programas de ahorro de costos
• ¿Qué impacto tendría la incorporación de vehículos eléctricos en las emisiones de carbono a la métrica de contexto CSO?
• Datos de ubicación del modelo virtual de la flota (Digital Twin), fluyendo al software de cadena de suministro
• Alertas sobre los componentes requeridos a punto de fallar en el software de adquisición, de forma que puedan ser ordenados proactivamente
• Detección de fraude en el software de gestión de gastos, en caso de que los empleados estén abusando de las tarjetas de combustible para uso personal
• Visitas a clientes por parte del equipo de ventas, vinculadas al sistema de gestión de clientes (CRM, por sus siglas en inglés), basado en las paradas del vehículo en las direcciones almacenadas en el software, entre otros

Las empresas literalmente gastan cientos de millones de dólares en sus plataformas de sistemas de software internas; son el alma de la empresa.  SAP, Oracle, Salesforce, Workday, Google, Microsoft, y Coupa, son las plataformas más grandes del mundo para gestión de negocios globales. La flota es uno de los lugares más atractivos en la cadena de suministro para mejorar e impulsar la innovación.  

De forma que las empresas den el siguiente paso en la mejora de sus procesos, la flota debe eventualmente compartir información de sin problemas, para que los responsables de la toma de decisiones en toda la organización tengan acceso a los datos que genera, y puedan continuar innovando, y haciendo buen uso de ella en la toma de decisiones.

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